Formulieren en velden gebruiken

Lijst van alle formuliervelden

sproof sign biedt u een uitgebreide selectie van formuliervelden, zodat er geen beperkingen zijn bij het opstellen van uw documenten:

1. Handtekening: Handtekeningpositie waar het document wordt ondertekend met de volledige naam
2. Initialen: Handtekeningpositie waar de initialen van de naam worden ondertekend
3. Naam: Voornaam, achternaam of volledige naam
4. E-mail: E-mailadres
5. Organisatie: bijv. bedrijf, werkgever, enz.
6. Adres: Gedeeltelijk of volledig adres (bijv. straat, huisnummer, deur,...)
7. Postcode: Postcode
8. Land: Landinformatie
9. Datum: Datum
10. IBAN: Internationaal bankrekeningnummer
11. Tekst (vast): alleen-lezen tekst die op het document wordt vastgezet zonder dat u het document hoeft te ondertekenen
12. Tekst: Tekstveld dat met elke tekst kan worden gevuld
13. Keuzedoos: Een dropdown met één of meer keuzeopties, die door de verzender moeten worden opgegeven
14. Selectievakje: Selectievakjes worden vaak gebruikt voor meerkeuzevragen, of om bevestiging te geven of voorwaarden te accepteren
15. Radiobox: Radioboxen worden vaak gebruikt voor enkelekeuzevragen waarbij mensen gevraagd wordt een antwoord te kiezen uit een groep antwoorden
16. Datumveld: Datum
17. Bestand uploaden: De verzender kan maximaal 3 bestanden (afbeeldingen en/of documenten) per ontvanger definiëren die ze moeten uploaden voordat ze het document ondertekenen.

Formuliervelden plaatsen en configureren

Zo kunt u formuliervelden in sproof sign plaatsen en configureren:

1. U vindt een lijst met alle beschikbare formuliervelden in de rechter zijbalk. De zijbalk ziet er anders uit, afhankelijk van of u velden voor uzelf of voor uw ontvangers plaatst.
2. Sleep een veld naar het document om het daar te plaatsen. U kunt een veld selecteren door erop te klikken. Om een veld te verplaatsen, houdt u de muisknop ingedrukt en sleept u het naar een andere positie.
3. Zodra u een veld hebt geselecteerd, verschijnt er direct boven het veld een overlay met de volgende functies: Toekenning wijzigen, Veldinstellingen openen, Veld dupliceren, Lettertype verkleinen/vergroten en Veld verwijderen.
4. Klik op het potloodpictogram om de veldinstellingen in de rechter zijbalk te openen: hier kunt u bijvoorbeeld de toewijzing wijzigen, het veld als verplicht veld markeren en andere instellingen maken die bij het veld horen.

De voorvertoning

Het afdrukvoorbeeld is als het ware een afdrukvoorbeeld. Het laat zien hoe het document eruit zal zien als u het op dit moment downloadt. Deze functie is belangrijk omdat alle formulier- en handtekeningvelden, behalve het veld "Tekst (vast)", pas vastgezet worden nadat een document ondertekend is. Dit betekent dat ze NIET worden weergegeven in het voorbeeld voordat ze ondertekend worden. U kunt het afdrukvoorbeeld gebruiken om te controleren welke velden al op het document zijn vastgelegd en welke niet.

1. In dit voorbeeld ziet u een alleen-lezen tekst ("Tekst (vast)"-veld), een naamveld en een positie voor de handtekening.
2. U kunt het voorbeeld openen door op de knop Voorbeeld in de bovenste menubalk te klikken.

1. De alleen-lezen tekst is zichtbaar op het document omdat deze vastligt wanneer het document gedownload wordt, ongeacht of er een handtekening gezet is.
2. Het naamveld en de positie van de handtekening worden niet weergegeven in het voorbeeld, omdat ze pas op het document worden vastgezet als het ondertekend is.
3. U kunt het document downloaden zoals het is.
4. Sluit het afdrukvoorbeeld via de knop Sluiten onderaan of via het X-pictogram rechtsboven.

Kennisgevingsbalk en snelle toegang

U hebt twee opties om formuliervelden op uw document te doorlopen en in te vullen: Rechtstreeks op het document of via de zogenaamde notitiebalk.

1. De notitiebalk* laat zien voor wie u op dit moment formuliervelden aan het plaatsen bent, d.w.z. 1) voor uzelf, 2) voor een ontvanger of 3) niet-toegewezen (algemene) velden.
2. De informatie tussen haakjes laat zien hoeveel velden u al voor deze persoon hebt geplaatst en hoeveel daarvan al zijn ingevuld. Het vinkje blijft grijs totdat ten minste alle verplichte velden zijn ingevuld en het document ondertekend kan worden.
3. U kunt de pijlen gebruiken om snel en gemakkelijk door de velden voor de betreffende persoon te navigeren.
4. De groene knop met het potloodpictogram opent de snelle toegang.
5. Alle formuliervelden voor de betreffende persoon staan in de sneltoegang en kunnen in één keer worden ingevuld. Sommige velden, zoals handtekeningvelden, moeten echter direct op het document worden gecontroleerd. U kunt het pictogram rechts van een veld gebruiken om direct naar het relevante veld op het document te springen.
6. U kunt de velden filteren om een beter overzicht te krijgen van velden die al ingevuld zijn en velden die nog open zijn.

Formuliervelden in de praktijk

Er zijn vijf use cases voor hoe u formuliervelden kunt gebruiken:

• U uploadt een document en plaatst algemene formuliervelden die door iedereen ingevuld kunnen worden.
• U uploadt een document en plaatst formuliervelden voor uzelf, die vooraf ingevuld kunnen worden.
• U uploadt een document, voegt ontvangers toe en plaatst toegewezen formuliervelden voor hen.
• U uploadt een document met bestaande formuliervelden.
• U ontvangt een document en vult de geplaatste formuliervelden in.

Deze vijf use-cases kunnen ook gecombineerd worden en worden hieronder in meer detail beschreven.

Use case 1: Een document uploaden en algemene formuliervelden plaatsen

Zoals beschreven onder "Soorten formuliervelden" zijn algemene velden aan niemand toegewezen en kunnen dus door iedereen ingevuld worden. Maar alleen totdat de eerste persoon het document ondertekent, daarna worden ze op het document vastgezet. Om algemene velden te plaatsen, uploadt u een document en selecteert u "Document bewerken" in de rechter zijbalk.

1. Sleep algemene velden vanuit de rechterzijbalk naar het document.
2. Maak indien nodig instellingen voor het veld. Klik hiervoor op het potloodpictogram.
3. Het aantal algemene velden wordt weergegeven in de opmerkingenbalk. Gebruik de pijlen om door de velden te navigeren of vul ze direct in in de snelinvulmodus.

Houd er altijd rekening mee dat de algemene velden geschreven worden zodra iemand het document ondertekent. Dus als u de velden door een willekeurige ontvanger wilt laten invullen, moet u het document ondertekenen voordat u de velden plaatst of pas nadat een van uw contactpersonen de velden heeft ingevuld en het document heeft ondertekend.

Use case 2: Upload document en plaats formuliervelden die aan u zijn toegewezen

Als u formuliervelden voor uzelf plaatst, upload dan een document en selecteer "Zelf ondertekenen" in de rechter zijbalk.

1. U vindt de formuliervelden in het derde tabblad. Het is belangrijk dat u van tevoren een handtekeningtype en een handtekeningstijl hebt geselecteerd, anders kunt u geen velden op het document plaatsen.
2. Sleep nu een willekeurig aantal formuliervelden naar het document. Zoals reeds beschreven in de sectie "Soorten formuliervelden", zijn voorgedefinieerde velden al gevuld met uw gegevens, waardoor u tijd bespaart bij het invullen van de velden. U kunt de inhoud ervan op elk moment bewerken.
3. Het aantal velden dat voor u is ingesteld, wordt weergegeven in de notitiebalk. Gebruik de pijltjes om door de velden te navigeren of vul ze direct in in de snelinvulmodus.
4. Onderteken vervolgens het document om uw handtekening en andere formuliervelden op het document vast te leggen.

Als u wilt, kunt u vervolgens contactpersonen uitnodigen om te tekenen. U kunt hier meer over te weten komen in de volgende sectie "Use case 3: Document uploaden en formuliervelden voor contactpersonen plaatsen".

Use case 3: Upload document en plaats formuliervelden voor contactpersonen

Om formuliervelden te plaatsen die expliciet aan een specifieke ontvanger zijn toegewezen, uploadt u een document en selecteert u "Ontvangers" in de rechter zijbalk. Voeg een of meer contactpersonen toe en definieer indien nodig de ondertekenvolgorde, rollen, enz. Klik op "Volgende" om naar de volgende stap te gaan. U kunt nu formuliervelden voor uw ontvangers plaatsen. Houd er rekening mee dat er voor alle ondertekenende personen minstens één ondertekeningspositie moet worden ingesteld.

1. In dit selectieveld kunt u zien welke ontvanger momenteel geselecteerd is. Klik op het veld om een andere persoon uit de lijst te selecteren. U kunt ook "Iedereen" selecteren als u algemene velden wilt plaatsen.
2. Sleep nu een willekeurig aantal formuliervelden voor de geselecteerde persoon naar het document.
3. Het aantal velden voor de geselecteerde persoon wordt op de meldingsbalk weergegeven. Gebruik de pijltjes om door de velden te navigeren of vul ze direct in voor de betreffende persoon in de snelinvulmodus.
4. Ga vervolgens naar de volgende persoon - via het selectieveld bovenaan de zijbalk of via de knop onderaan.

Herhaal dit totdat u voor alle contactpersonen de nodige formuliervelden hebt geplaatst. Vervolgens kunt u uw uitnodiging opstellen.

Use case 4: Een document uploaden met bestaande formuliervelden

Als u een document uploadt met bestaande formuliervelden, dan worden deze herkend door sproof sign en kunt u beslissen hoe u verder gaat:

1. Velden overnemen: De formuliervelden worden overgenomen en als algemene velden op het document geplaatst. Ze kunnen later aan iemand worden toegewezen of direct worden ingevuld.
2. Formuliergegevens opslaan: Als de formuliervelden al ingevuld zijn in een andere tool (bijv. Adobe Acrobat Reader), dan kunt u de ingevulde gegevens direct op het document opslaan. Ze kunnen dan niet meer bewerkt worden.
3. Formuliervelden verwijderen: Alle herkende velden en hun inhoud worden uit het document verwijderd.

Als u optie 1 hebt geselecteerd, worden de herkende formuliervelden als algemene velden op het document geplaatst. U kunt ze zelf invullen of aan iemand toewijzen. Ga hiervoor naar "Ontvangers" en nodig contacten uit. Als u op "Volgende" klikt, wordt u in de volgende stap gevraagd of u de velden aan iemand wilt toewijzen. Selecteer een van uw ontvangers.

Tip: U kunt in deze stap alleen alle velden tegelijk toewijzen. Als u afzonderlijke velden aan iemand anders wilt toewijzen, wijs dan eerst alle velden aan één persoon toe en wijzig vervolgens de toewijzing van de overeenkomstige velden rechtstreeks in het document.

Use Case 5: Een document ontvangen en bestaande velden invullen

Als u een document van iemand ontvangen hebt om te ondertekenen, open het dan zoals gewoonlijk via de link in de e-mail of via uw sproof dashboard en navigeer naar "Zelf ondertekenen".

1. In het derde tabblad van de zijbalk ziet u een lijst met alle formuliervelden die voor u relevant zijn.
2. In dit voorbeeld zijn algemene velden (grijs), aan u toegewezen velden (blauw) en velden voor andere ontvangers (andere kleuren, semi-transparant) ingesteld. Aan u toegewezen verplichte velden en algemene verplichte velden moeten worden ingevuld voordat u het document kunt ondertekenen.
3. U kunt ook zien hoeveel velden er voor u zijn ingesteld in de notitiebalk. Gebruik de pijltjes om door de velden te navigeren en vul ze in op het document of ga naar de snelinvulmodus om de velden in te vullen.
4. Zodra u alle verplichte velden hebt ingevuld, kunt u het document ondertekenen.

Als de verzender een bestandsuploadveld voor u heeft ingesteld, kunt u de vereiste bestanden direct uploaden wanneer u de formuliervelden invult:

1. U kunt direct naast het uploadveld op het document en in de zijbalk zien welke bestanden u moet uploaden.
2. Begin nu met het uploaden van de bestanden afzonderlijk. Klik hiervoor in het betreffende veld en selecteer het juiste bestand in uw bestandsbrowser. Houd er rekening mee dat de verzender heeft aangegeven welke formaten zijn toegestaan (documenten en/of afbeeldingen). Elk bestand mag maximaal 5 MB groot zijn.
3. Een geselecteerd bestand kan worden verwijderd door op het prullenbaksymbool te klikken en vervolgens opnieuw worden geüpload.
4. Bestanden kunnen ook worden geüpload met de snelvulmodus.

Belangrijk: Onderteken het document pas nadat u alle velden hebt ingevuld en bestanden hebt geüpload.