Connessione API e facilità d'uso: I criteri decisionali per il segno sproof presso la FH Upper Austria

Ci sono diversi livelli di rappresentanza e amministrazione all'interno del corpo studentesco. Il rilascio di vari documenti e l'approvazione dei pagamenti sono richiesti quotidianamente. Queste richieste richiedono l'uso di firme qualificate o, in alternativa, di firme fisiche e dei loro documenti originali. Si tratta di un processo che richiede molto tempo. Abbiamo deciso di digitalizzare e modernizzare i nostri processi e compiti amministrativi, in modo da poter investire più tempo nel nostro compito effettivo di rappresentanza. Per questo motivo, abbiamo anche collegato sproof sign al nostro strumento interno di gestione del budget, per far firmare digitalmente i documenti dalle 3 persone necessarie in futuro, senza dover perdere tempo a scambiarli e inviarli via e-mail.

Diversi criteri sono stati decisivi per noi quando abbiamo cercato il giusto fornitore di firma elettronica. Un aspetto fondamentale era la connessione API, in quanto dovevamo crearla da un sistema di terze parti. Era anche importante che le persone esterne potessero essere facilmente invitate a firmare via e-mail. Un altro criterio era la facilità d'uso e la modernità del software, che doveva riflettersi in un'interfaccia utente intuitiva. Un fornitore che combina tutti questi requisiti in un software conveniente è un grande vantaggio per noi e credo che questo sia un grande punto a favore di sproof sign. Per questi motivi, abbiamo deciso di lavorare con sproof.

Utilizziamo le firme digitali per diverse applicazioni. Da un lato, le utilizziamo per l'approvazione dei pagamenti, consentendo di autorizzare le transazioni finanziarie in modo rapido e sicuro. Dall'altro, la utilizziamo per i documenti interni, per ottimizzare i processi di lavoro e ridurre i costi amministrativi. Utilizziamo la firma digitale anche per i documenti degli studenti dell'Università di Scienze Applicate dell'Alta Austria. Questi documenti confermano che gli studenti hanno una funzione specifica nell'Unione degli Studenti Austriaci (ÖH). La firma digitale ci consente di creare e inviare queste conferme in modo semplice e legalmente sicuro. Grazie alle numerose possibilità di utilizzo della firma digitale, possiamo lavorare in modo più efficiente e allo stesso tempo garantire la sicurezza dei nostri documenti.

L'integrazione del cloud è stata implementata per noi tramite un partner e si è svolta senza problemi. L'integrazione API ha funzionato bene e ci ha permesso di collegare senza problemi i nostri sistemi esistenti con la nuova soluzione di firma. Tuttavia, la conversione dei processi rilevanti per i dipendenti e l'introduzione di questi nuovi e moderni metodi di lavoro è un processo che richiede tempo.

Anche noi, come Unione degli Studenti dell'Alta Austria, siamo soggetti alle normative e alle leggi vigenti. La soluzione software che utilizziamo per la firma digitale deve quindi soddisfare diversi standard in termini di sicurezza e conformità dei dati. Da un lato, è essenziale che la soluzione di firma sia conforme al regolamento e-IDAS dell'Unione Europea, poiché questo definisce il quadro giuridico per le firme elettroniche nell'Unione Europea. Inoltre, il software deve essere conforme alle leggi e ai regolamenti nazionali in vigore, in modo da essere legalmente protetti. Senza contare che deve essere conforme al RGPD. La nostra soluzione deve quindi fondamentalmente garantire che tutte le informazioni e i documenti personali siano elaborati e archiviati in conformità ai severi requisiti del RGPD.

Ciò che mi piace particolarmente di sproof sign è la presentazione chiara e moderna di tutte le applicazioni, nonché la pratica funzione di filtro per identificare rapidamente i documenti aperti da firmare. Naturalmente, è utile anche la funzione batch, che consente di QESare in modo efficiente grandi quantità di documenti allo stesso tempo. Soprattutto quando si elaborano fino a 400 documenti, questa funzione è un vero sollievo nel lavoro quotidiano.

sproof sign offre un vantaggio significativo per noi, grazie alla possibilità di invitare persone esterne a firmare via e-mail. Queste persone possono poi firmare facilmente i documenti in tutta l'UE, utilizzando un'ampia varietà di metodi di firma.