Utilizar formularios y campos

Lista de todos los campos de formulario

sproof sign le ofrece una amplia selección de campos de formulario para que no tenga límites a la hora de preparar sus documentos:

1. Firma: Posición de la firma en la que se firma el documento con el nombre completo.
2. Iniciales: Posición de la firma donde se firman las iniciales del nombre
3. Nombre: Nombre, apellidos o nombre completo
4. Correo electrónico: Dirección de correo electrónico
5. Organización: Por ejemplo, empresa, empleador, etc.
6. Dirección: Dirección parcial o completa (por ejemplo, calle, número de casa, puerta,...)
7. Código postal: Código postal
8. País: Información del país
9. Fecha: Fecha
10. IBAN: Número internacional de cuenta bancaria
11. Texto (fijo): texto de sólo lectura que se fija en el documento sin necesidad de firmarlo
12. Texto: Campo de texto que puede rellenarse con cualquier texto
13. Casilla de selección: Un desplegable con una o varias opciones de selección, que debe especificar el remitente
14. Casilla de verificación: Las casillas de verificación se utilizan a menudo para preguntas de opción múltiple, o para dar confirmación o aceptar condiciones
15. Radiobox: Los radioboxes se utilizan a menudo para preguntas de opción única en las que se pide a la gente que elija una respuesta de entre un grupo de respuestas
16. Campo de fecha: Fecha
17. Carga de archivos: El remitente puede definir hasta 3 archivos (imágenes y/o documentos) por destinatario que tienen que cargar antes de firmar el documento

Colocación y configuración de campos de formulario

Así es como puede colocar y configurar los campos de formulario en sproof sign:

1. Encontrará una lista de todos los campos de formulario disponibles en la barra lateral derecha. La barra lateral tiene un aspecto diferente dependiendo de si está colocando campos para usted o para sus destinatarios.
2. Arrastre y suelte un campo en el documento para colocarlo allí. Puede seleccionar un campo haciendo clic sobre él. Para mover un campo, mantenga pulsado el botón del ratón y arrástrelo a otra posición.
3. Una vez seleccionado un campo, aparece una superposición justo encima del campo, que contiene las siguientes funciones: Cambiar asignación, Abrir configuración del campo, Duplicar campo, Reducir/ampliar fuente y Borrar campo.
4. Haga clic en el icono del lápiz para abrir los ajustes del campo en la barra lateral derecha: aquí puede, por ejemplo, cambiar la asignación, marcar el campo como obligatorio y realizar otros ajustes que correspondan al campo.

La vista previa

La vista previa representa una vista previa de impresión, por así decirlo. Muestra el aspecto que tendrá el documento cuando lo descargue en ese momento. Esta función es importante porque todos los campos de formulario y firma, excepto el campo "Texto (fijo)", sólo se fijan una vez firmado el documento. Esto significa que NO se muestran en la vista previa antes de firmar. Puede utilizar la vista previa para comprobar qué campos están ya fijados en el documento y cuáles no.

1. En este ejemplo, puede ver un texto de sólo lectura ("Texto (fijo)"-campo), un campo de nombre y una posición de firma.
2. Puede abrir la vista previa haciendo clic en el botón de vista previa de la barra de menú superior.

1. El texto de sólo lectura es visible en el documento porque queda fijado cuando se descarga el documento, independientemente de que haya una firma.
2. El campo del nombre y la posición de la firma no se muestran en la vista previa, ya que sólo se fijan en el documento una vez firmado.
3. Puede descargar el documento tal cual.
4. Cierre la vista previa mediante el botón de cierre de la parte inferior o mediante el icono X de la parte superior derecha.

Barra de aviso y acceso rápido

Dispone de dos opciones para recorrer y completar los campos de formulario de su documento: Directamente en el documento o a través de la llamada barra de notificaciones.

1. La barra de notificación* muestra para quién está colocando actualmente campos de formulario, es decir, 1) para usted mismo, 2) para un destinatario o 3) campos sin asignar (generales).
2. La información entre paréntesis muestra cuántos campos ha colocado ya para esta persona y cuántos de ellos ya han sido rellenados. El icono de verificación estará en gris hasta que se hayan rellenado al menos todos los campos obligatorios y se pueda firmar el documento.
3. Puede utilizar las flechas para navegar rápida y fácilmente por los campos de la persona correspondiente.
4. El botón verde con el icono del lápiz abre el acceso rápido.
5. Todos los campos del formulario para la persona respectiva aparecen en el acceso rápido y pueden rellenarse de una sola vez. Sin embargo, algunos campos, como los de firma, deben comprobarse directamente en el documento. Puede utilizar el icono situado a la derecha de un campo para saltar directamente al campo correspondiente en el documento.
6. Puede filtrar los campos para obtener una mejor visión general de los campos que ya se han rellenado y de los que siguen abiertos.

Los campos de formulario en la práctica

Existen cinco casos de uso de los campos de formulario:

• Sube un documento y coloca campos de formulario generales que pueden ser rellenados por cualquiera.
• Sube un documento y coloca campos de formulario para usted, que pueden rellenarse previamente.
• Sube un documento, añade destinatarios y coloca campos de formulario asignados para ellos.
• Usted carga un documento con campos de formulario existentes.
• Usted recibe un documento y rellena los campos de formulario colocados en él.

Estos cinco casos de uso también pueden combinarse y se describen con más detalle a continuación.

Caso de uso 1: Cargar un documento y colocar campos de formulario generales

Como se describe en "Tipos de campos de formulario", los campos generales no se asignan a nadie y, por tanto, pueden ser rellenados por cualquiera. Sin embargo, sólo hasta que la primera persona firme el documento, entonces quedan fijados en el documento. Para colocar campos generales, cargue un documento y seleccione "Editar documento" en la barra lateral derecha.

1. Arrastre y suelte los campos generales de la barra lateral derecha en el documento.
2. Si es necesario, realice ajustes para el campo. Para ello, haga clic en el icono del lápiz.
3. El número de campos generales aparece en la barra de notificaciones. Utilice las flechas para navegar por los campos o rellénelos directamente en el modo de rellenado rápido.

Tenga siempre en cuenta que los campos generales se escriben en cuanto alguien firma el documento. Por lo tanto, si desea que los campos sean rellenados por cualquier destinatario, firme el documento antes de colocar los campos o sólo después de que uno de sus contactos haya rellenado los campos y firmado el documento.

Caso de uso 2: Cargar documento y colocar campos de formulario asignados a usted

Si coloca campos de formulario para usted mismo, suba un documento y seleccione "Firmar usted mismo" en la barra lateral derecha.

1. Encontrará los campos de formulario en la tercera pestaña. Es importante que haya seleccionado previamente un tipo de firma y un estilo de firma, de lo contrario no podrá colocar ningún campo en el documento.
2. Ahora arrastre y suelte cualquier número de campos de formulario en el documento. Como ya se ha descrito en la sección "Tipos de campos de formulario", los campos predefinidos ya están rellenados con sus datos, lo que le ahorrará tiempo a la hora de rellenarlos. Puede editar su contenido en cualquier momento.
3. El número de campos predefinidos para usted se muestra en la barra de notificación. Utilice las flechas para navegar por los campos o rellénelos directamente en el modo de rellenado rápido.
4. A continuación, firme el documento para registrar su firma y los demás campos del formulario en el documento.

Si lo desea, a continuación puede invitar a sus contactos a firmar. Encontrará más información al respecto en la siguiente sección "Caso práctico 3: Cargar el documento y colocar campos de formulario para los contactos".

Caso práctico 3: Cargar documento y colocar campos de formulario para contactos

Para colocar campos de formulario asignados explícitamente a un destinatario concreto, cargue un documento y seleccione "Destinatarios" en la barra lateral derecha. Añada uno o varios contactos y defina el orden de firma, las funciones, etc. si es necesario. Haga clic en "Siguiente" para pasar al siguiente paso. Ahora puede colocar campos de formulario para sus destinatarios. Tenga en cuenta que se debe establecer al menos una posición de firma para todas las personas firmantes.

1. En este campo de selección puede ver qué destinatario está seleccionado actualmente. Haga clic en el campo para seleccionar otra persona de la lista. También puede seleccionar "Cualquiera" si desea colocar campos generales.
2. Ahora arrastre y suelte en el documento cualquier número de campos de formulario para la persona seleccionada.
3. El número de campos para la persona seleccionada se muestra en la barra de notificación. Utilice las flechas para navegar por los campos o rellénelos directamente para la persona correspondiente en el modo de rellenado rápido.
4. A continuación, pase a la siguiente persona, ya sea mediante el campo de selección situado en la parte superior de la barra lateral o mediante el botón situado en la parte inferior.

Repita esta operación hasta que haya colocado los campos de formulario necesarios para todos los contactos. A continuación, podrá configurar su invitación.

Caso práctico 4: Cargar un documento con campos de formulario existentes

Si carga un documento con campos de formulario existentes, éstos serán reconocidos por sproof sign y podrá decidir cómo proceder:

1. Adoptar campos: Los campos de formulario se adoptan y se colocan en el documento como campos generales. Pueden asignarse a alguien posteriormente o rellenarse directamente.
2. Guardar los datos del formulario: Si los campos del formulario ya se han rellenado en otra herramienta (por ejemplo, Adobe Acrobat Reader), puede guardar los datos introducidos directamente en el documento. Entonces ya no podrán editarse.
3. Borrar campos de formulario: Todos los campos reconocidos y su contenido se eliminan del documento.

Si ha seleccionado la opción 1, los campos de formulario reconocidos se colocan en el documento como campos generales. Puede rellenarlos usted mismo o asignárselos a alguien. Para ello, vaya a "Destinatarios" e invite a los contactos. Si hace clic en "Siguiente", en el siguiente paso se le preguntará si desea asignar los campos a alguien. Seleccione uno de sus destinatarios.

Consejo: Sólo puede asignar todos los campos a la vez en este paso. Si desea asignar campos individuales a otra persona, primero asigne todos los campos a una persona y luego cambie la asignación de los campos correspondientes directamente en el documento.

Caso práctico 5: Recibir un documento y rellenar los campos existentes

Si ha recibido un documento de alguien para que lo firme, ábralo como de costumbre mediante el enlace del correo electrónico o a través de su panel de control de sproof y vaya a "Firmar usted mismo".

1. En la tercera pestaña de la barra lateral, verá una lista de todos los campos de formulario relevantes para usted.
2. En este ejemplo, se establecen los campos generales (gris), los campos asignados a usted (azul) y los campos para otros destinatarios (otros colores, semitransparentes ). Los campos obligatorios asignados a usted y los campos obligatorios generales deben rellenarse antes de poder firmar el documento.
3. También puede ver cuántos campos se han establecido para usted en la barra de notificaciones. Utilice las flechas para navegar por los campos y rellenarlos en el documento o vaya al modo de rellenado rápido para rellenar los campos.
4. Cuando haya rellenado todos los campos obligatorios del formulario, podrá firmar el documento.

Si el remitente ha establecido un campo de carga de archivos para usted, podrá cargar los archivos necesarios directamente al rellenar los campos del formulario:

1. Puede ver qué archivos debe cargar directamente junto al campo de carga en el documento, así como en la barra lateral.
2. Ahora comience a subir los archivos individualmente. Para ello, haga clic en el campo correspondiente y seleccione el archivo correcto en su explorador de archivos. Tenga en cuenta que el remitente ha especificado qué formatos están permitidos (documentos y/o imágenes). Cada archivo puede tener un tamaño máximo de 5 MB.
3. Un archivo seleccionado puede eliminarse haciendo clic en el símbolo de la papelera y volver a cargarse.
4. Los archivos también pueden cargarse utilizando el modo de llenado rápido.

Importante: Sólo firme el documento después de haber rellenado todos los campos y cargado los archivos.