10 vantaggi di una soluzione cloud e-SaaS

Basato sul cloud - cosa significa?

Il cloud computing consente l'utilizzo e la fornitura di hardware e software via Internet. Grazie a servizi on-demand flessibili e scalabili, gli utenti possono accedere alle applicazioni e ai server da qualsiasi dispositivo, senza avere i dati necessari fisicamente "a portata di mano".

Il termine "cloud" si riferisce all'idea che i dati o le informazioni esistano in uno spazio virtuale e che sia possibile accedervi da qualsiasi luogo. Gli utenti devono solo essere connessi a una rete per utilizzare le applicazioni online o accedere ai dati di un database online.

Che cosa significa SaaS o Software as a Service?

Nel modello SaaS (Software as a Service), gli utenti o le aziende hanno accesso a un software pre-sviluppato al quale possono abbonarsi, di solito su base mensile o annuale. Il fornitore si assume la responsabilità di mantenere e sviluppare il software, ma così facendo, le aziende rinunciano a un certo controllo sulla gestione e sulla personalizzazione delle loro applicazioni. Tutti i dati vengono archiviati ed elaborati sui server del fornitore, per cui gli utenti hanno bisogno solo di una connessione Internet stabile, di un browser e di dispositivi finali moderni come tablet, laptop o smartphone per accedere al software immediatamente e senza installazione.

L'e-SaaS è quindi un sottomodello specializzato in firme elettroniche e digitali.

#1 Mobilità - Può essere utilizzato ovunque ci sia Internet

Con una soluzione e-SaaS, può firmare i suoi documenti in modo rapido ed efficiente ovunque ci sia un accesso a Internet. Non importa se utilizza un computer portatile, uno smartphone, un tablet o anche un computer desktop per questo scopo. In questo modo risparmia tempo prezioso per altre attività.

#2 Disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Una soluzione e-SaaS è pronta all'uso in qualsiasi momento. Può firmare (qualificata) o inviare inviti a firmare 24 ore su 24. Questo garantisce processi end-to-end e un'operatività ininterrotta, che può accelerare le decisioni e forse anche prevenire la perdita di fatturato.

#3 Integrazione perfetta con altre applicazioni

Molte soluzioni e-SaaS offrono una perfetta integrazione con altri flussi di lavoro attraverso le proprie interfacce (API). Ciò significa che i sistemi esistenti, come un sistema di gestione dei documenti (DMS) o qualsiasi soluzione speciale (vedere DATEV), possono essere facilmente estesi per includere le firme elettroniche qualificate.

#4 Miglioramenti continui grazie agli aggiornamenti automatici

Anche le soluzioni e-SaaS come sproof sign vengono costantemente sviluppate. Le correzioni di bug e le nuove funzioni, che sono state ampiamente testate in precedenza, vengono regolarmente fornite in background. Ciò significa che il suo staff IT non deve scaricare o installare manualmente gli aggiornamenti - e può anche fare richieste di funzioni specifiche quando si presentano nuovi requisiti.

In questo modo, la sua azienda beneficia sempre delle funzioni più recenti, senza dover fare investimenti aggiuntivi.

#5 Massima sicurezza dei dati

Le soluzioni e-SaaS elaborano i dati personali nel contesto aziendale come parte del processo di firma. I firmatari devono essere invitati, verificati se necessario, e il documento da firmare deve essere presentato ai firmatari. Quando si utilizzano le firme digitali qualificate, i fornitori di servizi fiduciari esterni si aggiungono al processo e devono elaborare anche alcuni di questi dati. Pertanto, fornitori come sproof sign proteggono la sua privacy attraverso le seguenti misure

a) Conformità al 100% al GDPR

Tutti i requisiti del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati sono soddisfatti. La soluzione può quindi essere utilizzata senza esitazioni, soprattutto dalle aziende dell'Unione Europea.

b) Elaborazione e archiviazione dei dati esclusivamente nell'UE

Tutti i dati vengono elaborati e archiviati esclusivamente su server all'interno dell'Unione Europea. Non vi è alcuno scambio di dati con fornitori di servizi al di fuori dell'Unione Europea.

c) Concetto di cancellazione (Privacy by Default)

La soluzione segue il principio della "Privacy by Default". I dati vengono cancellati automaticamente dopo 30 giorni. Se gli Utenti non lo desiderano, la cancellazione automatica può essere solitamente disattivata.

d) Accordo contrattuale di elaborazione dei dati

Un contratto per il trattamento dei dati commissionato - soprattutto per i clienti aziendali - riassume tutti i punti rilevanti e garantisce chiarezza e sicurezza.

#6 Scalabilità a volontà

Idealmente, una soluzione e-SaaS può crescere senza problemi con la sua azienda, le sue esigenze e il suo team. Ad esempio, se ha bisogno di un maggior numero di dipendenti per firmare con la firma elettronica qualificata, di solito può adattare le licenze corrispondenti senza sforzo.

#7 Alleggerisce l'onere del suo reparto IT.

Quando sceglie una soluzione e-SaaS, la sua azienda beneficia di un pacchetto completo che include la manutenzione e l'assistenza. Il suo reparto IT è alleggerito e può concentrarsi su altri compiti importanti e strategici dell'azienda.

#8 Esperienza utente eccellente

Alcune soluzioni e-SaaS (ma purtroppo non tutte) sono progettate per essere molto facili da usare e per offrire un'esperienza d'uso eccellente. Di solito gli utenti possono essere operativi in modo rapido, semplice e senza molte conoscenze preliminari. Ciò consente alla sua azienda di risparmiare sui costi di formazione e di abbreviare i tempi di implementazione.

#9 Efficienza e riduzione dei costi

I fornitori di e-SaaS come sproof sign sono chiaramente responsabili della gestione, della manutenzione e della risoluzione dei problemi del proprio servizio, quindi non è necessario aggiungere ulteriori dimensioni al suo team IT. Inoltre, non è necessario alcun investimento aggiuntivo per l'acquisto e la manutenzione delle apparecchiature tecniche: non deve espandere la sua infrastruttura hardware e non è responsabile della manutenzione del software.

#10 Miglioramento dell'esperienza dei dipendenti e dei clienti

Con una moderna soluzione e-SaaS, solleva i suoi dipendenti da un compito di routine noioso e lungo (ma estremamente importante). Di conseguenza, i membri del suo team possono concentrarsi meglio sulla loro attività principale, ma anche i suoi partner commerciali e i suoi clienti ne saranno entusiasti.