Het is de hoogste tijd! Het is tijd om bedrijfsprocessen aan te passen zodat ze effectiever en veiliger werken. In de bedrijfswereld helpen steeds betere digitale workflows daarbij. Er zijn steeds meer platforms en oplossingen die een oplossing bieden voor absoluut standaardprocessen tot speciale nichetoepassingen. Een van deze standaardprocessen, die aanzienlijk kan worden verbeterd dankzij digitale oplossingen, is het verzamelen van handtekeningen.

In dit artikel leggen we uit wat een digitale “handtekeningworkflow” is en hoe jij, je bedrijf of je netwerk geholpen kunnen zijn als je vertrouwt op zinvolle digitalisering voor deze use case.

Analoog versus digitaal: Hoe verzamel je handtekeningen?

Natuurlijk is er de “ouderwetse” variant: ondertekenen met pen op papier. Op zichzelf beschouwd kost dit ook niet veel – vooral als je zelf de ondertekenaar bent – en lijkt het soms “chiquer” of zelfs formeler. Vooral in combinatie met een fysieke ontmoeting. De handgeschreven handtekening is sowieso rechtsgeldig.

Een tweede blik onthult de “rattenstaart”: een zeer complex, arbeidsintensief en middelenintensief proces (afdrukken, scannen, stempelen, verzenden, wachten op retourzending, enz.) Dit betekent ook: mediabreuken die de bewijskracht doen verwateren, tijdrovende archivering en, last but not least, het verkrijgen van of wachten op een contract dat klaar is om te ondertekenen en teruggestuurd te worden is zeer tijdrovend.

Het inmiddels bekende alternatief: de digitale of elektronische handtekening
Technisch gezien is het een cryptografische methode op basis van asymmetrische versleutelingsalgoritmen. Dit maakt het mogelijk om de authenticiteit van het document en de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren.

Wat op de achtergrond technisch complex en zeer veilig is, wordt op de voorgrond verborgen door een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface. Uiteindelijk is rechtsgeldig digitaal ondertekenen net zo eenvoudig als het maken van een online overboeking.

In principe zijn er verschillende manieren om digitaal te ondertekenen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Ondanks het oppervlakkig identieke uiterlijk van de digitale handtekeningen op het uiteindelijke document, zijn de status van elk type digitale handtekening en de bindende aard ervan verschillend.”

Dr. Fabian Knirsch (CEO & medeoprichter, sproof GmbH)

In het geval van een eenvoudige elektronische handtekening of bijschrift is het niet mogelijk om manipulatie te detecteren.

Kortom, alleen een handtekening die kan worden geverifieerd door een publiekelijk goedgekeurde verificatieservice kan worden geclassificeerd als wettelijk compliant. Platformen zoals sproof sign zijn gespecialiseerd in het creëren van handtekeningen volgens de hoogste standaard en in de geïntegreerde verificatie van elk document.

Grenzeloos, eenvoudig, digitaal. Handtekeningen verkrijgen met een e-handtekeningenplatform (in de bedrijfscontext).

Handtekeningplatforms maken het mogelijk om digitale handtekeningprocessen, ook wel handtekeningworkflows genoemd, in meer of mindere mate in kaart te brengen. Het belang is vooral groot bij het verkrijgen van handtekeningen. sproof sign is 100% gespecialiseerd in het uitgeven en verkrijgen van handtekeningen en overtuigt met de genoemde workflows.

Maar wat is een workflow in de context van het ondertekenen van documenten?

In het algemeen wordt een workflow beschouwd als een gestructureerde opeenvolging van werkstappen om een specifiek doel of resultaat te bereiken. De individuele werkstappen, hun volgorde, verantwoordelijkheden en afhankelijkheden worden bepaald om het werk efficiënt en effectief uit te voeren.

Hetzelfde geldt voor het verzamelen van handtekeningen. Een goede tool voor e-handtekeningen maakt het mogelijk om alle denkbare goedkeuringsprocessen in kaart te brengen en zo tijd en personeel te besparen. Het geheel gebeurt met gegarandeerde naleving van de hoogste normen voor beveiliging en naleving in de bedrijven.

De kracht van workflow: Verkrijg externe digitale handtekeningen in slechts 5 stappen

Zakelijke contacten toevoegen

Natuurlijk! Als ik een document wil vrijgeven voor ondertekening, is de eerste stap om de contactgegevens te kennen. In de meeste gevallen worden verzoeken om handtekeningen verwerkt via het e-mailadres, omdat het e-mailadres al een goede basis is voor de authenticatie van de andere persoon. Bij geavanceerde elektronische handtekeningen (FES) is het identiteitsbewijs direct gekoppeld aan het persoonlijke e-mailadres. Volgens dit principe geeft de andere persoon een digitale handtekening af met hetzelfde e-mailadres dat werd gebruikt voor het handtekeningverzoek.

Een voordeel van een platform voor e-handtekeningen is het eenvoudige beheer van contactgegevens vanaf het begin van de handtekeningaanvraag. In de regel worden veelgebruikte contactpersonen automatisch voorgesteld tijdens ophaalprocessen en worden alle contactgegevens automatisch ingevoerd in een vereenvoudigd contactbeheersysteem waar ze kunnen worden bekeken en bewerkt.

Standaard handtekening definiëren

Zoals reeds in detail beschreven, is de handtekeningstandaard essentieel met betrekking tot de gewenste bewijskracht van een gevraagde handtekening. Het is belangrijk om te weten dat je de handtekeningstandaard kunt definiëren voor de ondertekenende tegenpartij, maar dat hoeft niet. Als het contract bijvoorbeeld van groot formeel belang is, kan de gekwalificeerde elektronische handtekening vereist zijn of kunnen andere soorten handtekeningen technisch uitgesloten zijn. Als de andere persoon niet de mogelijkheid heeft om op een gekwalificeerde manier te ondertekenen, zal een hulpmiddel voor e-handtekeningen je automatisch door het identificatieproces leiden.

Volgordes en rollen definiëren

Er zijn verschillende gebruikssituaties waarbij je wilt voorkomen dat verschillende contactpersonen tegelijkertijd een document ter ondertekening ontvangen. Een use-case kan zijn dat de directie moet ondertekenen nadat vertegenwoordigers van twee andere afdelingen het document hebben ondertekend en het secretariaat het document ontvangt om het te bekijken of om het definitief te downloaden.

Handtekeningpositie definiëren

Een van de belangrijkste functies van elk handtekeningenplatform is het “Definiëren van plaatshouders voor handtekeningen”. Je kunt precies aangeven aan welke kant, wie waar moet tekenen. Met sproof sign kan de grootte van de handtekeningkaart ook worden aangepast.

Stel een deadline in voor ondertekening & stuur herinneringen

In de laatste stap van de workflow kun je met de meeste uitgebreide alles-in-één handtekeningoplossingen een deadline instellen, een vriendelijke (tot specifieke) uitnodigingstekst schrijven en, nog belangrijker, de ontvanger automatisch aan die deadline herinneren. De slaagkans om het medeondertekende document tijdig te ontvangen, wordt zo aanzienlijk verhoogd. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat deze workflow de “time-to-decision” sowieso aanzienlijk minimaliseert.

(Optioneel:) Controleer ontvangen handtekeningen direct in sproof sign

Zoals gezegd is het belangrijk om te begrijpen dat de gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekening het hoogste beveiligingsniveau garandeert, omdat de geldigheid ervan zeer eenvoudig kan worden gevalideerd. Een direct geïntegreerd verificatiemechanisme – zoals beschikbaar in sproof sign – maakt volledige traceerbaarheid en beveiliging mogelijk voor belangrijke goedkeuringsprocessen.

De digitale handtekening vanuit het oogpunt van de genodigde

Voor de uitnodigende persoon is het essentieel dat alle handtekeningen op tijd worden geretourneerd. Een laagdrempelige toegang tot het handtekeningenplatform is cruciaal. sproof sign heeft dit proces gestroomlijnd:

• Zoals beschreven, verstuurt de uitnodigende persoon het document voor ondertekening per e-mail.
  
• De uitgenodigde persoon ontvangt de e-mail, klikt op de link en kan het document direct ondertekenen zonder zich te registreren (!).
  
• Als een gekwalificeerde handtekening vereist is en de genodigde nog geen bestaande QES-identificatie heeft (de mogelijkheid om gekwalificeerd te tekenen), doorloopt de genodigde direct het identificatieproces na registratie.
  
• Voor de genodigde zijn er nooit (!) kosten.
  
• Als u al een sproof sign gebruiker bent, kunt u het document natuurlijk opslaan of, indien gewenst, doorsturen voor een andere handtekening, op de stapel leggen, handtekeningverzoeken delegeren, enz.

Wil je aan de slag? Registreer je nu gratis en ontvang je eerste handtekening

Je kunt dit alleen vinden bij sproof sign. We hebben geprobeerd om onze gebruikers een zo eenvoudig mogelijke start te geven in de wereld van digitale handtekeningen. Met een gratis privéaccount kunt u het platform meteen gebruiken en uw eerste digitale handtekeningen zelf maken of drempelloos verkrijgen in heel Europa.