"eMoveUs" naudoja "sproof sign", kad skaitmenizuotų dokumentų procesus automobilių pramonėje

Kaip maža, vidutinio dydžio pradedančioji automobilių pramonės įmonė, susidūrėme su iššūkiu, kaip padidinti savo vidaus procesų efektyvumą ir sutrumpinti apdorojimo laiką. Ypač tvarkydami sutartis, susitarimus su tiekėjais, NDA ir vidinius patvirtinimus pastebėjome, kad tradicinis popierinis būdas užima daug laiko ir yra linkęs į klaidas, ypač kai dirbama nuotoliniu būdu. Dėl to dažnai vėluodavo, atsirasdavo papildomų išlaidų ir padidėdavo administracinės pastangos, todėl norėjome optimizuoti dokumentų srautą ir modernizuoti verslo procesus.

Skaitmeninė transformacija mūsų įmonėje atlieka pagrindinį vaidmenį, nes ji suteikia mums galimybę veiksmingiau ir lanksčiau reaguoti į automobilių pramonės iššūkius. Mums, kaip pradedančiajai įmonei, skaitmeninimas yra lemiamas svertas, padedantis užtikrinti mūsų konkurencingumą ir užtikrinti mūsų verslo ateitį. Naudodamiesi skaitmeninėmis technologijomis galime optimizuoti procesus, pagerinti bendradarbiavimą tiek įmonės viduje, tiek su išorės partneriais ir kartu sumažinti sąnaudas.

Prieš įdiegdami skaitmeninius parašus, visus parašus pasirašydavome tradiciniu būdu: Sutartys ir svarbūs dokumentai būdavo atspausdinami, pasirašomi ranka ir siunčiami paštu, per kurjerį arba elektroniniu paštu, kad būtų gauti kiti parašai. Šis procesas užimdavo daug laiko, buvo neefektyvus ir dažnai vėluodavo, ypač kai reikėdavo kelių parašų arba kai reikėdavo keistis dokumentais iš vienos vietos į kitą. Be to, taikant popierinį metodą didėjo klaidų, nuostolių ir neišsamių archyvų rizika.

Rinkdamiesi tinkamą e. parašo paslaugų teikėją vadovavomės keliais kriterijais. Pirma, svarbiausia buvo saugumas, nes skaitmeniniai parašai naudojami svarbioms sutartims ir dokumentams, kuriuose yra konfidencialios informacijos. Todėl buvo būtina pasirinkti teikėją, kuriam taikomi aukšti saugumo standartai, pavyzdžiui, šifravimo technologijos ir duomenų apsaugos taisyklių, tokių kaip BDAR, laikymasis.

Be to, buvo labai svarbu, kad būtų patogu naudotis. Paslaugų teikėjas turėjo pasiūlyti intuityvią ir lengvai naudojamą platformą, kad mūsų darbuotojai galėtų iš karto pradėti dirbti be didelių mokymų. Svarbus veiksnys taip pat buvo suderinamumas su mūsų esamomis sistemomis ir sklandi integracija į mūsų darbo srautus.

Galiausiai ne mažiau svarbų vaidmenį atliko ir pasiūlymo kaina bei lankstumas. Sąmoningai ieškojome Europos paslaugų teikėjo, kuris siūlytų skaidrią išlaidų struktūrą ir keičiamo dydžio sprendimus, galinčius augti kartu su mūsų verslu. Techninė pagalba ir klientų aptarnavimas taip pat buvo svarbūs kriterijai, siekiant užtikrinti, kad iškilus klausimams ar problemoms greitai gautume pagalbą.

Pagrindinė taikymo sritis - sutarčių tvarkymas, ypač tiekėjų ir paslaugų sutarčių, pirkimo sutarčių, NDA ir preliminariųjų susitarimų, kuriuos dažnai reikia pasirašyti keliais parašais.

Mūsų įmonėje programinės įrangos sprendimas turi atitikti griežtus duomenų saugumo ir atitikties standartus, kad būtų užtikrinta jautrios informacijos apsauga. Pirmiausia tai apima atitiktį Bendrajam duomenų apsaugos reglamentui (BDAR), kad asmens duomenys būtų tvarkomi saugiai ir atsakingai. Šifravimo technologijos tiek perduodant, tiek saugant duomenis yra būtinos, kad būtų užkirstas kelias neteisėtai prieigai. Taip pat vertiname daugiafaktorinį autentifikavimą (MFA) ir prieigos valdymą, kad užtikrintume, jog prie mūsų sistemų ir duomenų galėtų prisijungti tik įgalioti asmenys.

"sproof sign" mums ypač patinka didelio saugumo ir patogumo vartotojui derinys, taip pat intuityvi vartotojo sąsaja, leidžianti mūsų darbuotojams greitai naudotis platforma be didelių mokymų. Integracija į mūsų esamas sistemas vyko sklandžiai, o lanksčios "sproof sign" pritaikymo galimybės puikiai atitinka mūsų specifinius reikalavimus ir darbo eigą.