On aeg! On aeg kohandada äriprotsesse, et töötada tõhusamalt ja turvalisemalt. Ärimaailmas aitavad sellele kaasa üha paremad digitaalsed tööprotsessid. On üha rohkem platvorme ja lahendusi, mis aitavad absoluutselt standardsetest protsessidest kuni niši erirakendusteni. Üks neist standardprotsessidest, mida saab tänu digitaalsetele lahendustele oluliselt parandada, on allkirjade saamine.
Selles artiklis selgitame, mis on digitaalne "allkirja töövoog" ja kuidas teid, teie ettevõtet või teie võrgustikku aitab, kui toetute selle kasutusjuhtumi puhul mõistlikule digitaliseerimisele.
Analoog versus digitaalne: Kuidas saada allkirju?
Loomulikult on olemas "vanakooli" variant: allkirjastamine pliiatsiga paberil. Eraldi vaadatuna ei maksa ka see palju - eriti kui te ise olete allkirjastaja - ja mõnikord näeb see välja "uhkem" või isegi ametlikum. Eriti kui seda kombineerida füüsilise kohtumisega. Käsitsi kirjutatud allkiri on niikuinii õiguslikult kehtiv.
Teise pilguga vaadates selgub "rottide saba": väga keeruline, töömahukas ja ressursimahukas protsess (printimine, skaneerimine, tembeldamine, postitamine, tagastuse ootamine jne). See tähendab ka: meediakatkestusi, mis lahjendavad tõenduslikku väärtust, aeganõudvat arhiveerimist ja viimasena, kuid mitte vähemtähtsana: allkirjastatud ja tagastatud lepingu saamine või ootamine on väga aeganõudev.
Nüüdseks üldtuntud alternatiiv: digitaal- või elektrooniline allkiri: Tehniliselt võttes on tegemist krüptograafilise meetodiga, mis põhineb asümmeetrilistel krüpteerimisalgoritmidel. See võimaldab kontrollida dokumendi autentsust ja allakirjutaja isikut. Lisateave. See, mis on tehniliselt keeruline ja väga turvaline, on esiplaanil peidetud lihtsa kasutajaliidesega. Õiguspärane digitaalne allkirjastamine on lõppkokkuvõttes sama lihtne kui veebipangaülekande tegemine.
Dr. Fabian Knirsch (tehnoloogiajuht, sproof GmbH)
Põhimõtteliselt on erinevaid viise, kuidas digitaalselt allkirjastada: lihtne, edasijõudnud ja kvalifitseeritud. Hoolimata digitaalallkirjade pealiskaudselt identsest välimusest lõppdokumendil, on vastava digitaalallkirjatüübi staatus ja selle siduvus erinev."
Lihtsa elektroonilise allkirja või pildiallkirja abil ei ole võimalik tuvastada võltsimist. Lühidalt öeldes: ainult allkirja, mida saab kontrollida avalikult heakskiidetud kontrollteenuse abil, saab liigitada õiguspäraseks. Sellised platvormid nagu sproof sign on spetsialiseerunud nii kõrgeima standardi kohaste allkirjade loomisele kui ka mis tahes dokumendi integreeritud kontrollimisele.
Piirideta, lihtne, digitaalne. Allkirjade saamine e-allkirjaplatvormi abil (ettevõtte kontekstis).
Allkirjaplatvormid võimaldavad enam-vähem põhjalikult kaardistada digitaalallkirjastamise protsesse, mida nimetatakse ka allkirja töövoogudeks. See on eriti oluline allkirjade saamisel. sproof sign on 100% spetsialiseerunud allkirjade andmisele ja saamisele ning paistab silma nende töövoogude puhul.
Kuid mis on töövoog dokumentide allkirjastamise kontekstis?
Üldiselt on töövoog teatud eesmärgi või tulemuse saavutamiseks vajalike tööetappide struktureeritud jada. Üksikud tööetapid, nende järjestus, vastutus ja sõltuvused on määratletud, et tööd tõhusalt ja tulemuslikult teha.
Sama kehtib ka allkirjade saamise kohta. Hea e-allkirja tööriist võimaldab kaardistada kõik võimalikud heakskiitmisprotsessid, et säästa aega ja personaliressursse. Seda kõike tehakse, tagades samal ajal ettevõtte kõrgeimad turvalisus- ja vastavusstandardid.
Töökorralduse võimsus: Välise digitaalallkirja saamine vaid 5 sammuga
1) Lisage ärikontaktidKaasa! Kui ma tahan dokumendi allkirjastamiseks heaks kiita, on esimene samm teada kontaktandmeid. Enamasti töödeldakse allkirjastamistaotlusi e-posti aadressi kaudu, sest e-posti aadress on juba hea alus teise osapoole autentimiseks. Täiustatud elektroonilise allkirja (AES) puhul on isikusamasuse tõendamine otseselt seotud isikliku e-posti aadressiga. See tähendab, et teine pool annab digitaalallkirja välja sama e-posti aadressiga, mida kasutati allkirja taotlemisel.
Üks e-allkirjaplatvormi eelis on kontaktandmete lihtne haldamine kohe allkirjastamisnõude alguses. Reeglina soovitatakse sageli kasutatavaid kontakte automaatselt kogumisprotsesside ajal ja kõik kontaktandmed sisestatakse automaatselt lihtsustatud kontaktide haldamise süsteemi, kus neid saab vaadata ja muuta.
2) Allkirjastandardi määratlemineKuijuba üksikasjalikult kirjeldatud, on allkirja standard oluline taotletava allkirja soovitud tõendusväärtuse seisukohast. Oluline on teada, et allkirjastamisstandard võib olla määratletud allkirjastava vastaspoole jaoks, kuid ei pea olema. Näiteks kui tegemist on formaalselt olulise lepinguga, võib eeldada kvalifitseeritud elektroonilist allkirja või tehniliselt välistada muud liiki allkirju. Kui teisel poolel ei ole võimalust allkirjastada kvalifitseeritud allkirjaga, juhatab e-allkirja tööriist teid automaatselt läbi tuvastamisprotsessi
3) Määrake järjestused ja rollidOn erinevaid kasutusjuhtumeid, kus soovite vältida, et mitu kontakti saaks dokumendi allkirjastamiseks korraga. Üks kasutusjuhtum võib olla, et juhtkond peaks allkirjastama pärast kahe teise osakonna esindajaid ja lõpuks saab sekretariaat dokumendi vaatamiseks või lõplikuks allalaadimiseks.
4) Allkirja positsiooni määratlemineKõigiallkirja platvormi üks olulisemaid funktsioone on "allkirja paigutajate määratlemine". Saate täpselt määratleda, millisel leheküljel, kes peab allkirjastama ja kus. Sproof signi puhul saab ka allkirja kaardi suurust reguleerida.
5) Määrake allkirjastamise tähtaeg ja saatke meeldetuletusiTööprotsessiviimases etapis võimaldab enamik terviklikke allkirja andmise lahendusi määrata tähtaja, kirjutada sõbraliku (või konkreetse) kutseteksti ja, mis kõige tähtsam, tuletada saajale automaatselt meelde tähtaega. See suurendab oluliselt vastuallkirjastatud dokumendi õigeaegse kättesaamise edukust. Rääkimata sellest, et selline töövoog vähendab niikuinii oluliselt "otsustuseni kuluvat aega".
6) (Valikuline:) Kontrollida saadud allkirju otse sproof signis Nagumainitud, on oluline mõista, et kvalifitseeritud ja täiustatud elektroonilised allkirjad tagavad kõrgeima turvalisuse taseme, sest nende kehtivust saab väga lihtsalt kontrollida. Otse integreeritud kontrollimehhanism - nagu see on olemas sproof signis - võimaldab olulistes heakskiitmisprotsessides täielikku jälgitavust ja turvalisust.
Digitaalne allkiri kutsutava isiku vaatenurgast
Kutsuja jaoks on oluline, et kõik allkirjad tagastataks õigeaegselt. Madala läve juurdepääs allkirja platvormile on ülioluline. sproof sign on selle protsessi optimeerinud:
- Nagu kirjeldatud, saadab kutsuv isik dokumendi allkirjastamiseks e-kirjaga välja
- Kutsutud isik saab e-kirja, klõpsab lingile ja saab dokumendi otse allkirjastada ilma registreerimata (!)
- Kui on vaja kvalifitseeritud allkirja ja kutsutud isikul ei ole veel olemasolevat QES-tunnistust (võimalus allkirjastada kvalifitseeritud allkirjaga), viiakse kutsutud isik pärast registreerimist otse läbi tuvastamisprotsessi.
- Kutsutud isikule ei teki kunagi (!) mingeid kulusid.
- Kui te olete juba sproof sign kasutaja:in, saate loomulikult dokumendi esitada või soovi korral edastada selle edasiseks allkirjastamiseks, paigutada selle virna, delegeerida allkirjastamistaotlusi jne.
Tahad alustada? Registreeru nüüd tasuta ja saada oma esimene allkiri
Seda leiad ainult sproof sign. Oleme püüdnud teha meie kasutajatele võimalikult lihtsaks alustamise digitaalallkirjade maailmas. Tasuta erakontoga saate platvormi kohe kasutada ja teha oma esimesed digitaalallkirjad ise või saada neid takistusteta kogu Euroopas.
Rohkem blogi sissekandeid
Suurimad hotelli- ja toitlustusettevõtted: Hogast märke koos sproof märgiga.API-ühendus ja kasutajasõbralikkus: FH Oberösterreichi üliõpilaskonna sproof-allkirja otsustuskriteeriumid.Uusim turvalisus ja andmekaitse: PMU tugineb sproof signileLepingute seaduslik allkirjastamine internetis (ja nende allkirjastamine) - mida on vaja teadaDigitaalallkirjad vastavalt FDA-le (osa 11) loovad jälgitavuse FDA poolt reguleeritud tööstusharudes.
