Ottenere le firme (con il flusso di lavoro delle firme)

Prima di tutto, un'informazione importante:

• La persona che invita paga sempre le firme
• La sua controparte non ha bisogno di avere un account sproof sign e può semplicemente aprire il suo invito (ad esempio via e-mail) con qualsiasi dispositivo mobile (smartphone, PC, tavolo) e seguire le istruzioni.

Istruzioni passo dopo passo

In questo tutorial, vorremmo mostrarle come può obbedire alle firme utilizzando flussi di lavoro intelligenti. Un cosiddetto flusso di lavoro la aiuta a mappare processi di firma anche complessi e a renderli riutilizzabili. Può trovare maggiori informazioni sui flussi di lavoro nel tutorial Creare e utilizzare i flussi di lavoro .

Non appena effettua l'accesso, ha a disposizione diverse opzioni per caricare uno o più documenti in una cartella di documenti. Può anche iniziare con un modello che desidera inviare per la firma.

Il documento o i documenti vengono aperti nella vista editor di sproof sign. Apra la scheda "Destinatari" sul lato destro.

Clicchi nel campo di ricerca nella barra laterale destra sotto 'Aggiungi destinatari'. Questo tutorial riguarda l'utilizzo di un flusso di lavoro per ottenere le firme. Può trovare maggiori informazioni sui flussi di lavoro nel modulo di apprendimento [Creare e utilizzare i flussi di lavoro](sproofacademyworkflowlink ). Per selezionare uno dei suoi flussi di lavoro, proceda come segue:

1. nell'overlay, clicchi sull'icona del libro con il testo 'Seleziona da contatti e flussi di lavoro'. Si aprirà una schermata in cui sono elencati tutti i suoi contatti, gruppi e flussi di lavoro.
2. Nella parte superiore può filtrare per contatti, gruppi o flussi di lavoro. Per trovare più facilmente il suo flusso di lavoro, clicchi su 'Flussi di lavoro'.
3. per selezionare un flusso di lavoro, clicchi sul più verde (+) nella rispettiva voce dell'elenco.
4. Può quindi confermare la selezione cliccando sul pulsante verde 'Applica selezione'.

Una volta effettuata la selezione, clicchi su 'Avanti'.

Le impostazioni del flusso di lavoro selezionato sono state applicate. Tuttavia, può modificare le impostazioni in qualsiasi momento. Ad esempio, può aggiungere altre persone o rimuovere dall'elenco dei destinatari le persone salvate nel flusso di lavoro. In generale, ha le seguenti opzioni:

1. Definire un ordine in cui le persone invitate devono eseguire le sue interazioni (firma, visualizzazione, approvazione). Può anche definire se i suoi destinatari devono firmare con uno standard di firma specifico (AES/QES). Se non effettua questa impostazione, sono le stesse persone invitate a scegliere. Con sproof sign, lei e la sua controparte firmate al 100% in conformità a eIDAS con la firma elettronica avanzata o qualificata. Grazie all'interfaccia integrata per tutti i fornitori di eID, tutti i fornitori di eID di tutta Europa sono disponibili per lei o per le persone invitate a firmare. Ad esempio, ID-Austria o la carta d'identità tedesca con funzione online.
2. Di seguito vedrà l'elenco dei suoi destinatari. Se ha selezionato la casella di controllo 'Imposta ordine', può ora trascinare le singole persone nell'ordine desiderato.
3. Cliccando sull'icona a 3 punti, può effettuare le impostazioni per il rispettivo turno. Ad esempio, può specificare che solo una persona di questo turno deve firmare/vedere/approvare a nome delle altre persone.
4. Cliccando sull'icona a forma di freccia (>) accanto ad un destinatario, può accedere alle impostazioni per la rispettiva persona. Queste sono spiegate più dettagliatamente in un altro grafico.

Nelle impostazioni del destinatario ha a disposizione le seguenti opzioni:

1. cliccare sull'icona della matita per personalizzare i dati personali della persona (ad esempio il nome)
2. definire il ruolo della persona: può scegliere tra 'Firmatario', 'Visualizzatore' e 'Approvatore'. Un firmatario deve firmare il documento. Un visualizzatore può solo visualizzare il documento e un approvatore deve dare il suo consenso (approvare). Importante: i firmatari e gli approvatori influenzano l'avanzamento del flusso di lavoro. Ciò significa che se una persona in una posizione designata non firma o non approva, il processo non può essere completato. Questo non è il caso di una persona che visualizza!
3. specifichi il tipo di firma individuale per la rispettiva persona: Il tipo di firma individuale sovrascrive le impostazioni del tipo di firma generale del documento. Info: se desidera che la sua controparte firmi con la firma elettronica qualificata (QES), ma questa persona non possiede una QES, può coprire i costi di identificazione. Può trovare maggiori informazioni al riguardo nel tutorial Firme OnDemand .
4. può rimuovere il destinatario cliccando sul pulsante rosso.

Clicchi sull'icona X in alto a destra per tornare ai destinatari.

Nella seconda fase, può inserire segnaposti per la firma e altri campi modulo per i suoi destinatari. Se li ha già definiti nel flusso di lavoro, verranno applicati automaticamente. Importante: deve impostare almeno una posizione di firma per ogni firmatario.

1. Qui può vedere per quale firmatario sta definendo la posizione di firma e i campi modulo. Può utilizzare il menu a tendina per passare da un destinatario all'altro.
2. inserisca almeno un segnaposto per destinatario nel documento per definire la sua posizione di firma e continuare. Può scegliere tra una firma (nome e cognome) o le iniziali (ad esempio A.B.). Entrambe sono firme equivalenti.
3. Qui troverà dei campi modulo aggiuntivi che sono assegnati al destinatario e possono essere compilati solo da questa persona. Li inserisca nel documento utilizzando il drag & drop. (Nota: i campi non assegnati - i cosiddetti campi generali - che possono essere compilati da qualsiasi destinatario, possono essere aggiunti nel menu alla voce 'Modifica documento' o se seleziona 'Non assegnato' come destinatario quando invita i contatti).

La dimensione e la posizione possono essere regolate per tutti i segnaposto della firma e i campi del modulo. Clicchi sulla X verde per rimuovere nuovamente il campo. Nella vista in miniatura a sinistra, può vedere in quale pagina ha collocato i campi modulo e i segnaposto firma per quali destinatari. I piccoli indicatori hanno un colore diverso per ogni persona.

Una volta terminata la preparazione del documento, clicchi su "Avanti".

Nella terza fase, può impostare l'invito via e-mail. L'amministratore del suo piano (o lei come amministratore) potrebbe aver impostato dei testi predefiniti per le e-mail. Può personalizzarli. Può trovare maggiori informazioni su come predefinire i testi delle e-mail come amministratore nel modulo Opzioni di branding .

1. definire un oggetto: Selezioni un oggetto unico che verrà visualizzato dagli invitati come 'titolo' dell'e-mail.
2. il testo generale dell'invito è lo stesso per tutti i destinatari. Componga un messaggio o lo selezioni tra i messaggi precedenti.
3. Può anche comporre un messaggio individuale per ciascun destinatario, che verrà visualizzato solo per la rispettiva persona. Qui può aggiungere informazioni e spiegazioni personalizzate, ad esempio.

Può effettuare ulteriori impostazioni nella quarta e ultima fase:

1. impostare un promemoria e/o una data di scadenza: la data del promemoria definisce l'ora a partire dalla quale verranno inviati i promemoria automatici. La data di scadenza definisce la data entro la quale le persone invitate devono aver completato le loro azioni.
2. Nelle impostazioni aggiuntive può, ad esempio, consentire l'inoltro del documento. Se una persona invitata inoltra il documento, questo autorizza un'altra persona a firmarlo al posto della persona in questione. Può anche specificare se il documento finalizzato deve essere inviato alla fine. Può anche definire la lingua di invito dell'e-mail.
3. Infine, clicchi sul pulsante verde 'Invia invito' per inviare i suoi inviti ai destinatari.

Una sovrimpressione la informa che i suoi inviti sono stati inviati. Se ha apportato delle modifiche al flusso di lavoro selezionato, può aggiornarlo. Per farlo, clicchi sul pulsante verde 'Aggiorna flusso di lavoro'.

Non appena il documento è stato inviato, può seguire il progresso delle firme nel documento alla voce 'Destinatari' e nella dashboard.

Dopo l'invito, può regolare le impostazioni del promemoria nel documento, visualizzare le impostazioni generali e aggiungere successivamente altri destinatari al documento.

Cliccando sulla freccia (>) accanto ad una persona, se non ha ancora firmato, può modificare i campi impostati per questa persona, inviare nuovamente l'invito o eliminare completamente il destinatario.