LeasePlan è un'azienda globale specializzata nella fornitura di soluzioni di leasing auto e di gestione della flotta. LeasePlan gestisce una flotta di oltre 1,9 milioni di veicoli e offre alle aziende di tutte le dimensioni un servizio completo per i loro veicoli commerciali. Al momento di scegliere il fornitore giusto per la digitalizzazione dei processi di firma, sproof sign è stato scelto per un caso d'uso specifico.
Ritratto
Nome dell'azienda: LeasePlan
Breve descrizione del progetto:"Un caso particolare ha richiesto l'integrazione di una piattaforma di firma digitale per l'interazione tra alcuni dei nostri principali clienti."
Perché sproof sign:"Uno dei vantaggi di sproof sign è la gestione molto semplice di grandi volumi di documenti da firmare (caricamento dei documenti e firma in batch)".
Roland Woerle, Responsabile di progetto IT esterno
Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?
Woerle: "Utilizzavamo già una piattaforma di firma per le firme elettroniche e ne eravamo sostanzialmente soddisfatti. Per un'emissione necessaria di circa 4.000 contratti per 1.500 clienti B2B, dovevamo trovare una nuova soluzione che ci permettesse di compilare i contratti in modo completamente elettronico, inviarli e inoltrarli ai nostri clienti con la circolazione delle firme.
Il nostro compito era quello di trovare un fornitore in grado di gestire questi volumi dal punto di vista tecnico, di consentire lo standard tecnico delle firme qualificate e di essere flessibile ai nostri requisiti dettagliati.
Abbiamo contattato diversi fornitori con questi requisiti, ma abbiamo trovato la soluzione migliore in sproof sign".
Perché il progetto si è basato esclusivamente sulla firma qualificata? Quali criteri sono stati decisivi per lei nella ricerca del giusto fornitore di firma elettronica?
Woerle: "Alcuni dei nostri clienti o fornitori volevano firmare i contratti solo tramite firma elettronica qualificata, per altri era sufficiente anche una firma avanzata. Per questo motivo, abbiamo dovuto reagire in modo flessibile ai requisiti".
Lei parla di "esecuzioni di firme complesse". Come descrive il caso d'uso di sproof sign?
Woerle: "In LeasePlan, manteniamo un approccio orientato al servizio verso i nostri clienti e, ove possibile, rispondiamo sempre in modo flessibile alle diverse esigenze dei clienti. Questo è stato il caso anche quando si è trattato di ottenere le firme per i documenti contrattuali. L'obiettivo era quello di precompilare i circa 4.000 contratti con tutti i dati contrattuali e di prepararli per i firmatari autorizzati in modo tale che potessero essere controllati, semplicemente firmati e restituiti senza grandi sforzi".
Quindi la firma dello stack è stata usata molto intensamente?
Woerle: "La firma per lotti è stata utilizzata soprattutto dai nostri fornitori che dovevano controfirmare i contratti dei clienti. Hanno apprezzato la possibilità di controfirmare tutti i contratti ricevuti fino a quel momento con una firma qualificata solo una volta alla settimana. Abbiamo testato intensamente questa funzione in anticipo e, a condizione che i volumi di dati dei singoli documenti non fossero troppo grandi, questo processo ha funzionato senza problemi".
"Uno dei vantaggi di sproof sign è la gestione molto semplice di grandi volumi di documenti da firmare (caricamento dei documenti e firma in batch)".
Roland WoerleResponsabile di progetto IT
Qual è stato il feedback da parte del cliente: la firma digitale è stata accettata?
Woerle: "La nostra base di clienti spazia dalle PMI e dalle medie imprese alle più grandi aziende nazionali e internazionali. Tuttavia, l'accettazione della firma digitale variava molto. Mentre alcune aziende sono state incuriosite dal processo senza attrito delle firme senza carta, ci sono state altre aziende che non volevano firmare i contratti digitalmente o le cui politiche interne non lo permettevano. In questi casi, i clienti hanno potuto scaricare i contratti in formato PDF, firmarli manualmente e poi utilizzare nuovamente Sproof per controfirmarli.
Vedo che l'Austria deve recuperare un po' di terreno e spero che le aziende come Sproof, con una soluzione di proprietà, creino la fiducia necessaria e permettano alle nostre aziende di avere una soluzione sicura, affidabile e completamente digitalizzata, con molte efficienze di processo, risparmi di tempo e di costi".
Quali standard di sicurezza e conformità dei dati deve soddisfare una soluzione software nella sua azienda?
Woerle: "Naturalmente, era importante che la soluzione di firma soddisfacesse tutti i requisiti di protezione dei dati. Essendo una soluzione cloud, non dovevamo nemmeno preoccuparci dell'hosting dei documenti".
Cosa le piace di più del segno Sproof?
Woerle: "Oltre alle caratteristiche tecniche, la rapidità di reazione e di implementazione dei nostri requisiti e la buona collaborazione con il team di sproof sono stati decisivi per noi. sproof è stato molto dinamico e professionale nella gestione, cosa che abbiamo apprezzato molto del progetto. Alla fine, tutto è filato liscio e siamo rimasti molto soddisfatti. "
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