Des solutions innovantes pour un avenir durable : le partenariat entre sproof sign et Energie AG Oberösterreich

Burger : "Nous avons décidé de mettre en œuvre une solution de signature numérique pour relever deux défis majeurs. Tout d'abord, nous nous sommes rendu compte que nous étions souvent confrontés à une discontinuité des supports dans nos processus avec les clients finaux. De nombreuses informations étaient soumises sur papier, ce qui entraînait des processus manuels fastidieux pour l'enregistrement, l'archivage et le traitement ultérieur. Cette rupture de média ralentissait considérablement nos processus. La numérisation de ces processus et l'introduction de signatures numériques nous ont permis d'éliminer ce goulot d'étranglement et d'accroître notre efficacité

En outre, la pandémie de COVID-19 nous a obligés à adapter nos processus internes. La méthode traditionnelle consistant à signer physiquement les documents n'était plus pratique en raison des restrictions de voyage et des réglementations des bureaux à domicile. La nécessité de mettre en œuvre une solution numérique s'est imposée afin de maintenir les activités de l'entreprise. Dans ce contexte, nous étions à la recherche d'une solution capable de nous apporter la flexibilité nécessaire.

Burger : "Nous utilisons les signatures numériques pour diverses applications. D'une part, nous l'utilisons dans les contacts avec les clients, par exemple lorsqu'un client souhaite conclure un contrat ou doit confirmer un service fourni. Un autre cas d'utilisation est l'utilisation interne, en particulier dans des situations telles que la mise en œuvre rapide de nouvelles réglementations, comme la réglementation sur le travail à domicile. Dans l'un de ces cas, nous devions traiter rapidement des documents pour 1500 employés, ce qui n'aurait pas été possible avec des processus traditionnels basés sur le papier. Pour gérer ce processus, nous avons utilisé des solutions internes qui sont intégrées via une application spécialement développée. Un processus d'approbation a été mis en place dans lequel les documents étaient d'abord approuvés par les superviseurs directs avant d'être envoyés aux employés en utilisant les espaces réservés aux signatures prédéfinis."

Burger : "En tant que fournisseur d'énergie disposant d'une infrastructure critique, nous opérons dans un domaine hautement réglementé. La protection des données est de la plus haute importance pour nous, car nous travaillons constamment avec des données personnelles. Il était donc crucial de trouver un fournisseur à proximité immédiate, de préférence en Autriche ou au moins en Europe. Un fournisseur américain aurait été associé à trop d'incertitudes et de défis, car nous ne pouvons prendre aucun risque. Notre politique met donc clairement l'accent sur les prestataires européens afin de nous assurer que nous répondons aux exigences du RGPD et que nous minimisons les risques liés à la protection des données."

Burger : "Outre le RGPD, d'autres normes revêtent une grande importance pour nous, comme la norme ISO 271001, qui est particulièrement importante pour nous car nous sommes nous-mêmes certifiés et attendons de nos fournisseurs qu'ils soient en mesure de respecter les mêmes normes de sécurité que nous. Nous effectuons également des audits de sécurité réguliers pour nous assurer que notre infrastructure est toujours protégée. Ces audits sont réalisés chaque année afin d'identifier à temps les vulnérabilités potentielles et d'y remédier avant que des incidents de sécurité ne se produisent, ce qui peut être très coûteux".

Burger : "Nous disposons déjà de plusieurs solutions en interne, ce qui nous a permis de savoir quelles fonctions sont particulièrement importantes pour nous et lesquelles ne peuvent pas nous offrir la flexibilité dont nous avons besoin. Lors de l'évaluation des fournisseurs potentiels, nous avons donc défini des exigences spécifiques, notamment la possibilité de déplacer l'espace réservé à la signature en fonction des besoins et d'ajuster l'échelle, ainsi que la possibilité pour les utilisateurs de configurer de manière flexible le rôle de leur signature. Nous n'avons pas trouvé cela partout. Nous avons également donné la priorité à la capacité d'intégration dans les processus existants, en particulier via l'API REST, afin de garantir une intégration transparente dans nos flux de travail. "

Burger : "À la suite d'une enquête menée auprès de nos principaux utilisateurs, qui utilisent fréquemment le produit, l'aspect de la convivialité a été souligné de manière particulièrement positive. L'interface utilisateur est conçue de manière intuitive, ce qui simplifie le processus de signature pour les utilisateurs. Elle fonctionne également sans problème sur les appareils mobiles, ce qui est très apprécié par nos employés. En outre, ils n'ont eu besoin que de peu ou pas de formation pour utiliser le produit. Cela a considérablement réduit l'effort de formation et a été un grand avantage pour nous. Un autre aspect positif est la possibilité de configurer librement les timbres de signature. Cela nous permet de couvrir différents besoins et de soutenir des processus individuels. D'autres solutions de signature n'ont tout simplement pas réussi à relever ce défi.

Burger : "Nous sommes actuellement dans la phase de test d'une intégration avec SAP pour le processus de devis. C'est là que les offres sont créées, approuvées et signées avant d'être envoyées au client. Cette intégration a déjà été mise en place et sera progressivement déployée à partir de l'été. Le domaine des ressources humaines internes présente également un potentiel. Nous avons environ 4 500 employés qui ont besoin d'être soutenus. Bien entendu, tout ce qui fonctionne de manière numérique et s'éloigne du papier est un levier important.