in sproof sign - ja sproof ident -verkkosovellusten tietosuojakäytännöt

3.3.1. Tilin käyttö

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja, kun luot ja käytät asiakastiliä osoitteessa
tai käytät sproof sign -palvelua viestien lähettämiseen tai allekirjoittamiseen osoitteessa
:

• Nimitiedot;
• Syntymäaika (ainoastaan hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten tunnistamista varten);
• Sähköpostitiedot;
• Matkapuhelinnumero (vain tekstiviesti-TAN:ia käytettäessä);
• Osoitetiedot;
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero);
• Yrityksen tiedot;
• lisäksi ladatut tiedot (asiakirjat, kuvat);
• Allekirjoitukset/allekirjoitukset;
• Aikaleima;
• IP-osoite;
• Lokitiedot;

Tiedot välitetään IT-palveluntarjoajallemme (tietojen käsittelijälle), jonka toimipaikka sijaitsee EU:ssa. Jos asiakas kutsuu muita henkilöitä allekirjoittamaan, on syötettävä kutsutun henkilön nimi ja sähköpostiosoite.
Sproof sign -palveluun voi kirjautua vaihtoehtoisesti olemassa olevilla Google-, Facebook-, LinkedIn-, Windows Live- tai Advokat-tileillä tai tietyissä tapauksissa kertakirjautumisen avulla sproof-integraation kautta. Tällöin käsitellään seuraavia tietoryhmiä:

• Nimitiedot;
• Sähköpostitiedot;
• Profiilikuvat (kyseiseltä tililtä).

Käsittelemme henkilötietoja yleensä liikesuhteen keston ajan ja lakisääteisten vaatimusten mukaisesti (säilytysvelvoitteet). Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukainen suostumus, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisten sopimusta edeltävien ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen ja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisten oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen (lakisääteisten säilytysvelvoitteiden noudattamiseksi).
Tietojesi toimittaminen ja käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tarjota sinulle sproof sign -palvelumme.

3.3.2. Tietojenkäsittely Luottamuspalvelujen tarjoaja

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja, jos asiakkaat haluavat allekirjoittaa hyväksytyllä allekirjoituksella käyttäen luottamuspalveluntarjoajia (esim. A-Trust, D-Trust, swisscom) tai muita palveluntarjoajia, jotka ovat välttämättömiä luottamuspalveluntarjoajien palvelujen tarjoamiseksi:

• Nimitiedot;
• Syntymäaika;
• Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero);

Käsittelemme henkilötietoja yleensä liikesuhteen keston ajan ja lakisääteisten vaatimusten mukaisesti (säilytysvelvoitteet). Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukainen suostumus, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisten sopimusta edeltävien ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen ja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisten oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen (lakisääteisten säilytysvelvoitteiden noudattamiseksi).
Tietojesi toimittaminen ja käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tarjota sinulle sproof sign -palvelumme.

3.3.3 Stripe-tietojen käsittely

Käytämme maksupalveluntarjoajana Stripeä (Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlanti). Siksi maksutapahtumat hoidetaan sproof sign -palvelussamme Stripen kautta. Käsittelemme tässä yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• Kortinhaltijan nimi;
• Sähköpostiosoite;
• Asiakasnumero;
• Tilausnumero;
• Pankkitiedot;
• Luottokortin tiedot;
• Luottokortin voimassaoloaika;
• Luottokortin tarkistusnumero (CVC);
• Tapahtuman päivämäärä ja kellonaika;
• Tapahtuman määrä;
• Palveluntarjoajan nimi;
• Sijainti.

Tietojesi toimittaminen ja käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tarjota sinulle sproof sign -palvelua, erityisesti maksutapahtumia.
Stripe toimii tietojenkäsittelyssä sekä rekisterinpitäjänä että henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjänä Stripe käyttää lähettämiäsi tietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Tämä vastaa Stripen oikeutettua etua (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti) ja palvelee sopimuksen täytäntöönpanoa (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti). Meillä ei ole vaikutusvaltaa tähän prosessiin.
Tietojen käsittelijänä Stripe toimii voidakseen suorittaa maksutapahtumia maksujärjestelmissä. Tietojenkäsittelysuhteen puitteissa Stripe toimii yksinomaan ohjeidemme mukaisesti, ja se on sitoutunut sopimuksellisesti noudattamaan tietosuojasäännöksiä GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.
Stripe on ottanut käyttöön kansainvälisiä tietojen siirtoja koskevia vaatimustenmukaisuusmenettelyjä. Nämä koskevat kaikkia maailmanlaajuisia toimintoja, joissa Stripe käsittelee EU:ssa asuvien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja. Nämä toimenpiteet perustuvat EU:n vakiolausekkeisiin (SCC).
Lisätietoja vastustamis- ja oikaisumahdollisuuksista Stripeä kohtaan löytyy osoitteesta: Stripe Privacy Center

3.3.4 Sosiaalisen median liitännäiset tietojenkäsittelyn osalta

Emme ole integroineet verkkosovelluksellemme sosiaalisen median laajennuksia. Sosiaalisen median painikkeet (esim. Instagram, Facebook, LinkedIn) on sisällytetty sproof sign -sovelluksellemme vain linkkien avulla (viittauslinkit sosiaalisiin verkostoihin). Jos napsautat tätä linkkiä (painiketta), sinut ohjataan suoraan kyseiselle verkkosivustolle. Huomioi seuraavat seikat:

3.4. Tietojenkäsittely sproof identin käytön yhteydessä

Jos käytät sproof ident -palvelua rekisteröitymisen, tunnistautumisen tai käyttäjätilin luomisen helpottamiseksi, me ja yritys, jonka kautta suoritat rekisteröitymisprosessin, tunnistautumisen tai käyttäjätilin luomisen (jäljempänä ”sopimusosapuoli”), henkilötietojasi yhteisinä rekisterinpitäjinä GDPR:n 26 artiklan mukaisesti.
Sopimusosapuoli toimii yhtenäisenä yhteyspisteenä rekisteröityjen oikeuksien käsittelyssä ja täytäntöönpanossa GDPR:n 15–20 artiklan mukaisesti. Sopimusosapuolen yhteystiedot löytyvät esimerkiksi sen tietosuojailmoituksesta GDPR:n 13 ja 14 artiklan mukaisesti.
Jos päätät käyttää sproof ident -palvelua, sinut ohjataan automaattisesti palvelimillemme ja näytölle ilmestyy kutsu osallistua sproof ident -palveluun. Tällöin laitteesi välittää meille asiaan liittyvät tekniset yhteystiedot (kuten IP-osoitteesi sekä selaimesi tyypin ja version). Tiedot tallennetaan lokitiedostoihin ja käsitellään erityisesti sproof identin toiminnan varmistamiseksi (tarkemmat tiedot löytyvät kohdasta 3.1. ”Verkkosovellusten käyttö”).

Tunnistautumiseen voit käyttää E-ID-tunnusta, EUDI-tunnusta tai kolmannen osapuolen tarjoamaa tunnistautumismenetelmää.

Tunnistautuminen E-ID:llä tai EUDI:llä: Pääsy digitaaliseen henkilöllisyyteesi (E-ID EU-asetuksen 2024/1183 mukaisesti; Itävallassa ID Austria, Saksassa henkilökortti, jossa on verkkotoiminto, jne.) ja EUDI:si tapahtuu yksinomaan suostumuksellasi. Kun olet tunnistautunut onnistuneesti syöttämällä oikeat tunnistetietosi, keräämme E-ID:ssäsi tallennetut tiedot (esim. etu- ja sukunimi, osoite, mukaan lukien katu, talonumero, osoitteen lisätiedot, postinumero ja maa sekä muut tiedot; kerätyistä tiedoista ilmoitetaan erikseen) ja välitämme ne sopimuskumppanillemme rekisteröinnin ja käyttäjätilin luomisen toteuttamiseksi tai tunnistamista tai rekisteröintiä varten.

Tunnistaminen kolmannen osapuolen kautta: Ohjaamme sinut kolmannen osapuolen palveluun tunnistamista varten. Asiaan liittyvät alihankkijat on lueteltu alla. Sinulle ilmoitetaan kyseinen kolmas osapuoli ja kerättävät tiedot. Suoritamme tunnistamisprosessin kolmannen osapuolen palveluntarjoajan kanssa yksinomaan suostumuksellasi. Keräämme tunnistamisprosessin yhteydessä tietojasi (esim. etu- ja sukunimi, osoite, mukaan lukien katu, talonumero, osoitteen lisätiedot, postinumero ja maa sekä muita tietoja; palveluntarjoajan tietosuojasäännöissä ilmoitetaan kussakin tapauksessa kerätyt tiedot) ja välitämme ne sopimuskumppanillemme rekisteröinnin ja käyttäjätilin luomisen toteuttamiseksi tai tunnistamista tai rekisteröitymistä varten.

Tähän liittyvä tietojen käsittely perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohtaan. Suostumuksesi on vapaaehtoinen, ja sen voi peruuttaa milloin tahansa tulevaisuutta koskevalla vaikutuksella, esimerkiksi osoitteessa privacy@sproof.com. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta tietojen käsittelyn laillisuuteen peruuttamishetkeen saakka.

Tämän jälkeen sopimuskumppanimme käsittelee sille lähettämiämme tietoja rekisteröintiprosessin loppuun saattamiseksi tai viimeistelemiseksi. Sopimuskumppanin suorittama myöhempi käsittely, esimerkiksi asiakashallintaa varten, on sopimuskumppanin vastuulla yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdan mukaisesti.

Huomaa, että sproof ei säilytä mitään E-tunnuksellasi kerättyjä tietoja pidempään. Tietoja säilytetään vain 30 päivän ajan petosten ja väärinkäytösten estämiseksi ja verkkohyökkäyksiltä suojautumiseksi, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Myös todentamiseen ja suostumukseen liittyvät tiedot anonymisoidaan tai poistetaan 30 päivän kuluttua. Tämän jälkeen emme voi enää yhdistää mitään tietoja henkilökohtaisesti sinuun.

sproof ident -palvelun teknisen toteutuksen yhteydessä luovutamme tietojasi kohdassa 4 mainituille alihankkijoille. Olemme solmineet tätä varten tietojenkäsittelysopimukset GDPR:n 28 artiklan mukaisesti.

4. alihankkijat

	Nimi ja yhteystiedot	Toiminta ja kohde
1	OVH GmbH Christophstraße 19, 50670 Köln, Saksa Sähköposti: kundendienst@ovh.de	Tietokeskus, eli infrastruktuurin tarjoaminen. Tiedot käsitellään ja tallennetaan siellä.
2	Scaleway S.A.S. 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Pariisi, Ranska Scalewayn tietosuojavastaava: dpo@iliad.fr. Scalewayn tietosuojatiimi: privacy@scaleway.com Ilmoitus tietoturvaloukkauksesta: security@scaleway.com	Tietokeskus, eli infrastruktuurin tarjoaminen. Tiedot käsitellään ja tallennetaan siellä.
3	Brevo GmbH Köpenicker Straße 126, 10179 Berliini, Saksa Sähköposti: support@brevo.com	Sähköpostipalvelin, eli sähköpostiviestien lähettäminen, jotka sisältävät kutsut asiakirjan digitaaliseen allekirjoittamiseen, muut tapahtumaviestit, kuten muistutukset, salasanan asettaminen jne., sekä tiedot palveluistamme.
Huomautus: Seuraavat alihankkijat ovat merkityksellisiä vain, jos kyseisiä luottamuspalvelujen tarjoajia käytetään.
4	Swisscom (Sveitsi) Ltd Alte Tiefenaustrasse 6, 3050 Bern, Sveitsi Sähköposti: datenschutz@swisscom.com Postiosoite: Swisscom (Switzerland) Ltd, tohtori Nicolas Passadelis, LL.M., tietosuojavastaava, Swisscom Ltd ja Swisscom (Switzerland) Ltd, P.O. Box, 3050 Bern	Pätevien sähköisten allekirjoitusten luominen ja laatiminen.
5	A-Trust GmbH Landstraßer Hauptstraße 1b, E02 1030 Wien Sähköposti: datenschutz@a-trust.at	Pätevien sähköisten allekirjoitusten luominen ja laatiminen.
6	PrimeSign GmbH Wielandgasse 2 8010 Graz, Itävalta Sähköposti: office@cryptas.com	Pätevien sähköisten allekirjoitusten luominen ja laatiminen.
7	EID Easy OÜ A. Lauteri, nro 3 Tallinna, 10114 Viro	Pätevien sähköisten allekirjoitusten luominen ja laatiminen.
8	In.Te.S.A. S.p.A. Strada Pianezza 289 10151 Torino Italia Sähköposti: privacy@intesa.it	Pätevien sähköisten allekirjoitusten luominen ja laatiminen.
Huomautus: Seuraavat alihankkijat ovat merkityksellisiä vain, jos kyseisiä tunnistamismenetelmiä käytetään.
9	Shufti Pro (Kypros) Limited Nafpaktou-katu 5, Latsia, 2221 Nikosia, Kypros Sähköposti: dpo@shuftipro.com Postiosoite: 5, Nafpaktou-katu, Latsia, 2221 Nikosia, Kypros	Henkilöiden ja heidän henkilöllisyystodistustensa tunnistaminen / KYC-prosessit (mukaan lukien henkilöön yhdistettävissä olevat tiedot ja taustatarkastukset).
10	Governikus GmbH & Co. KG, Hochschulring 4, 28359 Bremen	Henkilöiden ja heidän henkilöllisyystodistustensa tunnistaminen / KYC-prosessit.

5. automatisoitu päätöksenteko / profilointi

Automaattista päätöksentekoa, mukaan lukien profilointi, ei tehdä.

6. oikeutesi rekisteröitynä

Haluamme myös kiinnittää huomiosi seuraaviin oikeuksiin, joihin sinulla on rekisteröitynä oikeus:

• Rekisterinpitäjän oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti
• Oikeus tietojen poistamiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisesti.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti.
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukaisesti
• Oikeus vastustaa käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti.
• Oikeus peruuttaa suostumus yleisen tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Itävallassa Wienissä sijaitsevalle tietosuojaviranomaiselle). Viittaamme tältä osin Itävallan tietosuojaviranomaisen verkkosivuille, joihin pääset linkin www.dsb. gv.at kautta . Voit kuitenkin myös ottaa meihin suoraan yhteyttä valituksia koskevissa asioissa sähköpostiosoitteeseen privacy@sproof.com.

7. seisomaan

Tätä tietosuojakäytäntöä voi olla tarpeen päivittää teknisen kehityksen ja uusien oikeudellisten vaatimusten vuoksi. Ilmoitamme sinulle tästä etukäteen.

Nämä tietosuojasäännökset ovat saatavilla eri kielillä. Epäselvyyksien tai tulkintakysymysten ilmetessä ainoastaan tämän tietosuojaselosteen saksankielinen versio on ratkaiseva.