Rasittavat sopimusprosessit ovat mennyttä aikaa - mutta miten sopimusten allekirjoittaminen verkossa onnistuu helposti ja turvallisesti? Tässä artikkelissa opit, miten sopimukset allekirjoitetaan verkossa tai miten allekirjoitukset saadaan verkossa. Mikä on tärkeää, mitkä ovat laatukriteerit? Mutta "spoileri" etukäteen: Yksinkertainen & turvallinen voi, mutta ei tarvitse toimia yhdessä.
Sähköinen allekirjoitus on tullut jäädäkseen
Kyse on asenteesta. Asiakirjan allekirjoittamiseen liittyy tietty esteettinen komponentti. Sinetöit päätöksen jollain hyvin henkilökohtaisella: omalla käsinkirjoitetulla allekirjoituksella. Tätä allekirjoitusta harjoitellaan ja hiotaan usein vuosien ajan, ja useimmissa tapauksissa se pysyy muuttumattomana koko liike-elämän ajan. Usein asiakirjan analoginen allekirjoitus liittyy kokoukseen, sopimuksessa on useita osapuolia ja siihen liittyy usein jotain sosiaalista. Ihmiset tapaavat, kättelevät toisiaan, allekirjoittavat asiakirjan ja arkistoivat sen sitten enemmän tai vähemmän turvalliseen arkistoon. Useimmissa tapauksissa osapuolet ovat tyytyväisiä ja lähtevät omille teilleen.
Kolikon toinen puoli on ilmeinen. Riippumatta siitä, haluatko kartoittaa sisäisiä vai ulkoisia allekirjoitusprosesseja. Se vaatii erittäin paljon resursseja, jotka voidaan hukata digitaalisen allekirjoituksen avulla. Päätöksentekoprosessien digitalisointi on jo saapunut jopa hyvin "vanhoille" toimialoille ja liiketoiminta-alueille. Yksityisellä sektorilla sopimusten sähköinen allekirjoittaminen on ollut jo jonkin aikaa yleistä, ja monissa Euroopan maissa valtiolliset sähköisen allekirjoituksen tarjoajat tukevat sitä.
Näin ollen allekirjoitusratkaisujen integrointi yrityskontekstissa lähtee hyvin usein liikkeelle yrityksen yksittäisistä äänistä, jotka ovat jo kauan sitten tutustuneet sähköisen allekirjoituksen etuihin yksityisellä sektorilla. Monet julkishallinnon verkkopalvelut antavat kansalaisille mahdollisuuden allekirjoittaa sopimuksia digitaalisesti. Viime kädessä tämä johtaa siihen, että yrittäjät haluavat näiden sähköisten allekirjoitusratkaisujen edut sopimusten käsittelyyn myös omassa yrityksessään.
Miten digitaalinen allekirjoitus toimii?
Verkossa liikkuu yhä enemmän uusia, usein pieniä ja ilmaisia ilmaisia allekirjoitustyökaluja, joiden rekisteröinti ja käyttö on usein hyvin matalalla kynnyksellä. Se toimii aivan kuten suuremmatkin työkalut: Olet itse tallentanut digitaalisen asiakirjan paikallisesti, lataat sen verkkoselaimen työkaluun ja allekirjoitat sen. Joillakin työkaluilla asiakirjan voi myös ladata ja lähettää eteenpäin. Sen sijaan on olemassa monimutkaisia allekirjoitusalustoja, jotka on usein integroitu kattavaan asiakirjahallintajärjestelmään tai CRM- tai ERP-järjestelmään. Tämä mahdollistaa myös paljon monimutkaisemman kolmannen osapuolen allekirjoituksen tai etäsignoinnin. Tämä tarkoittaa, että voin myös vapauttaa itse allekirjoitetun asiakirjan allekirjoitettavaksi, määritellä monimutkaisia allekirjoitussekvenssejä ja työnkulkuja ja niin edelleen.
Etenkin ammatillisessa ympäristössä yleistyvät yhä enemmän ratkaisut, jotka ovat erikoistuneet PDF-asiakirjojen kattavaan allekirjoittamiseen ja jotka tarjoavat korkeimmat turvallisuusstandardit ja ennen kaikkea hyvin yksinkertaisen käyttäjän opastuksen. PDF-asiakirjojen digitaalinen allekirjoittaminen verkkoselaimen kautta voidaan periaatteessa jakaa kolmeen keskeiseen osaan.
Sopimusten hallinnointi:
Kuten edellä mainittiin, ero on suuri. Verkkotyökalun vähimmäisvaatimuksena on mahdollisuus ladata asiakirjoja (useimmissa sovelluksissa tiedostot muunnetaan automaattisesti yleiseen PDF-muotoon) ja ladata ne uudelleen allekirjoittamisen jälkeen tai tallentaa ne mahdollisimman turvallisesti. Kattavat työkalut mahdollistavat myös kaikkien tärkeiden asiakirjojen älykkään hallinnan ja yleiskatsauksen keskitettyyn paikkaan.
Asiakirjojen digitaalinen allekirjoitus:
Digitaalinen allekirjoitus: Kaikkien verkkoallekirjoitustyökalujen keskeinen osa on digitaalisen allekirjoituksen soveltaminen sopimusasiakirjaan. Kelvollisen digitaalisen allekirjoituksen soveltaminen PDF-asiakirjaan on tekninen prosessi, joka on selvästi erotettava siitä, että siihen yksinkertaisesti lisätään käsin tehdyn allekirjoituksen kuva ilman muita teknisiä toimenpiteitä!
Kelvollinen digitaalinen allekirjoitus mahdollistaa erityisesti asiakirjan myöhempien muutosten havaitsemisen. Näin ei ole pelkän kuvan lisäämisen tapauksessa. Teknisesti digitaalisen allekirjoituksen osalta asiakirjan sisältö on kiinteästi sidoksissa käytettyyn allekirjoitukseen. Allekirjoituksen visuaalinen ulkoasu asiakirjassa on ensisijaisesti informatiivinen eikä sillä ole merkitystä (teknisen) pätevyyden kannalta. Esimerkiksi sproof sign tukee allekirjoituksen kuvien tai manuaalisen allekirjoituksen lisäämistä näytölle, mutta se luo myös täydellisen digitaalisen allekirjoituksen taustalla. Toinen digitaalisten allekirjoitusten taso on hyväksytty digitaalinen allekirjoitus. Niihin liittyy allekirjoittajan varmentaminen luottamuspalvelun tarjoajan toimesta. Nämä ovat organisaatioita, jotka suorittavat laajan henkilöllisyyden tarkistuksen henkilöstä tai organisaatiosta ja yhdistävät henkilöllisyyden allekirjoitukseen digitaalisen allekirjoituksen yhteydessä. Hyväksytyillä digitaalisilla allekirjoituksilla on siten erityinen oikeudellinen asema, joka vastaa käsin kirjoitettuja allekirjoituksia.
Allekirjoitusten hallinta ja työnkulut:
Allekirjoitusalustojen koko potentiaali tulee esiin, kun on kyse turvallisten ja vaatimustenmukaisten allekirjoituspyyntöjen lähettämisestä muille. Esimerkiksi sproof sign mahdollistaa eri tehtävien (esim. asiakirjojen allekirjoittaminen, asiakirjojen tarkastelu, asiakirjojen välittäminen) delegoimisen eri henkilöille. Viestintä tapahtuu toisaalta WebApp-sovelluksen sisällä ja toisaalta sähköpostiliikenteen kautta. Näin mikään ei voi mennä hukkaan. Automaattinen delegointi helpottaa myös allekirjoitusprosessien hallintaa sekä määräaikojen ja aikarajojen noudattamista. Lisäksi on mahdollista määritellä sijaisia, asettaa poissaolomerkintöjä, määrittää allekirjoitusjaksoja ja määritellä allekirjoituksessa käytettävä standardi.
Laatu etusijalla. - Verkkopohjaisten allekirjoitustyökalujen laatukriteerit
Digitaalisten allekirjoitusten edut ovat moninaiset. Seuraavassa on luettelo edistyneiden sähköisten allekirjoitustyökalujen tärkeimmistä laatuominaisuuksista:
Pilven saatavuus ja turvallisuus:.
Verkkosopimukset ovat käytettävissä milloin ja missä tahansa, kunhan sinulla on Internet-yhteys. 24/7-saatavuus on turvallisten pilviratkaisujen suuri etu. On kuitenkin erittäin tarkasti huolehdittava siitä, että luotetaan turvalliseen ja varmaan tallennusympäristöön, joka on suojattu luvattomalta käytöltä, katoamiselta ja väärinkäytöltä. Pilvisovellusten kohdalla on erityisesti huolehdittava siitä, että työkalu on 100-prosenttisesti isännöity eurooppalaisilla palvelimilla.
Digitaalisten allekirjoitusten luotettavuus:
Lisäksi olisi kiinnitettävä huomiota siihen, miten henkilö voi tai joutuu todistamaan oman henkilöllisyytensä. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (SES) ei tarjoa oikeussuojaa, eikä sitä pitäisi koskaan käyttää allekirjoituksiin yrityskontekstissa. Korkeimman turvallisuustason saavuttamiseksi olisi käytettävä hyväksyttyä sähköistä allekirjoitusta (QES), joka on eIDAS-asetuksen mukainen vertailukohta Euroopassa. Allekirjoituspalveluntarjoajan valinta on erityisen tärkeää, ja tarvitaan tietty perustietämys kolmesta eri allekirjoitusstandardista, jotta voidaan kartoittaa käyttötapaukset omassa yrityksessä parhaalla mahdollisella tavalla.
Tarkista käytetyt sähköiset allekirjoitukset:
Toinen hieno asia on se, että sähköiset allekirjoitukset voidaan todentaa aina ja ikuisesti. Tiedot allekirjoitusprosessin jokaisesta vaiheesta - alusta loppuun - mukaan lukien käytetyt allekirjoitukset ja allekirjoittajan (allekirjoittajien) yksilöllinen henkilöllisyys ovat erottamattomasti ankkuroituna pdf-asiakirjaan ikuisesti. Kattavat sähköisen allekirjoituksen ratkaisut (kuten sproof sign) mahdollistavat todentamisen suoraan alustalla.
Yhteistyö:
Allekirjoittaminen on tiimityötä. Allekirjoita sisäisesti tai hanki hyväksyntä ulkoisilta sidosryhmiltä. On tärkeää, että voit hallita tiimiäsi erittäin helposti ylläpitäjätunnuksella. Uusia käyttäjiä on voitava lisätä helposti, ja käytettävissä olevien allekirjoitusyksiköiden määrää on voitava lisätä helposti.
Vaatimustenmukaisuus:
Tämä koskee erityisesti asiakirjojen ja tietojen turvallista ja lainmukaista säilyttämistä Euroopan alueella. Muutamat työkalut (esim. sproof sign) perustuvat erittäin korkeaan PDF/A-dokumenttistandardiin.
Johtopäätökset:
On aika allekirjoittaa. Verkkopohjaiset sähköiset allekirjoituspalvelut ovat mielenkiintoinen ja hyödyllinen tapa yksinkertaistaa liiketoimintaprosesseja ja säästää aikaa ja vaivaa. Yrityskontekstissa on tärkeää, että se täyttää kaikki kyseisen käyttötapauksen kannalta olennaiset vaatimukset.
Lisää blogimerkintöjä
Hendrickson: Ranskassa ja Itävallassa sijaitsevat toimipaikat digitalisoivat allekirjoitusprosessejaan.Menestystarina PÖTTINGER"sproof auttaa meitä yhdistämään turvallisuuden ja tehokkuuden" - Dominik Engel, FH SalzburgHuippuluokan tietoturva ja tietosuoja: PMU luottaa sproof-merkkiinMikä on pätevä sähköinen allekirjoitus Euroopassa (Päivitys 2024)
