Contacten maken en beheren

Stap voor stap introductie

De contactpersonenlijst

Contactpersonen zijn verdeeld in persoonlijke contactpersonen en plancontactpersonen. Uw persoonlijke contactpersonen zijn de contactpersonen die u zelf toevoegt of uploadt en die alleen u kunt zien. Plancontacten worden daarentegen beheerd door de beheerder van het plan en zijn zichtbaar voor alle leden van het plan. Ze kunnen niet bewerkt of verwijderd worden door leden van het plan.

1. Om toegang te krijgen tot uw contactpersonen, klikt u op "Contactpersonen en workflows" in de zijbalk aan de linkerkant.
2. Daar ziet u verschillende tabbladen: "Contactpersonen", "Groepen" en "Workflows". Planbeheerders hebben ook een vierde tabblad "Plancontacten". Als planlid kunt u uw persoonlijke contactpersonen en plancontactpersonen in een gedeelde lijst op het tabblad "Contactpersonen" zien. Plancontacten zijn gemarkeerd met een groepspictogram.
3. Klik op het pictogram met de 3 punt uiterst rechts van een lijstitem om een contactpersoon te verwijderen of te bewerken of om de details van de contactpersoon weer te geven. Plancontactpersonen kunnen alleen door beheerders worden bewerkt of verwijderd.
4. Klik op het** filterpictogram** aan de rechterkant om extra kolommen (bijv. aanmaakdatum, bedrijf, adres, ...) in de lijst met contactpersonen weer te geven of te verbergen.
5. U kunt naar bestaande contactpersonen zoeken in het zoekveld rechtsboven.
6. Klik op de knop "Contacten beheren" links van het zoekveld om een nieuw contact aan te maken, een contactenlijst te importeren of uw contacten te exporteren. Deze functies worden hieronder in meer detail beschreven.

Contacten beheren

Nieuw contact maken

Om een nieuw contact aan uw contactenlijst toe te voegen, selecteert u de optie "Nieuw contact maken" onder "Contacten beheren". Er wordt een overlay geopend.

1. Voer de voornaam, achternaam en het primaire e-mailadres in van de persoon die u als contact wilt opslaan. Deze drie velden zijn verplicht.
2. Optioneel kunt u het tabblad "Aanvullende contactgegevens" openen om verdere contactgegevens in te voeren, zoals bedrijf, functietitel of adres.
3. Klik vervolgens op de groene knop "Contactpersoon maken" om de invoer op te slaan. De contactpersoon zou nu in de lijst weergegeven moeten worden.

Contacten importeren

Een snelle manier om al uw contactpersonen in één keer aan te maken in sproof sign is door ze als CSV-bestand te importeren. Selecteer hiervoor de optie "Contactpersonen importeren als CSV " onder "Contactpersonen beheren". Uw bestandsbrowser wordt geopend en u kunt nu een voorbereid CSV-bestand selecteren en uploaden. U kunt bijvoorbeeld een CSV-bestand maken met Microsoft Excel of Google Spreadsheets.

Het is belangrijk dat de kolommen in uw tabel dezelfde naam hebben als die in de sproof database, zodat het systeem ze herkent en correct kan toewijzen. Gebruik de volgende kolomnamen voor uw CSV-tabel:

• firstName
• achternaam
• straat
• postcode
• stad
• land
• werkPhone
• bedrijf
• functieomschrijving
• afdeling
• e-mail

De kolommen "firstName", "lastName" en "primaryEmail" moeten ingevuld worden (dit zijn verplichte velden). De overige kolommen zijn optioneel. Het volgende voorbeeld toont een voorbeeld van een CSV-tabel.

Contactpersonen exporteren

U kunt een volledige lijst van alle contactpersonen downloaden of afzonderlijke contactpersonen selecteren die u wilt downloaden:

1. om een volledige lijst van alle contactpersonen te downloaden, selecteert u de optie "Contactpersonen als CSV exporteren " onder "Contactpersonen beheren". Uw contactenlijst wordt als CSV-bestand gedownload en lokaal op uw apparaat opgeslagen.
2. Om afzonderlijke contactpersonen te downloaden, selecteert u ze in de contactenlijst door het selectievakje aan te vinken
3. en klikt u vervolgens op de knop "Downloaden" aan de rechterkant.