Firma elettronica legalmente valida

C'è ancora confusione: termini diversi, spesso molto simili, come forma scritta, forma scritta, libertà di forma, forma scritta a mano, generano confusione quando si tratta di gestire i contratti. Per questo motivo, purtroppo le persone ricorrono ancora spesso alla penna, alla carta e agli ingombranti canali postali quando c'è qualcosa da firmare.

In questo articolo, spieghiamo per quali casi d'uso la firma digitale è valida al 100% dal punto di vista legale e garantisce il massimo valore probatorio e la tracciabilità. Piccolo "spoiler": Ci sono solo pochissimi casi eccezionali in cui la firma elettronica non è consentita. Per il resto, il processo di firma digitale 'batte' la firma analogica in ogni caso, grazie all'impermeabilità tecnica e al massimo valore probatorio.

Qual è la funzione dei contratti?

Fondamentalmente, è ovvio: firmando un contratto, tutte le parti coinvolte accettano le condizioni e gli obblighi stabiliti nel contratto. La conclusione di un contratto assicura che tutte le parti contraenti adempiano ai loro obblighi e che i loro diritti e interessi siano tutelati. Inoltre, un documento firmato può servire come prova in caso di conflitto e aiutare a resistere in tribunale. Il modo più efficiente per firmare i contratti è quello di farlo digitalmente.

Che sia analogico o digitale: Cosa significa libertà di forma per i contratti?

Nei Paesi europei, i contratti sono generalmente validi senza una forma prescritta. Ciò significa che non ci sono regolamenti sul modo in cui i contratti devono essere firmati. Ad esempio, è consentita la forma elettronica, scritta o anche orale (si veda la Sezione 883 ABG). In definitiva, le stesse parti contraenti possono concordare un tipo specifico di firma.

Sebbene non vi siano requisiti legali su come firmare i contratti che non sono soggetti ad alcun requisito di forma, si consiglia cautela per molti scopi commerciali! Sarebbe un errore firmare contratti importanti che non sono soggetti ad alcun requisito formale con uno standard di firma elettronica basso. Se ci sono contratti con importi di negoziazione elevati o con un alto rischio di responsabilità, è assolutamente necessario utilizzare uno standard di firma digitale elevato.

Alcuni contratti richiedono la forma scritta per legge.

Per alcuni tipi di contratto, la protezione di una delle parti contraenti è di particolare importanza, motivo per cui la legge richiede la forma scritta. In termini legali, si parla di forma scritta. Per adempiere alla forma scritta o alla forma scritta, la legge richiede la firma autografa di entrambe le parti contraenti. In Austria, la forma scritta è regolata dal § 886 ABGB, in Germania dal § 126 paragrafo 1 BGB.

Ecco la buona notizia sancita dalla legge: Secondo la Sezione 126a BGB (DE), la forma scritta prescritta dalla legge può essere sostituita dalla forma elettronica, a meno che la legge non disponga diversamente. In generale, il Regolamento eIDAS, in vigore in tutta Europa dal 2016, regola i requisiti tecnici e di contenuto delle firme elettroniche e prevale sulle leggi nazionali.

Se la "forma scritta" è specificamente richiesta, la firma elettronica qualificata (QES) può essere utilizzata per una firma conforme alla legge.

È quindi importante capire che i termini "forma scritta" o "forma scritta", che tendono ad implicare la scrittura a mano e la carta, non escludono in alcun modo i metodi digitali. La firma digitale può essere equivalente al 100% alla "scrittura a mano".

Testamenti & Co. In rari casi, è sufficiente una "firma umida".

La firma autografa è richiesta per la stipula di contratti e la firma di documenti solo se ciò è espressamente (!) prescritto da una disposizione di legge o da un accordo contrattuale tra le parti.

Oltre ad alcuni documenti di diritto successorio come i testamenti (che devono essere scritti a mano) e ad alcuni altri atti notarili, ci sono alcuni esempi di spicco di tipi di documenti che possono essere firmati a mano solo per legge, in particolare nelle risorse umane.

Un esempio è la cessazione del rapporto di lavoro tramite preavviso di licenziamento o un accordo di cessazione ai sensi della Sezione 623 del Codice Civile Tedesco (BGB) nella legge tedesca (!). Nessuna forma di firma elettronica può sostituire la forma scritta in questo caso, in quanto la forma elettronica è espressamente esclusa dalla legge ai sensi della Sezione 623 BGB.

Un'importante battuta d'arresto nella politica di digitalizzazione tedesca è stata recentemente oggetto di discussioni controverse in molti media. Dal 1995, i datori di lavoro in Germania devono registrare per iscritto le condizioni contrattuali più importanti e consegnarle al dipendente per la firma, in conformità con la Legge tedesca sulle prove (NachwG): La registrazione delle condizioni di lavoro essenziali (§2 NachwG). Sebbene la Direttiva UE (Regolamento eIDAS) consenta la trasmissione elettronica, in Germania non è consentito fornire prove delle condizioni contrattuali essenziali in forma elettronica. Anche una firma elettronica qualificata non soddisfa i requisiti della Legge sulla Verifica.

La nostra valutazione personale: Sarà solo una questione di tempo prima che le necessarie offensive di digitalizzazione, soprattutto nel settore delle risorse umane, abbiano un impatto positivo anche sulla legislazione e che la Legge sulla Verifica venga nuovamente modificata molto presto.

Inoltre, esistono già dei 'workaround' anche per questo caso speciale, al fine di limitare il più possibile la quantità di carta e il tempo necessario e mantenere al minimo le interruzioni dei media. Questo funziona, ad esempio, grazie a documenti aggiuntivi che vengono firmati analogicamente in conformità alla legge, ma una copia digitale viene comunque gestita e conservata centralmente nell'archivio digitale.

Completamente privo di rischi: firmi digitalmente e in conformità ai requisiti formali richiesti.

Indipendentemente dal fatto che sia analogico o digitale, la legislazione nazionale regola principalmente se e come un contratto sia soggetto a requisiti formali. Una volta acquisita una visione d'insieme e deciso di intraprendere la strada del digitale e del risparmio di tempo, il Regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) si applica come quadro valido in tutti gli Stati membri dell'Unione Europea. Questo quadro giuridico dovrebbe far progredire la trasformazione digitale in tutta Europa, consentire processi aziendali senza discontinuità mediatica e facilitare processi elettronici sicuri tra 28 mercati individuali.

Gran parte di eIDAS regola le questioni relative all'identità digitale sicura e alle firme elettroniche sicure. Quindi, se, come già detto, la firma elettronica non è esplicitamente esclusa dalle leggi nazionali, i contratti possono essere firmati in conformità alle linee guida eIDAS. Il regolamento distingue fondamentalmente tre tipi di firma elettronica: semplice, avanzata e qualificata.

È importante per tutti gli operatori commerciali avere una buona panoramica dei processi contrattuali in azienda, al fine di decidere quale standard di firma è quello giusto per quale processo contrattuale.

Le consigliamo di leggere in dettaglio il nostro articolo di panoramica sugli standard di firma. In combinazione con questo articolo, sarà in grado di decidere quali dei suoi contratti dovrà firmare con quale standard.

Ecco un esempio pratico comune di firma non legalmente valida:

Esempio di e-mail: Le decisioni che vengono eseguite come testo in un'e-mail sono soggette alla forma scritta per essere legalmente valide. Ciò significa che una firma scritta deve essere apposta da tutte le parti del contratto. In questo caso, spesso le firme digitali sono inadeguate. Le seguenti procedure non sono valide dal punto di vista legale:

• Stampare, firmare, scansionare di nuovo, inviare (interruzione del supporto).
• Inserire un'immagine di firma nel documento e-mail (firma elettronica semplice).

Solo la firma elettronica qualificata sarebbe il metodo legalmente valido in questo caso.

Conclusione

Nonostante le offensive di digitalizzazione e i nuovi metodi per fare affari senza carta, siamo convinti che la firma sarà sempre una parte essenziale delle decisioni e delle approvazioni di ogni tipo. Ciò significa che la sicurezza e la conformità devono essere garantite, soprattutto nel settore professionale.

È qui che entra in gioco la forza delle piattaforme di firma digitale come sproof sign: i processi tecnicamente complessi vengono gestiti in background. Ad esempio, deve identificarsi solo una volta per la firma elettronica qualificata. La piattaforma la guida attraverso il processo di 10 minuti.