Mi az a digitális aláírás?

A digitális aláírás (vagy e-aláírás, eSignature stb.) a vállalatok és magánszemélyek számára nélkülözhetetlen eszközzé vált a dokumentumok hatékonyabb és környezetbarátabb kezeléséhez. Ebben a cikkben kiindulópontot nyújtunk mindenkinek, aki egy régi folyamatot - a dokumentumok aláírását - szeretné korszerűsíteni.

Mi az a digitális aláírás?

A digitális aláírás a szerződések digitális környezetben történő aláírásának biztonságos és hatékony módszere, amely a kézzel írott aláírás alternatívája.

A digitális aláírás úgy működik, mint az emberi ujjlenyomat, mivel minden dokumentumnak saját egyedi elektronikus ujjlenyomata van. Egyetlen más dokumentum sem rendelkezhet ugyanazzal a digitális aláírással. Ha egy digitális dokumentumot aláírással "pecsételnek le", akkor bizonyítható, hogy

• a fájl az aláírást követően nem változott (integritás).
• egy adott személy írta alá a dokumentumot (hitelesítés).
• az aláíró valóban aláírta a dokumentumot. A digitális aláírás létrehozása után a személy nem tagadhatja meg, hogy aláírta a dokumentumot.
• a dokumentum nem hamisítvány.

A digitális aláírásokat már számos iparágban alkalmazzák a legkülönfélébb alkalmazásokban.

Mi nem (érvényes) digitális aláírás?

Csak olyan aláírás minősíthető jogszerűnek, amely egy jóváhagyott online ellenőrző szolgáltatással (pl. Acrobat Reader, RTR vagy közvetlenül a sproof sign programban) is ellenőrizhető.

Az eIDAS-rendelet szabályozza Európában, hogy a dokumentumok hogyan írhatók alá jogilag érvényes és ellenőrizhető módon. További információkat itt talál.

Hogyan működik a PDF dokumentumok digitális aláírása

Az érvényes digitális aláírás alkalmazása egy (PDF) dokumentumra egy technikailag összetett folyamat, amely a dokumentum digitális aláírásakor észrevétlenül, a háttérben fut le.

A helyes digitális aláírás ezért jelentősen különbözik egy beszkennelt kézzel írt aláírás egyszerű beillesztésétől.

Az érvényes digitális aláírás lehetővé teszi a dokumentum későbbi módosításainak felismerését. Ez nem így van a képek egyszerű beillesztésekor.

Így működik a digitális szándéknyilatkozat egy aláírási platformmal:

lépés: Feltöltés és átalakítás

Először feltölti a dokumentumot online az aláírási platformon lévő fiókján keresztül. A dokumentumot PDF-dokumentummá alakítjuk.

2. lépés: A digitális aláírás alkalmazása

Magához az aláíráshoz egy digitális tanúsítványra van szüksége, amely igazolja az Ön mint aláíró személyazonosságát. Ezt egy aláírási platformon történő regisztráció során hozzák létre Önnek. Ha a legmagasabb színvonalon, a minősített elektronikus aláírással szeretne aláírni, ezt a lépést egy államilag elismert tanúsító hatóság végzi el .

Egy aláírási platformon lehetősége van arra, hogy az aláírását személyre szabja (a kézzel írott változathoz hasonlóan) és saját aláírási stílust hozzon létre.

3. lépés: A dokumentum és az aláírások titkosítása

Az utolsó lépésben a teljes szerződés, beleértve a csatolt aláírásokat is, kriptográfiai titkosításra kerül. Egy úgynevezett hash-értéket generálnak. A szerződés hamisíthatatlanná és ellenőrizhetővé válik.

A csatolt aláírásoknak a legmagasabb a bizonyító ereje, és többé nem lehet őket meghamisítani.

Az aláírt szerződések természetesen bárhonnan letölthetők, elküldhetők vagy elmenthetők.

Aláírhatok digitálisan is a Wordben vagy más Office programban?

Elvileg számos fájlformátum digitálisan is aláírható. Ahhoz azonban, hogy az alkalmazott digitális aláírás megváltoztathatatlan legyen, minden dokumentumot először PDF-dokumentummá kell alakítani. Mint ismeretes, a PDF dokumentumokat már nem lehet módosítani (ellentétben például a docx dokumentumokkal). A digitális aláírási platformok számos fájlformátumot automatikusan megfelelő PDF-dokumentummá alakítanak, általában a dokumentum feltöltésekor.

Hogyan kaphatok digitális aláírást?

A digitális aláírás megszerzésének többféle módja van.

Regisztráció egy digitális aláírási platformon (AES)

Amint azt már kifejtettük, a digitális aláírás létrehozása a digitális aláírási platform központi eleme. Bevált és jól ismert megoldások például a DocuSign , az AdobeSign vagy az olyan újabb európai megoldások, mint a sproof sign vagy a yousign, amelyek kifejezetten az európai vállalatokra is specializálódtak.

A fejlett elektronikus aláírás a regisztráció során jön létre az Ön számára.

Azonosítás egy aláírási platformmal (QES)

Sok szolgáltató minősített elektronikus aláírással is ellátja a felhasználókat, amely mélyen magába az alkalmazásba van integrálva. Ezen aláírási szabvány magas bizonyító ereje mellett Ön az aláírási folyamat testreszabásának számos lehetőségéből is profitálhat.

Azonosítás kormányzati szolgáltatással (QES; pl. mobiltelefonos aláírás)

Ausztriában a polgárok több mint 50%-a már rendelkezik mobiltelefonos aláírással. Ezt a hatóságok állítják ki, és megfelel a minősített elektronikus aláírási szabványnak.

A digitális aláírás jogi érvényessége

Érvényes szerződés akkor jön létre, ha mindkét fél kifejezi beleegyezését. A jogalkotó általában a szerződő felekre bízza annak eldöntését, hogy a szerződést szóban, írásban vagy elektronikus úton kötik-e meg. Ezt nevezik alaki szabadságnak.

Ha digitális aláírási megoldást választ, akkor az az előnye, hogy minden aláírás megváltoztathatatlanul és hamisíthatatlanul beépül a PDF-fájlba.

Akárhogy is, a szerződéstől függően ki kell választani a megfelelő elektronikus aláírási szabványt.

Ehhez három szabványt állapítottak meg, amelyeket az eIDAS-rendelet határoz meg, és amelyek jogi keretként szolgálnak.

• Egyszerű elektronikus aláírás (EES)
• Fejlett elektronikus aláírás (AES)
• Minősített elektronikus aláírás (QES)

A minősített elektronikus aláírás (QES) megfelel a legmagasabb minőségi kritériumoknak, és jogilag 100%-ban egyenértékű a kézzel írott aláírással.

Mivel a jogi következmények nagyon eltérőek lehetnek, az olyan tényezők, mint a végrehajtási költségek, a könnyű használat (ügyféltapasztalat), a jogszabályok, a vállalati politikák és a felmért üzleti kockázat általában meghatározzák, hogy egy adott helyzetben melyik módszert kell alkalmazni.

Segítségül szolgálhat az alábbi döntési útmutató.

Ezért két tényező befolyásolja az elektronikus aláírás megfelelő szabványának kiválasztását:

• Felelősségi kockázatok, működési kockázatok
• Jogi követelmények

A digitális aláírási platform előnyei a következők

• a szerződés típusától függően bármikor megváltoztathatja az elektronikus aláírási szabványt
• külső aláírások beszerzésekor megadhatja a kívánt elektronikus aláírási szabványt.

Az európai aláírási szolgáltatók többnyire a két legmagasabb digitális aláírási szabványra összpontosítottak.

A sproof sign különösen a minősített elektronikus aláírások (QES) területén számít szakértőnek.

További információk

Érvényes-e a beszkennelt aláírás vagy aláíráskép?

A "szkennelt aláírás" kifejezés azt jelenti, hogy az egy kézzel írott aláírás digitális képmása. Az eredeti papíralapú aláírást szkenner vagy fényképezőgép segítségével digitális formátumba (.jpg, .doc, .pdf stb.) alakítják át.

Az ilyen szkennelt aláírások elvileg mindaddig érvényesek, amíg a megfelelő szándéknyilatkozathoz nem szükséges írásbeli forma.

Az aláírt másolat jogilag nem érvényes, mivel az aláíró nem azonosítható, és a hozzájárulás nem bizonyítható.

A beszkennelt aláírás könnyen hamisítható, így az aláírt szerződés címzettje könnyen lemásolhatja azt (#SnippingTool #Screenshot). Nyilvánvaló, hogy ez nem jogszerű.

A beszkennelt aláírásnak nincs bizonyító ereje a bíróságon, mivel az csak az eredeti aláírás másolata. Az aláírás készítésének módja bizonyítása nélkül az egyszerű másolatnak és nem hiteles aláírásnak minősül. Emiatt érvénytelen, különösen üzleti ügyleteknél.

Mi a különbség a digitális és az elektronikus aláírás között?

Az "elektronikus aláírás" és a "digitális aláírás" kifejezések könnyen összetéveszthetők. A kifejezéseket gyakran felváltva használják, de szigorúan véve nem ugyanaz a dolog.

Az elektronikus aláírás (vagy e-aláírás) egy digitális környezetben történő jogi szerződéskötési módszer. Úgyszólván a papíralapú dokumentum aláírásának digitális megfelelője.

Míg az elektronikus aláírás a dokumentum aláírójának beleegyezését bizonyítja, addig a digitális aláírás magának a dokumentumnak a hitelességét bizonyítja. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum és az aláírás kombinációját technikailag úgy alakították ki és titkosították, hogy a szerződés hamisíthatatlan legyen. A feltételek tehát úgy olvadnak össze vagy működnek együtt, hogy a digitális megállapodás ellenőrizhetővé és jogilag végrehajthatóvá válik.

A digitális (európai) aláírási platform előnyei

Nagy biztonságú felhő, azonnalhasználható sproof sign egy webalapú megoldás a szerződések digitális aláírására, és minden mobileszközön (asztali számítógép, okostelefon, táblagép) működik. sproof sign székhelye Ausztriában van, és minden adatot kizárólag az EU-n belüli adatközpontokban biztosítanak. A GDPR-nak való megfelelést minden szinten garantáljuk, mind nálunk, mind alvállalkozóinknál. Ezeket a garanciákat ügyfeleinknek egy megrendelési adatfeldolgozási szerződésben (ADV) kínáljuk, amely az EU szabványos szerződési záradékain alapul, és így maximális jogbiztonságot is nyújt.

Kapcsolódási pontok és meglévő rendszerek

• A sproof sign zökkenőmentesen integrálható meglévő rendszereibe.
• Aláírhat közvetlenül olyan gyakori eszközökben, mint az MS Teams, Word, Google Drive stb. (az összes integráció listája ).
• Egyszeri bejelentkezés
• Egyszerű API a testreszabott felhasználási esetekhez (API dokumentáció).(API dokumentáció )

Dokumentumok tárolása és a folyamat ellenőrzéseA fontosszerződéseket egy központi helyen tároljuk, átlátható, rendkívül biztonságos és titkosított módon. Ennek ellenére a dokumentumok bármikor és bárhonnan elérhetők. Emellett az aláírási folyamatok előrehaladása bármikor megtekinthető, és szükség esetén emlékeztetők küldhetők.

Minősített (QES) és fejlett (AES) elektronikus aláírás, beleértve az azonosítást is. A sproof sign támogatja az elektronikus aláírások minden típusát (egyszerű, fejlett és minősített) az eIDAS-rendeletnek és számos más, világszerte használt aláírási szabványnak (pl. FDA-megfelelőség) megfelelően. Aláírhat a szervezetén belül, valamint külső partnerekkel, beszállítókkal vagy ügyfelekkel is.

Kötegelt aláírás**: szerződések egyidejű aláírásaA**kötegelt aláírással számtalan dokumentumot lehet digitálisan és jogszerűen aláírni egyetlen műveletben. Hatalmas időmegtakarítás.

Dokumentum mappa: szerződések egyidejű elküldéseTömbösítsentöbb dokumentumot digitálisan, és küldje el őket együtt aláírásra. Ezzel Ön és a címzett is sok időt takaríthat meg.

Céges márkajelzés, céges bélyegzők és aláírási stílusokFüggetlenül attól, hogyÖn egy nagy csapat vagy egy egyéni felhasználó. A sproof signben saját céges logóját céges bélyegzőként tárolhatja. Különböző célokra különböző aláírási stílusokat is létrehozhat.

eID Hub: Aminősített aláírás jogilag egyenértékű a kézzel írott aláírással egész Európában. sproof sign egyedi felületével lehetővé teszi a szerződések aláírását különböző minősített aláírási szolgáltatókkal. Ez hatalmas előny a jogilag érvényes aláírások megszerzésénél és kiadásánál. Kattintson ide az összes integrált bizalmi szolgáltató áttekintéséért →

Aláírások ellenőrzése és ellenőrzési jelentések letöltéseAzalkalmazott elektronikus aláírások érvényességét közvetlenül a sproof sign programban ellenőrizheti egy egérkattintással. Letölthet egy ellenőrzési jelentést is minden egyes aláírásfuttatásról, és láthatja, hogy ki, milyen tanúsítvánnyal és mikor írta alá.

Csapatmenedzsment és helyettesítési szabályokAproofsign lehetővé teszi a felhasználók egyszerű felhasználó- és jogkezelését egy terven belül. Emellett központilag kezelhető az aláírási kvóta, és a teljes tervre vonatkozóan különböző fontos beállítások is elvégezhetők.

Support & Academysproofsign a gyors és rugalmas támogatásáról ismert. A sproof sign Akadémia egy ingyenes képzési portál, amely segít Önnek és alkalmazottainak a gyors kezdésben.

Átlátható árképzés rejtett költségek nélkülCélunk, hogy a megfelelő aláírásszolgáltató keresése során a páratlanul legjobb ajánlattevő legyünk. Ennek során nagy hangsúlyt fektetünk a méltányosságra és az átláthatóságra. Két érték, amely jellemzi vállalati kultúránkat. Ezek az értékek határozzák meg megoldásunk árképzését is a vállalati szegmensben.