Privacybeleid voor de webapplicaties van
: sproof sign en sproof ident

3.3.1. Accountgebruik

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer u als klant een account aanmaakt en gebruikt op
of wanneer u sproof sign gebruikt voor het verzenden of ondertekenen op
:

• Naam gegevens;
• Geboortedatum (alleen ter identificatie voor een gekwalificeerde elektronische handtekening);
• E-mailgegevens;
• Mobiel telefoonnummer (alleen bij gebruik van een SMS-TAN);
• Adresgegevens;
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
• Bedrijfsgegevens;
• extra geüploade gegevens (documenten, afbeeldingen);
• Handtekeningen;
• Tijdstempel;
• IP-adres;
• Loggegevens;

De gegevens worden doorgegeven aan onze IT-dienstverlener (verwerker), die in de EU is gevestigd. Indien een klant andere personen uitnodigt om te ondertekenen, is het hiervoor noodzakelijk om de naam en het e-mailadres van de uitgenodigde persoon in te voeren.
Aanmelden bij sproof sign kan ook via bestaande accounts bij Google, Facebook, LinkedIn, Windows Live, Advokat of, in bepaalde gevallen, via Single-Sign-On na integratie via sproof. Daarbij worden de volgende categorieën gegevens verwerkt:

• Naam gegevens;
• E-mailgegevens;
• Profielfoto’s (van de relevante account).

De persoonsgegevens worden over het algemeen door ons verwerkt voor de duur van de zakelijke relatie en in overeenstemming met de wettelijke vereisten (bewaarplicht). De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens is toestemming op grond van artikel 6, lid 1, onder a) GDPR, het voldoen aan precontractuele en contractuele verplichtingen op grond van artikel 6, lid 1, onder b) GDPR en het voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van artikel 6, lid 1, onder c) GDPR (om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten).
Het verstrekken en verwerken van uw gegevens is noodzakelijk om u de dienst van onze sproof sign te kunnen aanbieden.

3.3.2. Gegevensverwerking Trustdienstverlener

De volgende persoonlijke gegevens worden door ons verwerkt als klanten willen ondertekenen met een gekwalificeerde handtekening met behulp van providers van vertrouwensdiensten (bijv. A-Trust, D-Trust, swisscom) of andere providers die nodig zijn om de diensten van de providers van vertrouwensdiensten te leveren:

• Naam gegevens;
• Geboortedata;
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);

De persoonsgegevens worden over het algemeen door ons verwerkt voor de duur van de zakelijke relatie en in overeenstemming met de wettelijke vereisten (bewaarplicht). De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens is toestemming op grond van artikel 6, lid 1, onder a) GDPR, het voldoen aan precontractuele en contractuele verplichtingen op grond van artikel 6, lid 1, onder b) GDPR en het voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van artikel 6, lid 1, onder c) GDPR (om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten).
Het verstrekken en verwerken van uw gegevens is noodzakelijk om u de dienst van onze sproof sign te kunnen aanbieden.

3.3.3 Stripe gegevensverwerking

Wij werken samen met Stripe (Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ierland) als betalingsdienstaanbieder. Op onze sproof sign worden betalingen daarom via Stripe afgehandeld. In dit verband verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam van de kaarthouder;
• E-mailadres;
• Klantnummer;
• Bestelnummer;
• Bankgegevens;
• Creditcardgegevens;
• Geldigheidsperiode van de creditcard;
• Verificatienummer van de creditcard (CVC);
• Datum en tijd van de transactie;
• Transactiebedrag;
• Naam van de aanbieder;
• Locatie.

Het verstrekken en verwerken van uw gegevens is noodzakelijk om u de dienst van onze sproof sign, met name betalingstransacties, ter beschikking te stellen.
Stripe vervult bij gegevensverwerkingsactiviteiten een dubbele rol als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker. Als verwerkingsverantwoordelijke gebruikt Stripe de door u verstrekte gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit komt overeen met het gerechtvaardigde belang van Stripe (overeenkomstig art. 6, lid 1, onder f AVG) en dient ter uitvoering van de overeenkomst (overeenkomstig art. 6, lid 1, onder b AVG). Wij hebben geen invloed op dit proces.
Als verwerker treedt Stripe op om transacties binnen de betalingsnetwerken te kunnen afhandelen. In het kader van de verwerkersovereenkomst handelt Stripe uitsluitend volgens onze instructies en is het contractueel verplicht, in de zin van art. 28 AVG, om de voorschriften inzake gegevensbescherming na te leven.
Stripe heeft nalevingsmaatregelen voor internationale gegevensoverdrachten geïmplementeerd. Deze gelden voor alle wereldwijde activiteiten waarbij Stripe persoonsgegevens van natuurlijke personen in de EU verwerkt. Deze maatregelen zijn gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de EU (SCC’s).
Meer informatie over mogelijkheden tot bezwaar en verwijdering ten aanzien van Stripe vindt u op: Stripe Privacy Center

3.3.4 Gegevensverwerking social media plugins

We hebben geen social media-plugins in onze webapp geïntegreerd. De social media-knoppen naar de sociale netwerken (bijv. Instagram, Facebook, LinkedIn) zijn op onze sproof sign alleen via een link (verwijzingslink naar de sociale netwerken) opgenomen. Als u op deze link (knop) klikt, wordt u direct doorgestuurd naar de betreffende website. Houd rekening met de

3.4. Gegevensverwerking in verband met het gebruik van sproof ident

Wanneer u sproof ident gebruikt voor een vereenvoudigde registratie, identificatie of het aanmaken van een gebruikersaccount, verwerken wij en het bedrijf waarbij u het registratieproces doorloopt, zich identificeert of een gebruikersaccount aanmaakt (hierna „contractpartner“ genoemd), uw persoonsgegevens verwerken als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26 AVG.
Voor de afhandeling en naleving van de rechten van betrokkenen overeenkomstig de artikelen 15 tot en met 20 AVG fungeert de contractpartner als centraal aanspreekpunt. De contactgegevens van de contractpartner vindt u bijvoorbeeld in diens privacyverklaring overeenkomstig de artikelen 13 en 14 van de AVG.
Als u besluit om sproof ident te gebruiken, wordt u automatisch doorgestuurd naar onze servers en verschijnt op uw scherm de uitnodiging om deel te nemen aan sproof ident. Daarbij verzendt uw eindapparaat de betreffende technische verbindingsgegevens (zoals bijvoorbeeld uw IP-adres, het type en de versie van uw webbrowser) naar ons. De gegevens worden vastgelegd in logbestanden en met name verwerkt voor de werking van sproof ident (meer informatie vindt u onder punt 3.1. „Gebruik van de webapplicaties“).

Voor de identificatie kunt u uw E-ID, EUDI of een identificatieprocedure van een derde partij gebruiken.

Identificatie met E-ID of EUDI: Toegang tot uw digitale identiteit (E-ID overeenkomstig EU-verordening 2024/1183; in Oostenrijk de ID Austria, in Duitsland de identiteitskaart met onlinefunctie, enz.) en tot uw EUDI vindt uitsluitend plaats met uw toestemming. Wanneer u zich met succes authenticeert door uw correcte inloggegevens in te voeren, verzamelen wij de gegevens die in uw E-ID zijn opgeslagen (bijv. voor- en achternaam, adres inclusief straat, huisnummer, adresaanvulling, postcode en land, evenals andere gegevens; deze worden afzonderlijk vermeld bij de respectievelijk verzamelde gegevens) en geven deze door aan onze contractpartner voor het uitvoeren van de registratie en het aanmaken van het gebruikersaccount, respectievelijk voor identificatie of registratie.

Identificatie door een derde partij: Wij leiden u door naar een derde partij voor identificatie. De betreffende onderaannemers worden hieronder vermeld. U wordt gewezen op de specifieke derde partij en de verzamelde gegevens. Wij voeren het identificatieproces met de derde partij uitsluitend uit met uw toestemming. Wij verzamelen uw gegevens in het kader van het identificatieproces (bijv. voor- en achternaam, adres inclusief straat, huisnummer, adresaanvulling, postcode en land, evenals andere gegevens; u wordt gewezen op de respectievelijk verzamelde gegevens in het privacybeleid van de aanbieder) en geven deze door aan onze contractpartner voor het uitvoeren van de registratie en het aanmaken van het gebruikersaccount, respectievelijk voor identificatie of registratie.

De gegevensverwerking in dit verband is gebaseerd op de rechtsgrondslag overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG. Uw toestemming is vrijwillig en kan te allen tijde met werking voor de toekomst worden ingetrokken, bijvoorbeeld via privacy@sproof.com. Een intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking tot het moment van intrekking.

Vervolgens verwerkt onze contractpartner de door ons aan hem doorgegeven gegevens om het registratieproces te voltooien of af te ronden. Elke verdere verwerking door de contractpartner, bijvoorbeeld ten behoeve van de klantenadministratie, valt onder de verantwoordelijkheid van de contractpartner in overeenstemming met art. 4 (7) GDPR.

Houd er rekening mee dat sproof verzamelde gegevens via je E-ID niet voor langere tijd opslaat. Deze gegevens worden slechts 30 dagen bewaard om fraude en misbruik te voorkomen en ter bescherming tegen cyberaanvallen en worden daarna automatisch verwijderd. Gegevens voor authenticatie en toestemming worden ook na 30 dagen geanonimiseerd of verwijderd. Vanaf dat moment kunnen we geen gegevens meer aan u persoonlijk toewijzen.

Voor de technische uitvoering van sproof ident geven wij uw gegevens door aan de in punt 4 genoemde onderaannemers. Hiervoor hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten overeenkomstig artikel 28 van de AVG.

4. subverwerkers

	Naam en contactgegevens	Functie en onderwerp
1	OVH GmbH Christophstraße 19, 50670 Keulen, Duitsland E-mail: kundendienst@ovh.de	Datacenter, dat wil zeggen het ter beschikking stellen van de infrastructuur. De gegevens worden daar verwerkt en opgeslagen.
2	Scaleway S.A.S 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Parijs, Frankrijk De DPO van Scaleway: dpo@iliad.fr. Het privacyteam van Scaleway: privacy@scaleway.com Melding van een datalek: security@scaleway.com	Datacenter, dat wil zeggen het ter beschikking stellen van de infrastructuur. De gegevens worden daar verwerkt en opgeslagen.
3	Brevo GmbH Köpenicker Straße 126, 10179 Berlijn, Duitsland E-mail: support@brevo.com	Mailserver, d.w.z. het versturen van e-mails met uitnodigingen om een document digitaal te ondertekenen, andere transactionele e-mails zoals herinneringen, het instellen van een wachtwoord, enz., of informatie over onze diensten en services.
Opmerking: De volgende onderaannemers zijn alleen van toepassing als gebruik wordt gemaakt van de betreffende vertrouwensdienstverleners.
4	Swisscom (Zwitserland) Ltd Alte Tiefenaustrasse 6, 3050 Bern, Zwitserland E-mail: datenschutz@swisscom.com Post: Swisscom (Switzerland) Ltd, dr. Nicolas Passadelis, LL.M., functionaris voor gegevensbescherming bij Swisscom Ltd en Swisscom (Switzerland) Ltd, Postbus, 3050 Bern	Het aanmaken en plaatsen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
5	A-Trust GmbH Landstraßer Hauptstraße 1b, E02 1030 Wenen E-mail: datenschutz@a-trust.at	Het aanmaken en plaatsen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
6	PrimeSign GmbH Wielandgasse 2 8010 Graz, Oostenrijk E-mail: office@cryptas.com	Het aanmaken en plaatsen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
7	EID Easy OÜ A. Lauteri nr. 3 Tallinn, 10114 Estland	Het aanmaken en plaatsen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
8	In.Te.S.A. S.p.A. Strada Pianezza 289 10151 Turijn Italië E-mail: privacy@intesa.it	Het aanmaken en plaatsen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
Opmerking: De volgende onderaannemers zijn alleen van toepassing als de betreffende identificatieprocedures worden gebruikt.
9	Shufti Pro (Cyprus) Limited Nafpaktou-straat 5, Latsia, 2221 Nicosia, Cyprus E-mail: dpo@shuftipro.com Postadres: Nafpaktou-straat 5, Latsia, 2221 Nicosia, Cyprus	Het uitvoeren van identiteitscontroles van personen en hun identiteitsdocumenten/KYC-processen (inclusief persoonlijk identificeerbare informatie en achtergrondcontroles).
10	Governikus GmbH & Co. KG, Hochschulring 4, 28359 Bremen	Het uitvoeren van identiteitscontroles van personen en hun identiteitsdocumenten/KYC-processen.

5. geautomatiseerde besluitvorming / profilering

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats, waaronder profilering.

6. uw rechten als betrokkene

We willen u ook wijzen op de volgende rechten die u als betrokkene toekomen:

• Recht op toegang door de verwerkingsverantwoordelijke tot uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met Artikel 15 GDPR
• Recht op rectificatie volgens Artikel 16 GDPR
• Recht op wissen in overeenstemming met Artikel 17 GDPR
• Recht op beperking van de verwerking volgens Artikel 18 GDPR
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid volgens Artikel 20 GDPR
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking in overeenstemming met Artikel 21 GDPR
• Recht om toestemming in te trekken volgens Artikel 7 (3) GDPR

Bovendien hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (in Oostenrijk de autoriteit voor gegevensbescherming gevestigd in Wenen). In dit verband verwijzen wij u naar de website van de Oostenrijkse autoriteit voor gegevensbescherming, die toegankelijk is via de link www.dsb.gv.at. U kunt echter ook rechtstreeks contact met ons opnemen via het e-mailadres privacy@sproof.com.

7. staan

Het kan nodig zijn om dit privacybeleid bij te werken als gevolg van technische ontwikkelingen en nieuwe wettelijke vereisten. Wij zullen u hiervan vooraf op de hoogte stellen.

Deze gegevensbeschermingsbepalingen zijn beschikbaar in verschillende talen. In het geval van onduidelijkheden of interpretatiekwesties is alleen de Duitse versie van dit privacybeleid doorslaggevend.