Obtención de firmas (con flujo de trabajo de firmas)

Información importante primero:

• La persona que invita siempre paga las firmas.
• Su contraparte no necesita tener una cuenta de sproof sign y puede simplemente abrir su invitación (por ejemplo, por correo electrónico) con cualquier dispositivo móvil (smartphone, PC, tableta) y seguir las instrucciones.

Instrucciones paso a paso

En este tutorial, nos gustaría mostrarle cómo puede obrar las firmas utilizando flujos de trabajo inteligentes. Los llamados flujos de trabajo le ayudan a mapear incluso procesos de firma complejos y hacerlos reutilizables. Encontrará más información sobre los flujos de trabajo en el tutorial Crear y utilizar flujos de trabajo .

En cuanto inicie sesión, dispondrá de varias opciones para cargar uno o varios documentos en una carpeta de documentos. También puede comenzar con una plantilla que desee enviar para su firma.

El documento o documentos se abren en la vista del editor de sproof sign. Abra la pestaña "Destinatarios" en la parte derecha.

Haga clic en el campo de búsqueda de la barra lateral derecha, en "Añadir destinatarios". Este tutorial trata sobre el uso de un flujo de trabajo para obtener firmas. Puede obtener más información sobre los flujos de trabajo en el módulo de aprendizaje [Crear y utilizar flujos de trabajo](sproofacademyworkflowlink ). Para seleccionar uno de sus flujos de trabajo, proceda del siguiente modo:

1. en la ventana superpuesta, haga clic en el icono del libro con el texto "Seleccionar entre contactos y flujos de trabajo". Se abrirá una pantalla en la que se enumeran todos sus contactos, grupos y flujos de trabajo.
2. En la parte superior puede filtrar por contactos, grupos o flujos de trabajo. Para encontrar más fácilmente su flujo de trabajo, haga clic en 'Flujos de trabajo'.
3. para seleccionar un flujo de trabajo, haga clic en el signo más (+) verde de la entrada correspondiente de la lista.
4. a continuación, puede confirmar su selección haciendo clic en el botón verde "Aplicar selección".

Una vez realizada la selección, haga clic en 'Siguiente'.

Ahora se han aplicado los ajustes del flujo de trabajo seleccionado. Sin embargo, puede ajustar la configuración en cualquier momento. Por ejemplo, puede añadir más personas o eliminar de la lista de destinatarios a las personas guardadas en el flujo de trabajo. En general, dispone de las siguientes opciones:

1. Definir el orden en que las personas invitadas deben realizar sus interacciones (firmar, ver, aprobar). También puede definir si sus destinatarios deben firmar con un estándar de firma específico (AES/QES). Si no realiza esta configuración, las propias personas invitadas podrán elegir. Con sproof sign, usted y su contraparte firman de forma 100% compatible con eIDAS, con la firma electrónica avanzada o cualificada. Gracias a la interfaz integrada para todos los proveedores de eIDAS, todos los proveedores de eIDAS de toda Europa están a su disposición o a la de las personas invitadas a firmar. Por ejemplo, ID-Austria o el DNI alemán con función en línea.
2. A continuación verá la lista de sus destinatarios. Si ha seleccionado la casilla "Establecer orden", ahora puede arrastrar y soltar a las personas individuales en el orden deseado.
3. Haciendo clic en el icono de los 3 puntos, podrá realizar ajustes para la ronda correspondiente. Por ejemplo, puede especificar que sólo una persona de esta ronda debe firmar/ver/aprobar en nombre de las demás personas.
4. Haciendo clic en el icono de la flecha (>) junto a un destinatario, puede acceder a los ajustes para la persona respectiva. Éstas se explican con más detalle en otro gráfico.

Dispone de las siguientes opciones en la configuración del destinatario:

1. haga clic en el icono del lápiz para personalizar los datos personales de la persona (por ejemplo, su nombre)
2. defina el papel de la persona: puede elegir entre 'Firmante', 'Visualizador' y 'Aprobador'. Un firmante debe firmar el documento. Un espectador sólo puede ver el documento y un aprobador debe dar su consentimiento (aprobar). Importante: Los firmantes y aprobadores influyen en el progreso del flujo de trabajo. Esto significa que si una persona en un puesto designado no firma o aprueba, el proceso no puede completarse. ¡Este no es el caso de una persona de visualización!
3. especifique el tipo de firma individual para la persona correspondiente: El tipo de firma individual sobrescribe la configuración del tipo de firma general del documento. Información: Si desea que su contraparte firme con la firma electrónica reconocida (FER), pero esta persona no dispone de una FER, puede cubrir los gastos de identificación. Encontrará más información al respecto en el tutorial Firmas bajo demanda .
4. puede eliminar al destinatario haciendo clic en el botón rojo.

Haga clic en el icono X de la parte superior derecha para volver a los destinatarios.

En el segundo paso, puede colocar marcadores de posición de firma y otros campos de formulario para sus destinatarios. Si ya los ha definido en el flujo de trabajo, se aplicarán automáticamente. Importante: Debe definir al menos un marcador de posición de firma por firmante.

1. Aquí puede ver para qué firmante está definiendo la posición de firma y los campos de formulario. Puede utilizar el menú desplegable para cambiar de destinatario.
2. coloque al menos un marcador de posición por destinatario en el documento para definir su posición de firma y continuar. Puede elegir entre una firma (nombre completo) o iniciales (por ejemplo, A.B.). Ambas son firmas equivalentes.
3. Aquí encontrará campos de formulario adicionales que se asignan al destinatario y que sólo puede rellenar esta persona. Colóquelos en el documento mediante arrastrar y soltar. (Nota: Los campos sin asignación -los llamados campos generales- que pueden ser rellenados por cualquier destinatario pueden añadirse en el menú "Editar documento" o si selecciona "No asignado" como destinatario al invitar a los contactos).

El tamaño y la posición pueden ajustarse para todos los marcadores de posición de firma y campos de formulario. Haga clic en la X verde para volver a eliminar el campo. En la vista en miniatura de la izquierda, puede ver en qué página ha colocado campos de formulario y marcadores de posición de firma para qué destinatarios. Los pequeños indicadores tienen un color diferente para cada persona.

Cuando haya terminado de preparar el documento, pulse "Siguiente".

En el tercer paso, puede configurar la invitación por correo electrónico. Es posible que el administrador de su plan (o usted como administrador) haya establecido textos predeterminados para los correos electrónicos. Puede personalizarlos. Encontrará más información sobre cómo predefinir los textos de los correos electrónicos como administrador en el módulo Opciones de marca .

1. Definir un asunto: Seleccione un asunto único que se mostrará a los invitados como "título" del correo electrónico.
2. el texto general de la invitación es el mismo para todos los destinatarios. Redacte un mensaje o seleccione entre los mensajes anteriores.
3. también puede componer un mensaje individual para cada destinatario, que sólo se mostrará para la persona respectiva. Aquí puede añadir información personalizada y explicaciones, por ejemplo.

Puede realizar más ajustes en el cuarto y último paso:

1. establecer un recordatorio y/o una fecha de vencimiento: La fecha de recordatorio define la hora a partir de la cual se enviarán recordatorios automáticos. La fecha de vencimiento define la fecha en la que las personas invitadas deben haber completado sus acciones.
2. En los ajustes adicionales puede, por ejemplo, permitir el reenvío del documento. Si una persona invitada reenvía el documento, esto autoriza a otra persona a firmarlo en lugar de la persona real. También puede especificar si el documento finalizado debe enviarse al final. También puede definir el idioma de invitación del correo electrónico.
3. Por último, pulse el botón verde "Enviar invitación" para enviar sus invitaciones a los destinatarios.

Una ventana superpuesta le informará de que sus invitaciones han sido enviadas. Si ha realizado cambios en el flujo de trabajo seleccionado, puede actualizarlo. Para ello, pulse el botón verde "Actualizar flujo de trabajo".

En cuanto se haya enviado el documento, podrá seguir el progreso de las firmas en el documento en "Destinatarios" y en el panel de control.

Después de la invitación, puede ajustar la configuración del recordatorio en el documento, ver la configuración general y añadir destinatarios adicionales al documento posteriormente.

Haciendo clic en la flecha (>) junto a una persona, si aún no ha firmado, puede editar los campos establecidos para esta persona, reenviar la invitación o eliminar al destinatario por completo.