Tülikad lepinguprotsessid kuuluvad minevikku - kuid kuidas on võimalik lepinguid lihtsalt ja turvaliselt internetis allkirjastada? Selles artiklis saate teada, kuidas lepinguid internetis allkirjastatakse või kuidas allkirju veebis saada. Mis on oluline, millised on kvaliteedikriteeriumid? Kuid eelnevalt üks "spoiler": Lihtne & turvaline võib, kuid ei pea töötama koos.
Elektrooniline allkiri on tulnud, et jääda
See on suhtumise küsimus. Dokumendi allkirjastamisel on teatav esteetiline komponent. Te pitserite otsuse millegi väga isikliku: oma käsitsi kirjutatud allkirjaga. Seda allkirja harjutatakse ja täiustatakse sageli aastate jooksul ning enamasti jääb see kogu äritegevuse jooksul muutumatuks. Sageli on dokumendi analoogne allkiri seotud kohtumisega, lepingus on mitu osapoolt ja sageli on selles midagi seltskondlikku. Inimesed kohtuvad, suruvad kätt, allkirjastavad dokumendi ja seejärel talletavad selle enam-vähem turvalisse arhiivi. Enamasti on pooled rahul ja lähevad oma teed.
Mündi teine pool on ilmselge. Sõltumata sellest, kas soovite kaardistada sisemisi või väliseid allkirjastamisprotsesse. See nõuab väga suuri ressursse, mida saab digitaalallkirja abil raisata. Otsustamisprotsesside digitaliseerimine on juba jõudnud isegi väga "vanade" tööstusharude ja ärivaldkondade juurde. Eraõiguslikus kontekstis on lepingute elektrooniline allkirjastamine juba mõnda aega olnud laialt levinud ja seda toetavad paljudes Euroopa riikides riiklikud e-identiteedi pakkujad.
Sellest tulenevalt algab allkirjastuslahenduste integreerimine ettevõtte kontekstis väga sageli üksikutest häältest ettevõttes, kes on juba ammu tutvunud elektrooniliste allkirjade eelistega erasektoris. Paljud valitsuse veebipõhised teenused võimaldavad kodanikel allkirjastada lepinguid digitaalselt. Lõppkokkuvõttes viib see selleni, et ettevõtjad soovivad nende veebipõhiste allkirjastuslahenduste eeliseid lepingute töötlemiseks ka oma ettevõtetes.
Kuidas toimib digitaalallkiri?
Netis on üha enam uusi, sageli väikeseid ja tasuta tasuta allkirja andmise vahendeid, mille registreerimine ja kasutamine on sageli väga madalatasemeline. See töötab nagu suuremad tööriistad: Te olete ise digitaaldokumendi lokaalselt salvestanud, laadite selle üles veebibrauseri tööriista ja allkirjastate selle. Mõne tööriistaga saab dokumendi ka alla laadida ja seejärel edasi saata. Seevastu on olemas keerulised allkirjastamisplatvormid, mis on sageli integreeritud terviklikku dokumendihaldussüsteemi või CRM- või ERP-süsteemi. See võimaldab ka palju keerulisemat kolmanda osapoole allkirja või kaugallkirja. See tähendab, et ma saan ka ise allkirjastatud dokumendi allkirjastamiseks vabastada, määratleda keerulisi allkirjastamisjärjekordi ja töövooge jne.
Eriti professionaalses keskkonnas leiavad üha enam tunnustust lahendused, mis on spetsialiseerunud PDF-dokumentide terviklikule allkirjastamisele ning pakuvad kõrgeimaid turvanõudeid ja eelkõige väga lihtsat kasutusjuhendust. PDF-dokumentide digitaalset allkirjastamist veebibrauseri kaudu saab põhimõtteliselt jagada kolmeks oluliseks komponendiks.
Lepingute haldamine:
Nagu mainitud, on siin suur lõhe. Minimaalne kriteerium veebivahendile on võimalus dokumente üles laadida (enamiku rakenduste puhul konverteeritakse failid automaatselt levinud PDF-vormingusse) ja neid pärast allkirjastamist uuesti alla laadida või võimalikult turvaliselt salvestada. Põhjalikud tööriistad võimaldavad ka kõigi oluliste dokumentide arukat haldamist ja ülevaadet ühes keskses kohas.
Dokumentide digitaalallkiri:
Kõikide veebipõhiste allkirjastamisvahendite põhielement on digitaalallkirja rakendamine lepingudokumendile. Kehtiva digitaalallkirja rakendamine PDF-dokumendile on tehniline protsess, mida tuleb selgelt eristada lihtsalt käsitsi kirjutatud allkirja kujutise lisamisest ilma täiendavate tehniliste meetmeteta!
Eelkõige võimaldab kehtiv digitaalallkiri tuvastada hilisemad muudatused dokumendis. See ei ole nii lihtsa pildi sisestamise puhul. Tehniliselt on digitaalallkirja puhul dokumendi sisu kindlalt seotud rakendatud allkirjaga. Allkirja visuaalne välimus dokumendil on eelkõige informatiivne ja ei ole (tehnilise) kehtivuse seisukohast oluline. sproof sign toetab näiteks allkirja kujutise või käsitsi allkirjastatud pildi sisestamist ekraanil, kuid loob ka täieliku digitaalallkirja taustal. Digitaalallkirjade teine tase on kvalifitseeritud digitaalallkirjad. Need hõlmavad allkirjastaja kontrollimist usaldusteenuse pakkuja poolt. Need on organisatsioonid, kes viivad isiku või organisatsiooni kohta läbi ulatusliku identiteedi kontrolli ja seovad identiteedi digitaalallkirja andmise käigus allkirjaga. Kvalifitseeritud digitaalallkirjadel on seega eriline õiguslik staatus, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjadega.
Allkirjade haldamine ja töövood:
Allkirjaplatvormide täielik potentsiaal ilmneb, kui tegemist on turvaliste ja nõuetele vastavate allkirja taotluste saatmisega teistele. Näiteks võimaldab sproof sign delegeerida erinevaid ülesandeid (nt dokumentide allkirjastamine, dokumentide vaatamine, dokumentide edastamine) erinevatele inimestele. Suhtlemine toimub ühelt poolt veebirakenduse sees ja teiselt poolt postiliikluse kaudu. Sel viisil ei saa midagi kaduma minna. Automaatne delegeerimine lihtsustab ka allkirjastamisprotsesside haldamist ning tähtaegadest ja tähtaegadest kinnipidamist. Lisaks on võimalik määratleda asendajaid, määrata puudumise märkusi, määrata allkirjajärjekordasid ja määrata standard, mida tuleks allkirjastamisel kasutada.
Esmalt kvaliteet. - Veebipõhiste allkirjastamisvahendite kvaliteedikriteeriumid
Digitaalallkirjade eeliseid on palju ja erinevaid. Siin on esitatud loetelu täiustatud e-allkirja tööriistade kõige olulisematest kvaliteedinäitajatest:
Pilve kättesaadavus ja turvalisus:.
Veebilepingud on kättesaadavad igal ajal ja igal pool, kui teil on juurdepääs internetile. 24/7 kättesaadavus on turvaliste pilvelahenduste suur eelis. Siiski tuleb väga rangelt jälgida, et tugineda turvalisele ja turvalisele salvestuskeskkonnale, mis on kaitstud volitamata juurdepääsu, kadumise ja väärkasutuse eest. Pilverakenduste puhul tuleb eriti hoolikalt jälgida, et vahend oleks 100% ulatuses Euroopa serverites.
Digitaalallkirjade usaldusväärsus:
Lisaks tuleks tähelepanu pöörata sellele, kuidas saab või peab tõestama oma identiteeti. Lihtne elektrooniline allkiri (SES) ei paku mingit õiguskaitset ja seda ei tohiks kunagi kasutada allkirjade andmiseks ettevõtte kontekstis. Kõrgeima turvalisuse tagamiseks tuleks kasutada kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (QES), mis on Euroopas eIDASi määruse kohaselt võrdlusaluseks. Tegelikult on allkirja pakkuja valik eriti oluline ja selleks, et oma ettevõttes oleks võimalik parimal võimalikul viisil kaardistada kasutusjuhtumid, on vaja teatavaid põhiteadmisi kolme erineva allkirja standardi kohta.
Kontrollida kohaldatud elektroonilisi allkirju:
Teine suurepärane asi on see, et e-allkirjad on igaveseks ja igavesti kontrollitavad. Teave allkirja andmise protsessi iga sammu kohta - algusest lõpuni -, sealhulgas kasutatud allkirjad ja allakirjutanu(te) unikaalne identiteet on lahutamatult ja igaveseks ajaks pdf-dokumenti kinnitatud. Põhjalikud e-allkirja lahendused (nt sproof sign) võimaldavad kontrollimist otse platvormil.
Koostöö:
Allkirjastamine on meeskonnatöö. Allkirjastage ettevõttesiseselt või hankige kinnitused välistelt sidusrühmadelt. Oluline on, et saate oma meeskonda väga lihtsalt hallata administraatorikonto abil. Uusi kasutajaid peaks olema võimalik väga lihtsalt lisada ja olemasolevate allkirjaüksuste hulka peab olema võimalik väga lihtsalt suurendada.
Vastavus:
Eelkõige seoses dokumentide ja andmete turvalise ja õiguspärase säilitamisega Euroopa territooriumil on ettevõtetel kohustuslik järgida kehtivaid seadusi ja eeskirju. Mõned vahendid (nt sproof sign) tuginevad väga kõrgele PDF/A dokumendistandardile.
Kokkuvõte:
Aeg on alla kirjutada. Veebipõhised e-allkirjastamise teenused on huvitav ja kasulik viis äriprotsesside lihtsustamiseks ning aja ja vaeva kokkuhoiuks. Ärikontekstis on oluline, et see vastaks kõigile asjakohastele nõuetele konkreetsel kasutusjuhul.
