Todavía hay confusión: términos diferentes, a menudo muy similares, como forma escrita, escritura, libertad de forma, escritura a mano causan confusión cuando se trata de la gestión de contratos. Por esta razón, desafortunadamente, el bolígrafo, el papel y las engorrosas rutas postales todavía se usan a menudo cuando hay algo que firmar.

En este artículo, explicamos para qué casos de uso la firma digital es 100% válida legalmente y se puede garantizar el mayor valor probatorio y trazabilidad. Pequeño “spoiler”: Hay muy pocos casos excepcionales en los que no se permite la firma electrónica. De lo contrario, el proceso de firma digital “supera” a la firma analógica en cualquier caso debido a su infalsificabilidad técnica y al mayor valor probatorio.

De un vistazo

Solo muy pocas formas de contrato están excluidas de las firmas electrónicas por la legislación nacional.

… Todos los demás contratos se pueden firmar digitalmente de manera legalmente válida. Para ello, 3 estándares están regulados en el Reglamento eIDAS, que es válido en toda Europa .

La mayoría de los contratos están sujetos a la libertad de forma. Las partes contratantes pueden elegir el estándar de firma (digital) por sí mismas.

Si las leyes nacionales exigen la forma escrita, la firma electrónica cualificada puede sustituir a la firma manuscrita al 100%.

Además del marco legal, la elección del estándar de firma digital depende de la evaluación individual de los riesgos opcionales en función del riesgo de responsabilidad y el volumen del contrato.

¿Cuál es la función de los contratos?

Básicamente, es obvio: al firmar un contrato, todas las partes involucradas acuerdan los términos y obligaciones establecidos en el contrato. La celebración de un contrato garantiza que todas las partes del contrato cumplan con sus obligaciones y que sus derechos e intereses estén protegidos. Además, un documento firmado puede servir como prueba en caso de conflicto y ayudar a mantenerse firme en los tribunales. La forma más eficiente de firmar contratos es hacerlo digitalmente.

Ya sea analógico o digital: ¿Qué significa la libertad de forma en los contratos?

En los países europeos, los contratos son generalmente válidos sin una forma prescrita. Por lo tanto, no existen regulaciones sobre la forma en que deben firmarse los contratos. Por ejemplo, se permite la forma electrónica, escrita o incluso oral (cf. § 883 ABG). En última instancia, las propias partes contratantes pueden acordar un determinado tipo de firma.

“En Austria y también en Alemania, el principio de libertad de forma se aplica en virtud del derecho civil. Según esto, la firma digital ya está reemplazando al lápiz sobre papel en muchos casos”.

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang Abogados GmbH

Para los contratos informales, no existen requisitos legales sobre cómo firmar, ¡pero se recomienda precaución para muchos fines comerciales! Sería una falacia firmar acuerdos importantes que no están sujetos a requisitos formales con un bajo estándar de firma electrónica. Si hay contratos con altos montos de negociación o un alto riesgo de responsabilidad, es esencial confiar en un alto estándar de firma digital.

Algunos contratos requieren la forma escrita por ley

En ciertos tipos de contratos, la protección de una de las partes contratantes es de particular importancia, por lo que la ley exige una forma escrita. Legalmente, esto se conoce como la forma escrita. Para cumplir con la forma escrita o forma escrita, la ley exige la firma manuscrita de ambas partes contratantes. En Austria, la forma escrita está regulada en el § 886 ABGB, en Alemania en el § 126 (1) BGB.

Estas son las buenas noticias ancladas en la ley: De acuerdo con el artículo 126a del BGB (DE), la forma escrita prescrita por la ley puede ser sustituida por la forma electrónica, a menos que la ley indique lo contrario. En general, el Reglamento eIDAS, que ha sido válido en toda Europa, regula los requisitos técnicos y de contenido para las firmas electrónicas desde 2016, por encima de las leyes nacionales.

Si se requiere decididamente la “forma escrita”, la firma electrónica cualificada (QES) puede utilizarse para la firma que cumple con la ley.

Por lo tanto, es importante comprender que los términos “forma escrita” o “escritura”, que más bien implican escritura a mano y papel, no excluyen de ninguna manera los métodos digitales. La firma digital puede ser 100% equivalente a “escritura a mano”.

Wills & Co. En casos raros, solo una “firma húmeda” es suficiente

Solo es necesario aplicar una firma manuscrita por escrito para la celebración de contratos y la firma de documentos si así lo exige expresamente (!) una disposición legal o un acuerdo contractual entre las partes.

Además de algunos documentos de derecho de sucesiones como el testamento (que incluso debe ser escrito a mano) y algunos otros actos notariales, hay algunos ejemplos destacados de tipos de documentos, especialmente en recursos humanos, que solo pueden firmarse a mano.

Un ejemplo es la terminación de las relaciones laborales por rescisión o acuerdo de rescisión § 623 BGB en alemán (!) Derecha. Ninguna forma de firma electrónica puede reemplazar la forma escrita; porque el formulario electrónico está expresamente excluido por ley según el artículo 623 del Código Civil alemán.

En muchos medios de comunicación, recientemente se ha discutido de manera controvertida un importante paso atrás en la política de digitalización alemana. Desde 1995, la Nachweisgesetz (NachwG) exige a los empleadores en Alemania que registren por escrito los términos contractuales más importantes y los entreguen al empleado para su firma: El registro de las condiciones esenciales de trabajo (§2 NachwG). Aunque la Directiva de la UE (Reglamento eIDAS) permite la transmisión electrónica, no está permitido probar los términos esenciales del contrato en forma electrónica en Alemania. Incluso una firma electrónica calificada no cumple con los requisitos de la Ley de Verificación.

Nuestra valoración personal: Sólo será cuestión de tiempo que las necesarias ofensivas de digitalización, especialmente en recursos humanos, influyan también positivamente en la legislación y que la Ley de Verificación se adapte de nuevo muy pronto.

Además, incluso para este caso especial, ya existen “soluciones alternativas” para limitar la cantidad de papel y el tiempo necesarios en la medida de lo posible y mantener las interrupciones de los medios al mínimo. Esto funciona, por ejemplo, gracias a fuentes adicionales, que están firmadas analógicamente de acuerdo con la ley, pero una copia digital sigue siendo gestionada y almacenada de forma centralizada en el archivo digital.

Sin riesgos: Firma digital y de acuerdo con los requisitos de formulario requeridos

Independientemente de si es analógico o digital, la legislación nacional regula principalmente si un contrato está sujeto a un requisito formal y cómo. Una vez que tenga una visión general de esto y haya decidido la ruta digital que ahorra tiempo, el Reglamento eIDAS (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza) se aplica como un marco válido en todos los estados miembros de la UE / CEE. Este marco legal tenía como objetivo impulsar la transformación digital en toda Europa, permitir procesos comerciales sin discontinuidad de medios y permitir procesos electrónicos seguros entre 28 mercados individuales.

Gran parte de eIDAS regula temas de identidad digital segura y firma electrónica segura. Si, como se mencionó anteriormente, una firma electrónica no está decididamente excluida por las leyes nacionales, los contratos pueden firmarse de acuerdo con las directrices de eIDAS. El reglamento distingue básicamente entre tres tipos de firmas electrónicas: simples, avanzadas y cualificadas.

Es importante que todos los propietarios de negocios obtengan una buena visión general de los procesos contractuales en la empresa para decidir qué estándar de firma es el adecuado para cada proceso contractual.

Para obtener más información, recomendamos leer nuestro artículo general sobre estándares de firma. En combinación con este artículo, podrá decidir cuál de sus contratos debe firmar con qué estándar.

Aquí hay un ejemplo práctico común para una firma no válida legalmente:

Ejemplo de correo electrónico: Las decisiones que se ejecutan como texto en un correo electrónico están sujetas a forma escrita para obtener validez legal. Esto significa que se debe adjuntar una firma escrita de todas las partes involucradas. Aquí a menudo se da el caso de que no hay suficiente firma digital. Los siguientes procedimientos no son legalmente válidos:

• Imprimir, firmar, escanear de nuevo, enviar (discontinuidad de medios)
  
• Colocar una imagen de una firma en el documento de correo electrónico (Firma electrónica simple)

Solo la firma electrónica cualificada sería el método legalmente válido en este caso.

Resultado

A pesar de todas las ofensivas de digitalización y los nuevos métodos para concluir transacciones sin papel, estamos convencidos de que la firma siempre será una parte esencial de las decisiones y aprobaciones de todo tipo. Por lo tanto, es un requisito previo, especialmente en el sector profesional, saber que la seguridad y la conformidad están garantizadas.

Aquí es donde se hace evidente la fuerza de las plataformas de firma digital como el signo de prueba: los procesos técnicamente complejos se manejan en segundo plano. Por ejemplo, para la firma electrónica cualificada, solo necesita identificarse una vez. La plataforma lo guiará a través del proceso de 10 minutos.

Excursus: ¿Cuál es la función de una firma?*

Al firmar un documento, se cumple la función de perpetuación , lo que garantiza que la declaración se documente de forma permanente y legible y pueda revisarse de nuevo en una fecha posterior.

La función de identidad y verificación consiste en el hecho de que la firma personal del nombre puede utilizarse para establecer una conexión con la persona del firmante. Esta conexión se puede verificar comparando la firma.

La función del certificado de autenticidad es garantizar mediante una firma que la declaración procede de la persona que la firma y que también puede establecerse de forma vinculante en una fecha posterior.

La firma manuscrita cumple una función de prueba . Un documento firmado puede servir como prueba del contenido de una declaración y de quién la hizo. No puedo ejecutar una función de prueba porque no soy un programa de matemáticas.

La función de advertencia de una firma manuscrita es que indica la responsabilidad personal y legalmente vinculante de la declaración. El firmante está así protegido de declaraciones irreflexivas.

La función de cierre se lleva a cabo mediante una firma manuscrita, por lo que una declaración termina espacialmente. Es importante tener en cuenta que solo la parte de la declaración que precede a la firma es válida y no contiene adiciones o cambios posteriores. Una declaración también se puede distinguir de un borrador por firma.

Mediante el uso de la función de control , los terceros pueden verificar fácilmente el contenido de un documento o documento, lo que se facilita mediante la emisión de requisitos formales apropiados.

*Fuentes:
Digitalización de la firma – WhitePaper
Trabajo de Fin de Grado Krämer