Mensen vertrouwen advocaten. Advocaten vertrouwen op sproof. Dankzij de integratie in ADVOKAT - de toonaangevende software voor advocatenkantoren in Oostenrijk - en de samenwerking met de traditionele uitgever Linde, vertrouwen steeds meer advocatenkantoren op de voordelen van een platform voor digitale handtekeningen. Onlangs heeft Binder Grösswang, een van de grote Oostenrijkse advocatenkantoren, zijn vertrouwen gesteld in het jonge bedrijf uit Salzburg.
1 Binder Grösswang gesigneerd digitaal
"Het draait allemaal om betrokkenheid en vertrouwen in onze sector. De digitale handtekening, in de hoogste kwaliteitsklasse, is voor ons een gebruikelijke vorm geworden om bindende beslissingen te nemen of digitaal te verkrijgen."
Dr. Christian Zwick | Partner
Binder Grösswang is al 60 jaar een van de toonaangevende advocatenkantoren in Oostenrijk, met kantoren in Wenen en Innsbruck. Meer dan 100 advocaten en een transactievolume van 50 miljard euro spreken voor zich. Na de beslissing om een platform voor digitale handtekeningen te integreren, kwam sproof na een grondige evaluatiefase als favoriet uit de bus.
"Het is een zeer bijzondere eer dat we Binder Grösswang, als gevestigd maar bovenal innovatief advocatenkantoor, konden overtuigen van sproof en hun vertrouwen konden winnen," zegt Dr. Fabian Knirsch, oprichter en CTO van het bedrijf.
Binder Grösswang - vooral het team rond Dr. Christian Zwick - ondertekent digitaal wanneer dat wettelijk mogelijk is. "In principe ondertekenen we altijd wanneer de pen vervangen moet worden. In Oostenrijk betekent dat bijna alle documenten, aangezien het principe van vormvrijheid van toepassing is onder het burgerlijk recht," zegt Dr. Zwick.
Daarom wordt de digitale handtekening onder andere voor deze documenten gebruikt:
- Volmachten
- Verkoopcontracten
- Geheimhoudingsovereenkomsten
- Resoluties
sproof is een van de weinige handtekeningplatforms waarmee digitale handtekeningen direct in het programma kunnen worden geverifieerd.
2 overtuigende redenen waarom advocaten op digitale handtekeningen vertrouwen
De advocatuur is altijd een integraal onderdeel geweest van elke functionerende samenleving. Vertrouwen en goede communicatie tussen advocaten en cliënten vormen de basis. Het klinkt misschien een beetje dogmatisch, maar de juridische sector is zeker geen pionier op het gebied van digitalisering. Dit komt waarschijnlijk omdat traditionele technieken en workflows, die al eeuwenlang bestaan en bewezen zijn, niet vervangen willen worden.
Maar zelfs de "juridische industrie" heeft nu om verschillende redenen de sterke punten van zinvolle digitalisering erkend. Of het nu gaat om het digitale dossier, in plaats van overvolle archieven, of zelfs het experimenteren met verschillende digitale "spraak-naar-tekst" toepassingen die het secretariaat op bepaalde plaatsen zouden kunnen ontlasten of zelfs vervangen in de toekomst, voor het vele papierwerk.
In het bijzonder is er één mogelijkheid van digitalisering, die ook een groot potentieel heeft voor de juridische sector, in opkomst: de digitale handtekening!
Verklaringen, resoluties en contracten - dit zijn allemaal documenten die door één of meerdere personen ondertekend moeten worden. Zelfs één document dat door drie mensen analoog ondertekend moet worden, betekent een totale tijdsbesteding van ongeveer 45 minuten: Dit is inclusief het afdrukken in drievoud, het versturen van documenten via de post, of het coördineren van een gezamenlijke afspraak voor handtekeningen. Deze verspilling van middelen is overbodig.
In de particuliere sector heeft de digitale handtekening in Oostenrijk al ingang gevonden in de vorm van de "mobiele telefoonhandtekening". Veel Oostenrijkse burgers maken al enkele jaren gebruik van deze gratis overheidsdienst.
Maar "alleen" de digitale handtekening is meestal onvoldoende in de zakelijke omgeving. Er is een gebrek aan technische mogelijkheden, een tool of een platform dat de use cases en "handtekeningruns" die specifiek zijn voor een industrie of een bedrijf in kaart kan brengen. Een bijbehorend gemeenschappelijk "dashboard" biedt een goed overzicht van belangrijke documenten. Dit vereist een centrale administratie van alle gebruikers en een rechten- en rollenbeheer. Dit brengt ook veel voordelen met zich mee.
In veel bedrijven, ongeacht hun grootte of bedrijfstak, is een platform voor digitale handtekeningen al een integraal onderdeel van veel standaard workflows. Deze wettelijk erkende technologie wordt al gebruikt in de juridische sector, bij belastingen, in de financiële sector, maar ook door grote internationale bedrijven met strenge IT-richtlijnen en in de publieke sector.
3 In plaats van inkt en papier: cryptografische encryptie en digitaal identiteitsbewijs.
De digitale handtekening is een onmisbare bouwsteen van de digitale transformatie. Toch betwijfelen velen of de digitale handtekening rechtsgeldig is en dus aan de wet voldoet. Maar digitale handtekeningen en hun bindende karakter zijn nauwkeurig gedefinieerd en gereguleerd in de Europese Unie. In 2006 stelde de eIDAS-verordening (EU) 910/2014 (Elektronische identificatie- en authenticatiediensten) de regelgeving voor Europa vast met betrekking tot het hoogste niveau van veiligheid en conformiteit van digitale handtekeningen. De verordening regelt de wettelijke erkenning van elektronische identiteitsbewijzen en authenticatiediensten en versterkt zo aanzienlijk het vertrouwen in elektronische communicatie tussen bedrijven en burgers en vergemakkelijkt allerlei grensoverschrijdende diensten en bedrijfsprocessen.
Er zijn drie standaarden voor digitale handtekeningen die in de eIDAS-verordening nauwkeurig zijn gedefinieerd in termen van rechtsgeldigheid: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd.
De handtekeningen zien er aan de oppervlakte bijna hetzelfde uit, maar de status van de handtekening en de bindende aard ervan zijn heel verschillend. Alleen de "gekwalificeerde elektronische handtekening", ook bekend als QES, is wettelijk vergelijkbaar met een handtekening (zie § 4 (1) Oostenrijkse wet op handtekeningen en vertrouwensdiensten.
De AES en QES maken veilig digitaal ondertekenen mogelijk.
Omwille van de hoogste compliance en veiligheid wordt voor veel advocatenkantoren alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening overwogen. Een digitale handtekening die gelijkwaardig is aan de conventionele handtekening op papier.
Maar hoe komt het hoge beveiligingsniveau technisch gezien tot stand? Wat is de hoge bewijskracht van de gekwalificeerde elektronische handtekening?
4 De gekwalificeerde handtekening: geen mysterie
Hoewel de relevante vakmedia altijd proberen om de gekwalificeerde elektronische handtekening in een zo complex en technisch mogelijk daglicht te stellen, hebben wij bij sproof er ons werk van gemaakt om het vermeende "mysterie" te onthullen - in een notendop.
Net als bij veel andere elektronische juridische of banktransacties moet u uw eigen identiteit met 100% zekerheid kunnen bewijzen. Dit gebeurt in eerste instantie via een korte (ongeveer 10 minuten durende video-identificatieprocedure), waarbij uw persoonlijke gegevens en ook biometrische gegevens worden gecontroleerd door een door de staat goedgekeurde dienst (Trust Service Provider).
Daarna kunt u een mobiele telefoon-app gebruiken om elke digitale handtekening die u zet extra te verifiëren. Naast uw e-mailadres, dat u sowieso nodig hebt om handtekeningen te zetten en te verkrijgen, is uw mobiele telefoon dus uw tweede veiligheidsfactor.
De ondertekende documenten zelf worden digitaal versleuteld met behulp van cryptografische methoden. Alleen de eigenaars van een document, of degenen die uitgenodigd zijn om het te ondertekenen, kunnen het document bewerken of alleen ondertekenen. Elk document wordt op elk moment voorzien van een unieke cryptografische sleutel, die door geen mens of computer gezien kan worden. De geldigheid en bewijskracht van het document is ook onafhankelijk van het gebruikte handtekeningsplatform, aangezien de cryptografische sleutel (of "hashwaarde") in het pdf-bestand zelf gedrukt staat. Bijgevolg is het afdrukken en fysiek opslaan van het document ook zinloos, aangezien de traceerbaarheid vervalt wanneer het document wordt afgedrukt.
Om de geldigheid van een elektronische handtekening en de conformiteit zoals hierboven beschreven te verifiëren, kan het ondertekende (digitale!) document worden geverifieerd met behulp van de nationale verificatiediensten voor handtekeningen, bijv. via de Communications Authority Austria: rtr.at Platforms zoals sproof bieden als platform zelf een geïntegreerde verificatiedienst aan.
Kortom: De gekwalificeerde digitale handtekening is 100% fraudebestendig & rechtsgeldig. Een handgeschreven handtekening is ook 100% rechtsgeldig, maar nooit 100% fraudebestendig.
5 Er is niet veel voor nodig om aan de slag te gaan met de gekwalificeerde digitale handtekening
Digitale handtekeningen zijn technisch veeleisend en vereisen een speciale mate van verantwoordelijkheid vanuit het oogpunt van de fabrikant - per slot van rekening bieden de handtekeningen die ermee worden gegenereerd de hoogste mate van bindendheid. Een breed spectrum van gebruikers, van advocaten tot secretaresses tot klanten, moet er echter gemakkelijk, snel en intuïtief mee kunnen werken.
De technische complexiteit is volledig verborgen in sproof en er is een eenvoudige en laagdrempelige toegang gecreëerd. Philipp Gernerth is verantwoordelijk voor UI en UX (User Interface en User Experience) bij sproof.
"Wij ontwikkelen een modern, technisch zeer geavanceerd product dat de hoogste beveiligings- en vastleggingsgaranties biedt. Toch moet het zo eenvoudig mogelijk en intuïtief te gebruiken zijn. Anders schieten we ons doel voorbij," legt Philipp Gernerth uit, die verantwoordelijk is voor UX (gebruikerservaring) en UI (gebruiksvriendelijkheid) bij sproof.
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) en Philipp Gernerth (sproof) tijdens een bijeenkomst in Wenen op het nieuw ontworpen hoofdkantoor in Wenen, 1e district. Het innovatieve advocatenkantoor staat voor openheid tegenover jonge bedrijven. Een uitwisseling over de gebruiksmogelijkheden van digitale handtekeningen in de juridische sector is winstgevend voor beide partijen.
(Binder Grösswang, Wenen 2022)
Vanuit het oogpunt van de gebruiker betekent de gekwalificeerde elektronische handtekening dus in wezen het volgende:
U hebt een document dat u wilt ondertekenen, dat beschikbaar is als Word- of PDF-document. U laadt dit in de handtekeningsoftware om het te ondertekenen. U kunt de handtekeningsoftware vinden op sign.sproof.io . U kunt op elk moment gratis beginnen.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist een eenmalige identificatie. Dit betekent dat u zich moet identificeren in een kort videogesprek ("Video-Ident-Procedure") en daar uw (geldige) paspoort of ID-kaart moet laten zien. Deze identificatie is slechts één keer nodig en is vervolgens vijf jaar geldig of (als dit eerder gebeurt) tot de vervaldatum van uw identificatiedocument.
Als onderdeel van het identificatieproces installeert u een app op uw mobiele telefoon of anders -- als u de app niet kunt of wilt installeren -- ontvangt u later een eenmalige code via SMS.
Om een document te ondertekenen, selecteert u de positie van uw digitale handtekening en uploadt u optioneel een afbeelding van uw handgeschreven handtekening. Nu autoriseert u de handtekening op de mobiele telefoon via de app of voert u de eenmalige code in die u via SMS hebt ontvangen. De afbeelding van uw handtekening heeft hier geen juridische relevantie, maar maakt een algemene en vertrouwde weergave van de handtekening mogelijk. De wettelijk bindende handtekening wordt "onzichtbaar" op de achtergrond gezet in zuiver digitale vorm. Het document is nu digitaal ondertekend op een rechtsgeldige manier. Met sproof wordt het document ook geconverteerd naar het PDF/A-formaat dat vaak door advocaten wordt gebruikt en vereist. U, uw cliënten of de rechtbank kunnen de conformiteit van het document en de elektronische handtekening op elk moment controleren, bijv. bij de staatstestdienst van het RTR.
6 Gevoelige gegevens in veilige handen
Bij het gebruik van diensten voor digitale handtekeningen speelt gegevensbescherming een bijzonder belangrijke rol. Dit is vooral belangrijk in het geval van zogenaamde "cloud software" (d.w.z. software die niet geïnstalleerd hoeft te worden, maar direct via de webbrowser en het internet gebruikt kan worden). Dit biedt het voordeel dat het onmiddellijk klaar is voor gebruik, zonder dat er eigen hardware of een IT-project nodig is. Bovendien is de software overal toegankelijk, zelfs mobiel. De gegevensoverdracht wordt altijd versleuteld met behulp van de nieuwste technologie en op het hoogste beveiligingsniveau.
"De cloud draait vanaf dag één. Het wordt allemaal onderhouden door sproof, voldoet aan de Europese gegevensbescherming en is daarom ook ideaal voor ons advocaten."
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
Op het gebied van gegevensbescherming moet enerzijds worden voldaan aan de wettelijke vereisten van de AVG en anderzijds moet vanuit het oogpunt van IT-beveiliging het hoogste beveiligingsniveau worden gewaarborgd. De leverancier van handtekeningsoftware sproof garandeert beide door de gegevens uitsluitend op te slaan en te verwerken in datacenters binnen de Europese Unie en door elke verwijzing naar de VS te vermijden. Een verwijderingsconcept dat integraal deel uitmaakt van de oplossing en een contract voor gegevensverwerking gebaseerd op het EU-sjabloon garanderen ook de hoogste standaard van gegevensbescherming vanuit een juridisch perspectief.
Conclusie
De voordelen van de digitale handtekening liggen voor de hand: ze is snel, eenvoudig en vooral 100% veilig. Steeds meer advocaten zien dit in en profiteren van de digitale handtekening in hun werk. Dit is een duidelijke trend die zich de komende jaren zal voortzetten.
Meer blogartikelen
Een digitale handtekening maken - Hoe verkrijgt u een (gekwalificeerde) elektronische handtekening (QES)?"Wij doen de boekhouding van Oostenrijk". Het federale boekhoudbureau (BHAG) ondertekent digitaal.10 voordelen van een e-SaaS cloudoplossingHoe werkt de gekwalificeerde digitale handtekening?Het beste van twee werelden. Linde & sproof.
