La firma digital (o firma electrónica, firma electrónica, etc.) se ha convertido en una herramienta indispensable para que empresas y particulares puedan gestionar los documentos de una manera más eficiente y respetuosa con el medio ambiente. En este artículo, le daremos un impulso para cualquiera que quiera actualizar un proceso antiguo, la firma de documentos.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es una forma segura y eficiente de firmar contratos en un entorno digital, como alternativa a las firmas manuscritas.

La firma digital funciona como una huella dactilar humana, ya que cada documento tiene su propia huella digital electrónica. Ningún otro documento puede tener la misma firma digital. Si un documento digital está “sellado” con una firma, se puede demostrar que:

• El archivo no se ha modificado después de firmar (integridad).
  
• Una persona específica ha firmado el documento (autenticación).
  
• el firmante ha firmado realmente. La persona no puede negar haber firmado el documento después de que se haya creado una firma digital.
  
• El documento no es una falsificación.

Las firmas digitales ya se están utilizando en muchas industrias para una amplia variedad de casos de uso.

¿Qué no es una firma digital (válida)?

Solo una firma que también pueda ser verificada por un servicio de verificación en línea aprobado (por ejemplo, Acrobat Reader, RTR o directamente en signo de prueba) puede clasificarse como legalmente conforme.

¡Una imagen escaneada de una firma manuscrita no produce un documento firmado legalmente válido y no es legalmente válido!

El Reglamento eIDAS regula para Europa cómo se pueden firmar los documentos de forma legalmente válida y verificable. Puede obtener más información al respecto aquí.

Cómo firmar digitalmente documentos PDF

La aplicación de una firma digital válida a un documento (PDF) es un proceso técnicamente complejo que se ejecuta discretamente en segundo plano cuando un documento se firma digitalmente.

Esto hace que una firma digital correcta sea muy diferente de simplemente insertar una firma manuscrita escaneada.

Una firma digital válida permite detectar cambios posteriores en el documento. Este no es el caso con la simple inserción de imágenes.

Así es como funciona la prueba de intención digital con una plataforma de firma:

Paso 1: Cargar y convertir

Primero, carga su documento en línea a través de su cuenta con una plataforma de firma. El documento se convierte en un documento PDF.

Paso 2: Adjuntar la firma digital

Para la firma en sí, necesitará un certificado digital que acredite su identidad como firmante. Esto ya está creado para usted cuando se registra en una plataforma de firma. Si desea firmar con el estándar más alto, la firma electrónica calificada, este paso se realiza en una autoridad de certificación reconocida por el estado.

Con una plataforma de firma, tienes la opción de personalizar tu firma (similar a la versión manuscrita) y crear tu propio estilo de firma.

Paso 3: Cifrar el documento y las firmas

En el último paso, todo el contrato, incluidas las firmas adjuntas, se cifra criptográficamente. Se genera el llamado valor hash. El contrato se vuelve a prueba de falsificaciones y verificable.

Las firmas adjuntas tienen el mayor valor probatorio y ya no se pueden falsificar.

Por supuesto, los contratos firmados se pueden descargar, enviar o almacenar en cualquier lugar.

¿Puedo firmar digitalmente en Word u otros programas de Office?

En principio, muchos formatos de archivo también pueden firmarse digitalmente. Sin embargo, el requisito previo para la inmutabilidad de la firma digital adjunta es que cada documento se convierta primero en un documento PDF. Como es bien sabido, los documentos PDF ya no se pueden cambiar (a diferencia de los documentos docx, por ejemplo).
Las plataformas de firma digital convierten automáticamente muchos formatos de archivo en un documento PDF correcto, generalmente cuando se carga el documento.

¿Cómo obtengo una firma digital?

Hay varias formas de obtener una firma digital.

1. Registro en una plataforma de firma digital (FES)

Como se explicó anteriormente, la creación de una firma digital es el elemento central de una plataforma de firma digital. Las soluciones establecidas y conocidas son, por ejemplo, DocuSign, AdobeSign o soluciones europeas más nuevas como sproof sign o yousign, que también se especializan en su uso en empresas europeas.

Se crea una firma electrónica avanzada para usted durante el registro.

2. Identificación con plataforma de firma (QES)

Muchos proveedores también proporcionan a los usuarios una firma electrónica cualificada, que está profundamente integrada en la propia aplicación. Además del alto valor probatorio de este estándar de firma, se beneficia de las muchas posibilidades de diseñar su proceso de firma individualmente.

3. Identificación con un servicio gubernamental (QES; por ejemplo, firma de teléfono móvil)

En Austria, más del 50% de los ciudadanos ya tienen una firma de teléfono móvil. Esta es emitida por las autoridades y corresponde al estándar de la firma electrónica cualificada.

Naturaleza jurídicamente vinculante de una firma digital

Un contrato válido se celebra cuando ambas partes expresan su consentimiento. Por regla general, el legislador deja en manos de las partes contratantes la decisión de celebrar un contrato oralmente, por escrito o por vía electrónica. Esto se llama libertad de forma.

Si elige una solución de firma digital, tiene la ventaja de que todas las firmas se integran en el archivo PDF de forma inalterable y a prueba de falsificaciones.

Solo hay unas pocas excepciones en las que la firma electrónica sigue estando excluida por ley a pesar de los constantes ajustes legislativos. Un ejemplo: el testamento.

De cualquier manera, es necesario seleccionar el estándar de firma electrónica adecuado según el contrato.

Para ello se han establecido tres estándares, que se definen en el Reglamento eIDAS y sirven de marco legal.

• EES: firma electrónica simple
  
• FES: firma electrónica avanzada
  
• QES: firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada (QES) cumple con los más altos criterios de calidad y es legalmente 100% equivalente a una firma manuscrita.

Dado que las implicaciones legales pueden variar ampliamente, factores como los costos de implementación, la facilidad de uso (experiencia del cliente), la legislación, las políticas de la empresa y el riesgo comercial evaluado suelen ser decisivos para determinar qué método debe usarse en una situación determinada.

Para ello, puede utilizar la siguiente guía de decisión.

Por lo tanto, dos factores influyen en la elección del estándar adecuado para las firmas electrónicas:

• Riesgos de responsabilidad, riesgos operativos
  
• Requisitos legales

Los beneficios de una plataforma de firma digital son que

• puede cambiar el estándar de firma electrónica en cualquier momento, según el tipo de contrato
  
• Ser capaz de especificar el estándar de firma electrónica deseado de manera vinculante al adquirir firmas externas.

Los proveedores de firma europeos se han centrado principalmente en los dos estándares de firma digital más altos.

sproof sign es un experto en el campo de las firmas electrónicas cualificadas (QES).

¿Es válida una firma escaneada o una imagen de firma?

El término “firma escaneada” significa que es una imagen digital de una firma manuscrita. Para ello, la firma original en papel se convierte a un formato digital (.jpg, .doc, .pdf, etc.) con la ayuda de un escáner o una cámara.

En principio, estas firmas escaneadas son válidas siempre que no se requiera una forma escrita para la declaración de intenciones correspondiente.

Una copia firmada no es legalmente válida porque el firmante no es identificable y no se puede probar el consentimiento.

Una firma escaneada es fácil de falsificar, por lo que el destinatario del contrato firmado puede copiarla fácilmente (#SnippingTool #Screenshot). Es obvio que esto no es legal.

Una firma escaneada no tiene valor probatorio en la corte, ya que es solo una copia de su firma original. Sin prueba de cómo se hizo la firma, se considera una mera copia y no una firma auténtica. Por esta razón, no es válido, especialmente en transacciones comerciales.

¿La diferencia entre una firma digital y una firma electrónica?

Los términos “firma electrónica” y “firma digital” pueden confundirse fácilmente. A menudo, los términos se usan indistintamente, pero estrictamente hablando, no son lo mismo.

Una firma electrónica (o firma electrónica) es un método para celebrar un acuerdo legal en un entorno digital. Es, por así decirlo, el equivalente digital de firmar en un documento en papel.

Mientras que la firma electrónica prueba el consentimiento del firmante del documento, la firma digital es la prueba de la autenticidad del documento en sí. Esto significa que la combinación de documento y firma ha sido técnicamente diseñada y encriptada de tal manera que el contrato es a prueba de falsificaciones. De esta manera, los términos se fusionan o trabajan juntos de tal manera que un acuerdo digital se vuelve verificable y legalmente exigible.

Los beneficios de una plataforma de firma digital (europea)

Nube altamente segura, lista para funcionar desde el primer momento

Sproof Sign es una solución basada en la web para la firma digital de contratos y funciona en todos los dispositivos móviles (escritorio, teléfono inteligente, tableta). sproof sign tiene su sede en Austria y todos los datos se respaldan exclusivamente en centros de datos dentro de la UE. Garantizamos el cumplimiento del RGPD a todos los niveles, tanto para nosotros como para nuestros subcontratistas. Ofrecemos estas garantías a nuestros clientes en un acuerdo de procesamiento de datos (DPA) que se basa en las cláusulas contractuales estándar de la UE y, por lo tanto, también ofrece el más alto nivel de seguridad jurídica.

Interfaces y sistemas existentes

• Sproof Sign se integra perfectamente con sus sistemas existentes
  
• Inicie sesión directamente en herramientas populares como MS Teams, Word, Google Drive, etc. (lista de todas las integraciones)
  
• Inicio de sesión único
  
• API simple para casos de uso personalizados (documentación de API)

Almacenamiento de documentos y monitoreo del progreso

Los contratos importantes se almacenan de forma centralizada, clara, altamente segura y encriptada. Sin embargo, el acceso a los documentos es posible en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, se puede ver el progreso de los procesos de firma en cualquier momento y se pueden enviar recordatorios si es necesario.

Firma electrónica cualificada (QES) y avanzada (FES) incl. identificación

sproof sign admite todo tipo de firmas electrónicas (simples, avanzadas y calificadas) de acuerdo con la regulación eIDAS, así como con muchos otros estándares de firma utilizados a nivel mundial (por ejemplo, el cumplimiento de la FDA). Firman dentro de su organización, así como con socios externos, proveedores o clientes.

Firma por lotes: Firma contratos al mismo tiempo

Con la firma por lotes, se pueden firmar innumerables documentos de forma digital y legal en una sola operación. Un enorme ahorro de tiempo.

Carpeta de documentos: Enviar contratos al mismo tiempo

Engrape digitalmente varios documentos y envíelos juntos para su firma. Esto le ahorra mucho tiempo a usted y a los destinatarios.

Marca de la empresa, sellos de la empresa y estilos de firma

Tanto si se trata de un equipo grande como de un usuario individual. En el signo de prueba, el logotipo de su propia empresa se puede almacenar como un sello de la empresa. También puede crear diferentes estilos de firma para diferentes propósitos.

eID Hub: Recogida de firmas en toda Europa

La firma cualificada es legalmente equivalente a una firma manuscrita en toda Europa.
Con su interfaz única, el signo de prueba permite la firma de contratos con varios proveedores de firma calificados. Esta es una enorme ventaja en la obtención y emisión de firmas legalmente válidas.
Aquí puede encontrar una descripción general de todos los proveedores de servicios de confianza integrados →

Verificar firmas y descargar informes de prueba

Puede comprobar la validez de las firmas electrónicas adjuntas directamente en el signo de prueba con un clic del ratón. También puede descargar un informe de auditoría para cada ejecución de firma y ver quién firmó con qué certificado y cuándo.

Gestión de equipos y acuerdos de sustitución

Sproof Sign permite una fácil gestión de usuarios y derechos de usuarios dentro de un plan. Además, la cuota de firmas se puede administrar de forma centralizada y se pueden realizar varias configuraciones importantes para todo el plan.

Soporte y Academia

Sproof Sign es conocido por su soporte rápido y flexible. La Academia de letreros a prueba es un portal de capacitación gratuito que lo ayuda a usted y a sus empleados a comenzar rápidamente.

Precios transparentes sin costes ocultos

Nuestro objetivo es ser el mejor postor inigualable en la búsqueda de un proveedor de firma adecuado. Al hacerlo, asignamos gran importancia a la equidad y la transparencia. Dos valores que dan forma a nuestra cultura corporativa. Estos valores también determinan el precio de nuestra solución en el segmento empresarial.