Handtekeningen verkrijgen (met handtekeningenworkflow)

Eerst belangrijke informatie:

• De uitnodigende persoon betaalt altijd voor de handtekeningen
• Uw tegenpartij hoeft geen sproof sign account te hebben en kan gewoon uw uitnodiging openen (bijv. per e-mail) met een mobiel apparaat (smartphone, pc, tafel) en de instructies volgen.

Eerst belangrijke informatie:

• De uitnodigende persoon betaalt altijd voor de handtekeningen
• Uw tegenpartij hoeft geen sproof sign account te hebben en kan gewoon uw uitnodiging openen (bijv. per e-mail) met een mobiel apparaat (smartphone, pc, tafel) en de instructies volgen.

Stap voor stap instructies

In deze handleiding laten we u zien hoe u handtekeningen kunt obreinigen door slimme workflows te gebruiken. Een zogenaamde workflow helpt u om zelfs complexe handtekeningprocessen in kaart te brengen en herbruikbaar te maken. U kunt meer over workflows vinden in de zelfstudie Workflows maken & gebruiken .

Zodra u bent ingelogd, hebt u verschillende opties voor het uploaden van één of meer documenten in een documentenmap. U kunt ook beginnen met een sjabloon dat u ter ondertekening wilt verzenden.

Stap voor stap instructies

In deze handleiding laten we u zien hoe u handtekeningen kunt obreinigen door slimme workflows te gebruiken. Een zogenaamde workflow helpt u om zelfs complexe handtekeningprocessen in kaart te brengen en herbruikbaar te maken. U kunt meer over workflows vinden in de zelfstudie Workflows maken & gebruiken .

Zodra u bent ingelogd, hebt u verschillende opties voor het uploaden van één of meer documenten in een documentenmap. U kunt ook beginnen met een sjabloon dat u ter ondertekening wilt verzenden.

Het document of de documenten worden geopend in de editorweergave van sproof sign. Open het tabblad "Ontvangers" aan de rechterkant.

Het document of de documenten worden geopend in de editorweergave van sproof sign. Open het tabblad "Ontvangers" aan de rechterkant.

Klik in het zoekveld in de rechterzijbalk onder "Ontvangers toevoegen". Deze zelfstudie gaat over het gebruik van een workflow om handtekeningen te verkrijgen. U kunt meer te weten komen over workflows in de leermodule [Workflows maken & gebruiken](sproofacademyworkflowlink ). Ga als volgt te werk om een van uw workflows te selecteren:

1. klik in de overlay op het boekpictogram met de tekst 'Selecteer uit contacten & workflows'. Er wordt nu een scherm geopend met een lijst van al uw contacten, groepen en workflows.
2. Bovenaan kunt u filteren op contacten, groepen of workflows. Om uw workflow gemakkelijker te vinden, klikt u op "Workflows".
3. om een workflow te selecteren, klikt u op het groene plusje (+) in de betreffende lijstvermelding.
4. Vervolgens kunt u uw selectie bevestigen door op de groene knop "Selectie toepassen" te klikken.

Zodra u uw selectie hebt gemaakt, klikt u op "Volgende".

Klik in het zoekveld in de rechterzijbalk onder "Ontvangers toevoegen". Deze zelfstudie gaat over het gebruik van een workflow om handtekeningen te verkrijgen. U kunt meer te weten komen over workflows in de leermodule [Workflows maken & gebruiken](sproofacademyworkflowlink ). Ga als volgt te werk om een van uw workflows te selecteren:

1. klik in de overlay op het boekpictogram met de tekst 'Selecteer uit contacten & workflows'. Er wordt nu een scherm geopend met een lijst van al uw contacten, groepen en workflows.
2. Bovenaan kunt u filteren op contacten, groepen of workflows. Om uw workflow gemakkelijker te vinden, klikt u op "Workflows".
3. om een workflow te selecteren, klikt u op het groene plusje (+) in de betreffende lijstvermelding.
4. Vervolgens kunt u uw selectie bevestigen door op de groene knop "Selectie toepassen" te klikken.

Zodra u uw selectie hebt gemaakt, klikt u op "Volgende".

De instellingen van de geselecteerde workflow zijn nu toegepast. U kunt de instellingen echter op elk moment aanpassen. U kunt bijvoorbeeld meer mensen toevoegen of mensen die in de workflow zijn opgeslagen uit de lijst met ontvangers verwijderen. Over het algemeen hebt u de volgende opties:

1. Definieer een volgorde waarin de uitgenodigde personen uw interacties moeten uitvoeren (ondertekenen, bekijken, goedkeuren). U kunt ook definiëren of uw ontvangers met een specifieke handtekeningstandaard (AES/QES) moeten ondertekenen. Als u deze instelling niet maakt, hebben de uitgenodigde personen zelf de keuze. Met sproof sign ondertekenen u en uw tegenpartij 100% eIDAS-conform met de geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Dankzij de geïntegreerde interface voor alle eID-aanbieders zijn alle eID-aanbieders uit heel Europa beschikbaar voor u of de personen die zijn uitgenodigd om te ondertekenen. Bijvoorbeeld ID-Austria of de Duitse ID-kaart met online functie.
2. Hieronder ziet u de lijst met uw ontvangers. Als u het selectievakje "Volgorde instellen" hebt ingeschakeld, kunt u nu de individuele personen in de gewenste volgorde slepen.
3. Door op het pictogram met de 3 puntjes te klikken, kunt u instellingen maken voor de betreffende ronde. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat slechts één persoon uit deze ronde namens de andere personen moet tekenen/bekijken/goedkeuren.
4. Door op het pijlpictogram (>) naast een ontvanger te klikken, krijgt u toegang tot de instellingen voor de betreffende persoon. Deze worden in meer detail uitgelegd in een andere grafiek.

De instellingen van de geselecteerde workflow zijn nu toegepast. U kunt de instellingen echter op elk moment aanpassen. U kunt bijvoorbeeld meer mensen toevoegen of mensen die in de workflow zijn opgeslagen uit de lijst met ontvangers verwijderen. Over het algemeen hebt u de volgende opties:

1. Definieer een volgorde waarin de uitgenodigde personen uw interacties moeten uitvoeren (ondertekenen, bekijken, goedkeuren). U kunt ook definiëren of uw ontvangers met een specifieke handtekeningstandaard (AES/QES) moeten ondertekenen. Als u deze instelling niet maakt, hebben de uitgenodigde personen zelf de keuze. Met sproof sign ondertekenen u en uw tegenpartij 100% eIDAS-conform met de geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening. Dankzij de geïntegreerde interface voor alle eID-aanbieders zijn alle eID-aanbieders uit heel Europa beschikbaar voor u of de personen die zijn uitgenodigd om te ondertekenen. Bijvoorbeeld ID-Austria of de Duitse ID-kaart met online functie.
2. Hieronder ziet u de lijst met uw ontvangers. Als u het selectievakje "Volgorde instellen" hebt ingeschakeld, kunt u nu de individuele personen in de gewenste volgorde slepen.
3. Door op het pictogram met de 3 puntjes te klikken, kunt u instellingen maken voor de betreffende ronde. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat slechts één persoon uit deze ronde namens de andere personen moet tekenen/bekijken/goedkeuren.
4. Door op het pijlpictogram (>) naast een ontvanger te klikken, krijgt u toegang tot de instellingen voor de betreffende persoon. Deze worden in meer detail uitgelegd in een andere grafiek.

U hebt de volgende opties in de ontvangerinstellingen:

1. klik op het potloodpictogram om de persoonlijke gegevens van de persoon aan te passen (bijv. naam)
2. de rol van de persoon definiëren: u kunt kiezen tussen "Ondertekenaar", "Weergever" en "Goedkeurder". Een ondertekenaar moet het document ondertekenen. Een kijker mag het document alleen bekijken en een goedkeurder moet toestemming geven (goedkeuren). Belangrijk: Ondertekenaars en goedkeurders beïnvloeden de voortgang van de workflow. Dit betekent dat als een persoon in een aangewezen positie niet ondertekent of goedkeurt, het proces niet kan worden voltooid. Dit is niet het geval voor een kijkend persoon!
3. Geef het individuele handtekeningtype voor de betreffende persoon op: Het individuele handtekeningtype overschrijft de instellingen voor het algemene documenthandtekeningtype. Info: Als u wilt dat uw tegenhanger ondertekent met de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES), maar deze persoon heeft geen QES, dan kunt u de kosten voor identificatie dekken. U kunt hier meer over te weten komen in de handleiding Handtekeningen op aanvraag .
4. U kunt de ontvanger verwijderen door op de rode knop te klikken.

Klik op het X-pictogram rechtsboven om terug te keren naar de ontvangers.

U hebt de volgende opties in de ontvangerinstellingen:

1. klik op het potloodpictogram om de persoonlijke gegevens van de persoon aan te passen (bijv. naam)
2. de rol van de persoon definiëren: u kunt kiezen tussen "Ondertekenaar", "Weergever" en "Goedkeurder". Een ondertekenaar moet het document ondertekenen. Een kijker mag het document alleen bekijken en een goedkeurder moet toestemming geven (goedkeuren). Belangrijk: Ondertekenaars en goedkeurders beïnvloeden de voortgang van de workflow. Dit betekent dat als een persoon in een aangewezen positie niet ondertekent of goedkeurt, het proces niet kan worden voltooid. Dit is niet het geval voor een kijkend persoon!
3. Geef het individuele handtekeningtype voor de betreffende persoon op: Het individuele handtekeningtype overschrijft de instellingen voor het algemene documenthandtekeningtype. Info: Als u wilt dat uw tegenhanger ondertekent met de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES), maar deze persoon heeft geen QES, dan kunt u de kosten voor identificatie dekken. U kunt hier meer over te weten komen in de handleiding Handtekeningen op aanvraag .
4. U kunt de ontvanger verwijderen door op de rode knop te klikken.

Klik op het X-pictogram rechtsboven om terug te keren naar de ontvangers.

In de tweede stap kunt u plaatsaanduidingen voor handtekeningen en andere formuliervelden voor uw ontvangers plaatsen. Als u deze al in de workflow gedefinieerd hebt, worden ze automatisch toegepast. Belangrijk: U moet minstens één handtekeningpositie per ondertekenaar instellen.

1. Hier kunt u zien voor welke ondertekenaar u de handtekeningpositie en formuliervelden definieert. U kunt het vervolgkeuzemenu gebruiken om tussen de ontvangers te wisselen.
2. plaats ten minste één plaatshouder per ontvanger op het document om hun handtekeningpositie te definiëren en ga verder. U kunt kiezen tussen een handtekening (volledige naam) of initialen (bijv. A.B.). Beide zijn gelijkwaardige handtekeningen.
3. Hier vindt u extra formuliervelden die aan de ontvanger worden toegewezen en alleen door deze persoon kunnen worden ingevuld. Plaats deze met drag & drop op het document. (Opmerking: Velden zonder toewijzing - zogenaamde algemene velden - die door elke ontvanger kunnen worden ingevuld, kunnen worden toegevoegd in het menu onder "Document bewerken" of als u "Niet toegewezen" als ontvanger selecteert bij het uitnodigen van contactpersonen).

De grootte en positie kan voor alle plaatshouders van handtekeningen en formuliervelden worden aangepast. Klik op de groene X om het veld weer te verwijderen. In de miniatuurweergave links kunt u zien op welke pagina u formuliervelden en handtekeningplaatshouders voor welke ontvangers hebt geplaatst. De kleine indicatoren hebben voor elke persoon een andere kleur.

Klik op "Volgende" wanneer u klaar bent met het voorbereiden van het document.

In de tweede stap kunt u plaatsaanduidingen voor handtekeningen en andere formuliervelden voor uw ontvangers plaatsen. Als u deze al in de workflow gedefinieerd hebt, worden ze automatisch toegepast. Belangrijk: U moet minstens één handtekeningpositie per ondertekenaar instellen.

1. Hier kunt u zien voor welke ondertekenaar u de handtekeningpositie en formuliervelden definieert. U kunt het vervolgkeuzemenu gebruiken om tussen de ontvangers te wisselen.
2. plaats ten minste één plaatshouder per ontvanger op het document om hun handtekeningpositie te definiëren en ga verder. U kunt kiezen tussen een handtekening (volledige naam) of initialen (bijv. A.B.). Beide zijn gelijkwaardige handtekeningen.
3. Hier vindt u extra formuliervelden die aan de ontvanger worden toegewezen en alleen door deze persoon kunnen worden ingevuld. Plaats deze met drag & drop op het document. (Opmerking: Velden zonder toewijzing - zogenaamde algemene velden - die door elke ontvanger kunnen worden ingevuld, kunnen worden toegevoegd in het menu onder "Document bewerken" of als u "Niet toegewezen" als ontvanger selecteert bij het uitnodigen van contactpersonen).

De grootte en positie kan voor alle plaatshouders van handtekeningen en formuliervelden worden aangepast. Klik op de groene X om het veld weer te verwijderen. In de miniatuurweergave links kunt u zien op welke pagina u formuliervelden en handtekeningplaatshouders voor welke ontvangers hebt geplaatst. De kleine indicatoren hebben voor elke persoon een andere kleur.

Klik op "Volgende" wanneer u klaar bent met het voorbereiden van het document.

In de derde stap kunt u de e-mailuitnodiging instellen. Uw planbeheerder (of u als beheerder) kan standaardteksten voor e-mails hebben ingesteld. U kunt deze aanpassen. U kunt meer te weten komen over hoe u als beheerder e-mailteksten vooraf kunt definiëren in de module Branding opties .

1. Onderwerp definiëren: Selecteer een uniek onderwerp dat aan de genodigden wordt weergegeven als de "titel" van de e-mail.
2. de algemene uitnodigingstekst is hetzelfde voor alle ontvangers. Stel een bericht op of kies uit eerdere berichten.
3. u kunt voor elke ontvanger ook een individueel bericht opstellen, dat alleen voor de betreffende persoon wordt weergegeven. Hier kunt u bijvoorbeeld persoonlijke informatie en uitleg toevoegen.

In de derde stap kunt u de e-mailuitnodiging instellen. Uw planbeheerder (of u als beheerder) kan standaardteksten voor e-mails hebben ingesteld. U kunt deze aanpassen. U kunt meer te weten komen over hoe u als beheerder e-mailteksten vooraf kunt definiëren in de module Branding opties .

1. Onderwerp definiëren: Selecteer een uniek onderwerp dat aan de genodigden wordt weergegeven als de "titel" van de e-mail.
2. de algemene uitnodigingstekst is hetzelfde voor alle ontvangers. Stel een bericht op of kies uit eerdere berichten.
3. u kunt voor elke ontvanger ook een individueel bericht opstellen, dat alleen voor de betreffende persoon wordt weergegeven. Hier kunt u bijvoorbeeld persoonlijke informatie en uitleg toevoegen.

U kunt verdere instellingen maken in de vierde en laatste stap:

1. een herinnering en/of vervaldatum instellen: De herinneringsdatum bepaalt het tijdstip vanaf wanneer automatische herinneringen worden verzonden. De vervaldatum bepaalt de datum waarop de uitgenodigde personen hun acties moeten hebben voltooid.
2. In de extra instellingen kunt u bijvoorbeeld toestaan dat het document wordt doorgestuurd. Als een uitgenodigde persoon het document doorstuurt, geeft dit iemand anders toestemming om het te ondertekenen in plaats van de eigenlijke persoon. U kunt ook aangeven of het definitieve document aan het einde moet worden verzonden. U kunt ook de uitnodigingstaal van de e-mail instellen.
3. Klik ten slotte op de groene knop "Uitnodiging verzenden" om uw uitnodigingen naar de ontvangers te sturen.

U kunt verdere instellingen maken in de vierde en laatste stap:

1. een herinnering en/of vervaldatum instellen: De herinneringsdatum bepaalt het tijdstip vanaf wanneer automatische herinneringen worden verzonden. De vervaldatum bepaalt de datum waarop de uitgenodigde personen hun acties moeten hebben voltooid.
2. In de extra instellingen kunt u bijvoorbeeld toestaan dat het document wordt doorgestuurd. Als een uitgenodigde persoon het document doorstuurt, geeft dit iemand anders toestemming om het te ondertekenen in plaats van de eigenlijke persoon. U kunt ook aangeven of het definitieve document aan het einde moet worden verzonden. U kunt ook de uitnodigingstaal van de e-mail instellen.
3. Klik ten slotte op de groene knop "Uitnodiging verzenden" om uw uitnodigingen naar de ontvangers te sturen.

Een overlay informeert u dat uw uitnodigingen zijn verzonden. Als u wijzigingen in de geselecteerde workflow hebt aangebracht, kunt u deze bijwerken. Klik hiervoor op de groene knop "Workflow bijwerken".

Een overlay informeert u dat uw uitnodigingen zijn verzonden. Als u wijzigingen in de geselecteerde workflow hebt aangebracht, kunt u deze bijwerken. Klik hiervoor op de groene knop "Workflow bijwerken".

Zodra het document verzonden is, kunt u de voortgang van de handtekeningen in het document volgen onder "Ontvangers" en in het dashboard.

Na de uitnodiging kunt u de herinneringsinstellingen in het document aanpassen, de algemene instellingen bekijken en achteraf extra ontvangers aan het document toevoegen.

Door op het pijltje (>) naast een persoon te klikken, als deze nog niet ondertekend heeft, kunt u de voor deze persoon ingestelde velden bewerken, de uitnodiging opnieuw versturen of de ontvanger helemaal verwijderen.

Zodra het document verzonden is, kunt u de voortgang van de handtekeningen in het document volgen onder "Ontvangers" en in het dashboard.

Na de uitnodiging kunt u de herinneringsinstellingen in het document aanpassen, de algemene instellingen bekijken en achteraf extra ontvangers aan het document toevoegen.

Door op het pijltje (>) naast een persoon te klikken, als deze nog niet ondertekend heeft, kunt u de voor deze persoon ingestelde velden bewerken, de uitnodiging opnieuw versturen of de ontvanger helemaal verwijderen.