Σύνδεση API και φιλικότητα προς το χρήστη: Τα κριτήρια απόφασης για την υπογραφή sproof στο FH Upper Austria

Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα εκπροσώπησης και διοίκησης εντός του φοιτητικού σώματος. Η έκδοση διαφόρων εγγράφων και η έγκριση πληρωμών απαιτείται σε καθημερινή βάση. Οι αιτήσεις αυτές απαιτούν τη χρήση αναγνωρισμένων υπογραφών ή, εναλλακτικά, φυσικών υπογραφών και των πρωτότυπων εγγράφων τους. Πρόκειται για μια πραγματικά χρονοβόρα διαδικασία. Αποφασίσαμε να ψηφιοποιήσουμε και να εκσυγχρονίσουμε τις διοικητικές διαδικασίες και εργασίες μας, ώστε να μπορούμε να επενδύσουμε περισσότερο χρόνο στο πραγματικό έργο της εκπροσώπησης. Για το λόγο αυτό, συνδέσαμε επίσης το sproof sign με το εσωτερικό εργαλείο διαχείρισης του προϋπολογισμού μας, προκειμένου τα έγγραφα να υπογράφονται ψηφιακά από τα 3 απαραίτητα άτομα στο μέλλον, χωρίς να χρειάζεται να ξοδεύουμε χρόνο για την ανταλλαγή και την αποστολή τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Διάφορα κριτήρια ήταν καθοριστικά για εμάς όταν αναζητούσαμε τον κατάλληλο πάροχο ηλεκτρονικών υπογραφών. Μια βασική πτυχή ήταν η σύνδεση API, καθώς έπρεπε να τη δημιουργήσουμε από ένα σύστημα τρίτου μέρους. Ήταν επίσης σημαντικό να μπορούν εύκολα να προσκληθούν εξωτερικά πρόσωπα να υπογράψουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα άλλο κριτήριο ήταν η φιλικότητα προς το χρήστη και η νεωτερικότητα του λογισμικού, η οποία θα έπρεπε να αντικατοπτρίζεται σε ένα διαισθητικό περιβάλλον εργασίας χρήστη. Ένας πάροχος που συνδυάζει όλες αυτές τις απαιτήσεις σε ένα προσιτό λογισμικό αποτελεί μεγάλο πλεονέκτημα για εμάς και νομίζω ότι αυτό είναι ένα πολύ μεγάλο πλεονέκτημα για την sproof sign. Για τους λόγους αυτούς, αποφασίσαμε επίσης να συνεργαστούμε με την sproof.

Χρησιμοποιούμε ψηφιακές υπογραφές για διάφορες εφαρμογές. Αφενός, τις χρησιμοποιούμε για εγκρίσεις πληρωμών, επιτρέποντας την ταχεία και ασφαλή έγκριση οικονομικών συναλλαγών. Από την άλλη πλευρά, τις χρησιμοποιούμε για εσωτερικά έγγραφα για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών εργασίας και τη μείωση του διοικητικού κόστους. Χρησιμοποιούμε επίσης την ψηφιακή υπογραφή για έγγραφα από φοιτητές του Πανεπιστημίου Εφαρμοσμένων Επιστημών της Άνω Αυστρίας. Τα έγγραφα αυτά επιβεβαιώνουν ότι οι φοιτητές έχουν μια συγκεκριμένη λειτουργία στην Αυστριακή Ένωση Φοιτητών (ÖH). Η ψηφιακή υπογραφή μας επιτρέπει να δημιουργούμε και να αποστέλλουμε αυτές τις επιβεβαιώσεις με απλό και νομικά ασφαλή τρόπο. Χάρη στις πολλές πιθανές χρήσεις της ψηφιακής υπογραφής, μπορούμε να εργαστούμε πιο αποτελεσματικά και ταυτόχρονα να εγγυηθούμε την ασφάλεια των εγγράφων μας.

Η ενσωμάτωση του cloud υλοποιήθηκε για εμάς μέσω ενός συνεργάτη και κύλησε ομαλά. Η ενσωμάτωση API λειτούργησε καλά και μας επέτρεψε να συνδέσουμε απρόσκοπτα τα υπάρχοντα συστήματά μας με τη νέα λύση υπογραφής. Ωστόσο, η μετατροπή των σχετικών διαδικασιών για τους υπαλλήλους και η εισαγωγή αυτών των νέων, σύγχρονων μεθόδων εργασίας είναι μια διαδικασία που απαιτεί χρόνο.

Εμείς ως Ένωση Φοιτητών της Άνω Αυστρίας είμαστε επίσης υποκείμενοι στους ισχύοντες κανονισμούς και νόμους. Η λύση λογισμικού που χρησιμοποιούμε για τις ψηφιακές υπογραφές πρέπει επομένως να πληροί διάφορα πρότυπα όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση. Αφενός, είναι απαραίτητο η λύση υπογραφής να συμμορφώνεται με τον κανονισμό e-IDAS της ΕΕ, καθώς αυτός ορίζει το νομικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Επιπλέον, το λογισμικό πρέπει να συμμορφώνεται με τους ισχύοντες εθνικούς νόμους και κανονισμούς, ώστε να είμαστε νομικά προστατευμένοι. Για να μην αναφέρουμε ότι πρέπει να είναι συμβατό με τον κανονισμό GDPR. Επομένως, η λύση μας θα πρέπει βασικά να διασφαλίζει ότι όλες οι προσωπικές πληροφορίες και τα έγγραφα υποβάλλονται σε επεξεργασία και αποθηκεύονται σύμφωνα με τις αυστηρές απαιτήσεις του ΓΚΠΔ.

Αυτό που μου αρέσει ιδιαίτερα στο sproof sign είναι η ξεκάθαρη και μοντέρνα παρουσίαση όλων των εφαρμογών, καθώς και η πρακτική λειτουργία φίλτρου για τον γρήγορο εντοπισμό ανοικτών εγγράφων προς υπογραφή. Η λειτουργία δέσμης, η οποία καθιστά δυνατή την αποτελεσματική ταυτόχρονη υπογραφή μεγάλων ποσοτήτων εγγράφων με QES, είναι φυσικά επίσης χρήσιμη. Ειδικά κατά την επεξεργασία έως και 400 εγγράφων, η λειτουργία αυτή αποτελεί πραγματική ανακούφιση στην καθημερινή εργασία.

Το sproof sign προσφέρει ένα σημαντικό πλεονέκτημα για εμάς μέσω της δυνατότητας πρόσκλησης εξωτερικών προσώπων να υπογράψουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα άτομα αυτά μπορούν στη συνέχεια να υπογράφουν εύκολα έγγραφα σε ολόκληρη την ΕΕ χρησιμοποιώντας μια μεγάλη ποικιλία μεθόδων υπογραφής.