Firma digital 2.0 - Firma reconocida sin fronteras en toda Europa

La firma digital ha llegado para quedarse.

Cuando en sproof hablamos de "firma digital 1.0", nos referimos en general a la recogida y emisión digital de firmas. Los beneficios de una plataforma de firma inteligente ya son conocidos por muchos empresarios. El mapeo de los procesos de firma o "flujos de trabajo de firma" está facilitando importantes procesos de contratación o aprobación a cada vez más personas, especialmente en el entorno empresarial. No importa si las firmas internas se utilizan en un equipo o en toda la empresa, o si las firmas externas, por ejemplo de clientes, proveedores o clientes, deben obtenerse de forma prioritaria: La firma digital ha conseguido situarse a la cabeza de la lista de iniciativas de digitalización aplicadas con éxito.

Como ocurre con todas las "herramientas", sólo se decide renovar los procesos establecidos y adaptarlos a los tiempos si los beneficios pueden crear un valor añadido inmediato. La firma de documentos es uno de los procesos empresariales más antiguos, por lo que cabe imaginar que muchas empresas ven un reto a la hora de sustituir la tradicional firma con bolígrafo sobre papel.

Sin embargo, resulta que incluso las personas a las que les gusta tomar una decisión firmando a mano, acostumbradas a estampar una firma cimentada a lo largo de los años y llena de arte, aprecian las ventajas de la firma digital.

Sobriamente consideradas, estas ventajas de la alternativa digital al "papel y tinta" son demasiado grandes. Se puede demostrar mediante un simple cálculo que incluso con sólo unos pocos procesos de firma realizados de forma regular, un flujo de trabajo digital puede hacerse notar a través de un ahorro significativo de tiempo y recursos de personal. Por supuesto, puede resultar atractivo firmar a mano una decisión importante de forma colectiva in situ. Pero: Firmar digitalmente significa 1) Ahorro, en lugar de la tediosa preparación y envío por correo de los documentos 2) No hay tiempo de espera para la devolución de los documentos firmados 3) Enorme ahorro en costes de impresión, correo y papel.

La conclusión es que los argumentos son abrumadores y sólo unas pocas empresas no han previsto aún la introducción de la firma digital.

Además de las ventajas relacionadas con el proceso y el ahorro de recursos, muchos empresarios preocupados por la seguridad también han reconocido otra ventaja de la firma digital: Si decide utilizar la firma digital reconocida (FER) de documentos, se beneficiará en toda Europa del hecho de que este tipo de firma es legalmente equivalente a una firma manual.

Para ello, las personas deben identificarse con su pasaporte o documento de identidad e introducir un código de confirmación a través de su teléfono móvil, por ejemplo. De este modo, la firma se asigna de forma exclusiva a una persona. Sin embargo, la identificación única no puede hacerse en cualquier sitio, sino que debe llevarla a cabo un proveedor de servicios fiduciarios autorizado. Una vez que se haya identificado, podrá utilizar diversas plataformas de firma (como sproof) para firmar usted mismo documentos cualificados.

sproof se ha posicionado deliberadamente como proveedor para empresas del ámbito jurídico y de protección de datos europeo. La experiencia del usuario se ha adaptado especialmente a la firma cualificada del más alto nivel.

Se avecina un nuevo reto para los procesos de firma digital

Desde hace algún tiempo, el número de proveedores de servicios de confianza crece rápidamente. Por ejemplo, si tengo que firmar un documento de forma cualificada para una empresa o cliente y más tarde para otro cliente, puede ser necesario que me identifique de nuevo cada vez. Aunque este proceso no es complicado, en la práctica puede llevar mucho tiempo y ser innecesario si se realiza repetidamente.

sproof ofrece ahora por primera vez una solución para ello y permite utilizar directamente las identificaciones existentes. Así, cuando se firma un documento con sproof, no es necesario pasar por una nueva identificación, sino que las identificaciones existentes, como el DNI de Austria, pueden utilizarse directamente.

"Al analizar el nuevo problema, consultamos diferentes soluciones al mismo, algunas de las cuales tuvieron mucho éxito", afirma Clemens Brunner, director general y cofundador de sproof. "Encontramos un modelo adecuado en la solución de Stripe y muy a menudo establecimos comparaciones con el modelo de negocio de la empresa a la hora de planificar estratégicamente nuestra solución. El enfoque de la solución de Stripe de crear una plataforma central para procesos de pago interoperables supuso un gran cambio para miles de tiendas web en aquel momento". Encontramos claros paralelismos en esta historia de éxito con nuestro enfoque de solución para la firma cualificada interoperable en Europa.

La interfaz central para la firma cualificada en Europa se lanzó en versión beta test

La solución presentada por sproof reinventa la firma electrónica en Europa y la hace accesible por primera vez a muchas personas de forma sencilla y con un umbral bajo. Ha estado precedida de un intenso trabajo de desarrollo, en el que han participado en estrecha colaboración expertos de las áreas de UI/UX, desarrollo de software y criptografía.

Una vez identificado y analizado el problema con la ayuda de entrevistas cualitativas a expertos, el siguiente paso fue un proceso de pensamiento de diseño de varias semanas de duración, que dio lugar a un estudio de diseño exhaustivo.

El prototipo terminado ha pasado recientemente a una fase oficial de test beta con power:users, clientes e inversores seleccionados. El objetivo de la fase beta es probar intensamente la usabilidad y el nuevo flujo de trabajo. Al mismo tiempo, se ampliará sucesivamente la lista de proveedores de EQ integrados. En última instancia, a sproof le gustaría convertirse en la plataforma superior para los procesos de firma cualificada en Europa. "Hemos desarrollado una plataforma que puede crecer con nuestros clientes, desde pequeños bufetes de abogados hasta corporaciones que operan a escala internacional. La interfaz QES también nos ayuda a alcanzar nuestro próximo hito: A partir de ahora, queremos abrir nuevos mercados y, además de seguir expandiéndonos en Alemania y Austria, dirigirnos también a países seleccionados de Europa Central y Oriental, así como a los países bálticos", añade Fabian Knirsch, CTO y cofundador de sproof.