Utilizzi i moduli e i campi

Elenco di tutti i campi modulo

sproof sign le offre un'ampia selezione di campi modulo, in modo da non avere limiti nella preparazione dei suoi documenti:

1. Firma: Posizione di firma in cui il documento viene firmato con il nome e cognome.
2. Iniziali: Posizione di firma in cui vengono firmate le iniziali del nome
3. Nome: Nome, cognome o nome completo
4. Indirizzo e-mail: Indirizzo e-mail
5. Organizzazione: ad esempio azienda, datore di lavoro, ecc.
6. Indirizzo: Indirizzo parziale o completo (ad esempio via, numero civico, porta,...)
7. Codice postale: Codice postale
8. Paese: Informazioni sul Paese
9. Data: Data
10. IBAN: numero di conto bancario internazionale
11. Testo (fisso): testo di sola lettura che viene fissato sul documento senza doverlo firmare
12. Testo: Campo di testo che può essere riempito con qualsiasi testo
13. Casella di scelta: Un menu a tendina con una o più opzioni di selezione, che devono essere specificate dal mittente.
14. Casella di controllo: Le caselle di controllo sono spesso utilizzate per domande a scelta multipla, o per dare conferma o accettare condizioni.
15. Radiobox: Le radiobox sono spesso utilizzate per domande a scelta singola, in cui si chiede alle persone di scegliere una risposta da un gruppo di risposte.
16. Campo data: Data
17. Caricamento di file: Il mittente può definire fino a 3 file (immagini e/o documenti) per destinatario, che devono essere caricati prima di firmare il documento.

Collocazione e configurazione dei campi modulo

Ecco come può posizionare e configurare i campi modulo in sproof sign:

1. Troverà un elenco di tutti i campi modulo disponibili nella barra laterale destra. La barra laterale ha un aspetto diverso a seconda che stia inserendo i campi per sé o per i suoi destinatari.
2. Trascini un campo sul documento per posizionarlo. Può selezionare un campo cliccando su di esso. Per spostare un campo, tenga premuto il pulsante del mouse e lo trascini in un'altra posizione.
3. Una volta selezionato un campo, appare un overlay direttamente sopra il campo, che contiene le seguenti funzioni: Cambia assegnazione, Apri le impostazioni del campo, Duplica campo, Riduci/ingrandisci carattere e Elimina campo.
4. Clicchi sull'icona della matita per aprire le impostazioni del campo nella barra laterale destra: qui può, ad esempio, modificare l'assegnazione, contrassegnare il campo come campo obbligatorio ed effettuare altre impostazioni corrispondenti al campo.

L'anteprima

L'anteprima rappresenta un'anteprima di stampa, per così dire. Mostra come apparirà il documento quando lo scaricherà in questo momento. Questa funzione è importante perché tutti i campi del modulo e della firma, ad eccezione del campo "Testo (fisso)", vengono fissati solo dopo che il documento è stato firmato. Ciò significa che NON vengono visualizzati nell'anteprima prima della firma. Può utilizzare l'anteprima per verificare quali campi sono già fissati sul documento e quali no.

1. In questo esempio, può vedere un testo di sola lettura ("Testo (fisso)"), un campo nome e una posizione di firma.
2. Può aprire l'anteprima cliccando sul pulsante Anteprima nella barra dei menu superiore.

1. Il testo di sola lettura è visibile sul documento perché è fisso quando il documento viene scaricato, indipendentemente dalla firma.
2. Il campo del nome e la posizione della firma non vengono visualizzati nell'anteprima, in quanto vengono fissati sul documento solo dopo che è stato firmato.
3. Può scaricare il documento così com'è.
4. Chiuda l'anteprima tramite il pulsante di chiusura in basso o tramite l'icona X in alto a destra.

Barra degli avvisi e accesso rapido

Ha due opzioni per scorrere e completare i campi del modulo sul suo documento: Direttamente sul documento o tramite la cosiddetta barra di notifica.

1. La barra degli avvisi* mostra per chi sta inserendo i campi del modulo, ossia 1) per lei, 2) per un destinatario o 3) campi non assegnati (generali).
2. Le informazioni tra le parentesi indicano quanti campi ha già inserito per questa persona e quanti di questi sono già stati compilati. L'icona di controllo è grigia finché non sono stati compilati almeno tutti i campi obbligatori e il documento può essere firmato.
3. Può utilizzare le frecce per navigare rapidamente e facilmente tra i campi della persona in questione.
4. Il pulsante verde con l'icona della matita apre l'accesso rapido.
5. Tutti i campi del modulo per la persona in questione sono elencati nell'accesso rapido e possono essere completati in una sola volta. Tuttavia, alcuni campi, come quelli della firma, devono essere controllati direttamente sul documento. Può utilizzare l'icona a destra di un campo per passare direttamente al campo corrispondente sul documento.
6. Può filtrare i campi per avere una panoramica migliore dei campi già compilati e di quelli ancora aperti.

I campi modulo nella pratica

Esistono cinque casi d'uso per l'utilizzo dei campi modulo:

• Carica un documento e inserisce dei campi modulo generali che possono essere compilati da chiunque.
• Carica un documento e inserisce dei campi modulo per lei, che possono essere precompilati.
• Carica un documento, aggiunge dei destinatari e inserisce dei campi modulo assegnati per loro.
• Carica un documento con campi modulo esistenti.
• Riceve un documento e compila i campi modulo inseriti.

Questi cinque casi d'uso possono anche essere combinati e sono descritti più dettagliatamente di seguito.

Caso d'uso 1: caricamento di un documento e inserimento di campi modulo generali

Come descritto nella sezione "Tipi di campi modulo", i campi generali non sono assegnati a nessuno e possono quindi essere compilati da chiunque. Tuttavia, solo fino a quando la prima persona firma il documento, poi vengono fissati sul documento. Per inserire i campi generali, carichi un documento e selezioni "Modifica documento" nella barra laterale destra.

1. Trascini i campi generali dalla barra laterale destra sul documento.
2. Se necessario, deve effettuare delle impostazioni per il campo. Per farlo, clicchi sull'icona della matita.
3. Il numero di campi generali viene visualizzato nella barra degli avvisi. Utilizzi le frecce per navigare tra i campi o li compili direttamente in modalità di riempimento rapido.

Tenga sempre presente che i campi generali vengono scritti non appena una persona firma il documento. Pertanto, se desidera che i campi vengano compilati da qualsiasi destinatario, firmi il documento prima di inserire i campi o solo dopo che uno dei suoi contatti ha compilato i campi e firmato il documento.

Caso d'uso 2: caricare un documento e inserire i campi modulo a lei assegnati

Se inserisce dei campi modulo per se stesso, carichi un documento e selezioni "Firma tu stesso" nella barra laterale destra.

1. Troverà i campi modulo nella terza scheda. È importante che abbia precedentemente selezionato un tipo di firma e uno stile di firma, altrimenti non potrà inserire alcun campo nel documento.
2. Ora trascini e rilasci un numero qualsiasi di campi modulo sul documento. Come già descritto nella sezione "Tipi di campi modulo", i campi predefiniti sono già riempiti con i suoi dati, risparmiando tempo nella compilazione dei campi. Può modificare il loro contenuto in qualsiasi momento.
3. Il numero di campi impostati per lei viene visualizzato nella barra degli avvisi. Utilizzi le frecce per navigare tra i campi o li compili direttamente in modalità di compilazione rapida.
4. Quindi firmi il documento per registrare la sua firma e gli altri campi del modulo sul documento.

Se lo desidera, può poi invitare i contatti a firmare. Può saperne di più nella prossima sezione "Caso d'uso 3: caricare un documento e inserire campi modulo per i contatti".

Caso d'uso 3: caricare un documento e inserire campi modulo per i contatti

Per inserire campi modulo esplicitamente assegnati ad un destinatario specifico, carichi un documento e selezioni "Destinatari" nella barra laterale destra. Aggiunga uno o più contatti e definisca l'ordine di firma, i ruoli, ecc. se necessario. Clicchi su "Avanti" per passare alla fase successiva. Ora può inserire i campi modulo per i suoi destinatari. Tenga presente che almeno una posizione di firma deve essere impostata per tutte le persone che firmano.

1. In questo campo di selezione, può vedere quale destinatario è attualmente selezionato. Clicchi sul campo per selezionare un'altra persona dall'elenco. Può anche selezionare "Chiunque" se desidera inserire dei campi generali.
2. Ora trascini sul documento un numero qualsiasi di campi modulo per la persona selezionata.
3. Il numero di campi per la persona selezionata viene visualizzato nella barra di avviso. Utilizzi le frecce per navigare tra i campi o li compili direttamente per la rispettiva persona in modalità di compilazione rapida.
4. Quindi passi alla persona successiva - tramite il campo di selezione nella parte superiore della barra laterale o tramite il pulsante in basso.

Ripeta questa operazione fino a quando non avrà inserito i campi modulo necessari per tutti i contatti. A questo punto può impostare il suo invito.

Caso d'uso 4: Caricamento di un documento con campi modulo esistenti

Se carica un documento con campi modulo esistenti, questi verranno riconosciuti da sproof sign e potrà decidere come procedere:

1. Acquisire i campi: I campi del modulo vengono adottati e inseriti nel documento come campi generali. Possono essere assegnati a qualcuno in un secondo momento o compilati direttamente.
2. Salvare i dati del modulo: Se i campi del modulo sono già stati compilati in un altro strumento (ad esempio Adobe Acrobat Reader), può salvare i dati inseriti direttamente sul documento. A quel punto non potranno più essere modificati.
3. Elimina i campi del modulo: Tutti i campi riconosciuti e il loro contenuto vengono rimossi dal documento.

Se ha selezionato l'opzione 1, i campi modulo riconosciuti vengono inseriti nel documento come campi generali. Può compilarli lei stesso o assegnarli a qualcuno. Per farlo, vada su "Destinatari" e inviti i contatti. Se clicca su "Avanti", nel passaggio successivo le verrà chiesto se desidera assegnare i campi a qualcuno. Selezioni uno dei suoi destinatari.

Suggerimento: in questo passaggio può assegnare tutti i campi in una sola volta. Se desidera assegnare singoli campi a qualcun altro, prima assegni tutti i campi ad una persona e poi modifichi l'assegnazione dei campi corrispondenti direttamente sul documento.

Caso d'uso 5: Ricevere un documento e compilare i campi esistenti

Se ha ricevuto da qualcuno un documento da firmare, lo apra come di consueto tramite il link contenuto nell'e-mail o tramite la sua dashboard sproof e navighi su "Firma tu stesso".

1. Nella terza scheda della barra laterale, vedrà un elenco di tutti i campi del modulo che la riguardano.
2. In questo esempio, sono impostati i campi generali (grigio), i campi a lei assegnati (blu) e i campi per altri destinatari (altri colori, semitrasparenti). I campi obbligatori a lei assegnati e i campi obbligatori generali devono essere completati prima di poter firmare il documento.
3. Può anche vedere quanti campi sono impostati per lei nella barra degli avvisi. Utilizzi le frecce per navigare tra i campi e compilarli sul documento o passi alla modalità di compilazione rapida per compilare i campi.
4. Una volta completati tutti i campi del modulo richiesti, potrà firmare il documento.

Se il mittente ha impostato un campo di caricamento file per lei, può caricare i file richiesti direttamente durante la compilazione dei campi del modulo:

1. Può vedere quali file deve caricare direttamente accanto al campo di caricamento sul documento e nella barra laterale.
2. Ora inizi a caricare i file individualmente. Per farlo, clicchi nel rispettivo campo e selezioni il file corretto nel suo browser di file. Tenga presente che il mittente ha specificato quali formati sono consentiti (documenti e/o immagini). Ogni file può avere una dimensione massima di 5 MB.
3. Un file selezionato può essere rimosso cliccando sul simbolo del cestino e poi caricato nuovamente.
4. I file possono anche essere caricati utilizzando la modalità di riempimento rapido.

Importante: Firmi il documento solo dopo aver compilato tutti i campi e caricato i file.