Νομικά έγκυρη ηλεκτρονική υπογραφή

Εξακολουθεί να υπάρχει σύγχυση: διαφορετικοί, συχνά πολύ παρόμοιοι, όροι όπως γραπτός τύπος, γραπτή μορφή, ελευθερία του τύπου, χειρόγραφος τύπος προκαλούν σύγχυση κατά το χειρισμό των συμβάσεων. Για το λόγο αυτό, οι άνθρωποι δυστυχώς εξακολουθούν να καταφεύγουν συχνά σε στυλό, χαρτί και δύσκολες ταχυδρομικές οδούς όταν υπάρχει κάτι να υπογράψουν.

Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε για ποιες περιπτώσεις χρήσης η ψηφιακή υπογραφή είναι 100% νομικά έγκυρη και εγγυάται την υψηλότερη αποδεικτική αξία και ιχνηλασιμότητα. Μικρό "spoiler": Υπάρχουν πολύ λίγες μόνο εξαιρετικές περιπτώσεις στις οποίες η ηλεκτρονική υπογραφή δεν επιτρέπεται. Κατά τα άλλα, η διαδικασία της ψηφιακής υπογραφής "ξεπερνά" την αναλογική υπογραφή σε κάθε περίπτωση λόγω τεχνικού απαραβίαστου και υψηλότερης αποδεικτικής αξίας.

Ποια είναι η λειτουργία των συμβάσεων;

Βασικά, είναι προφανής: υπογράφοντας μια σύμβαση, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη συμφωνούν με τους όρους και τις υποχρεώσεις που ορίζονται στη σύμβαση. Η σύναψη μιας σύμβασης διασφαλίζει ότι όλα τα συμβαλλόμενα μέρη εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους και ότι προστατεύονται τα δικαιώματα και τα συμφέροντά τους. Επιπλέον, ένα υπογεγραμμένο έγγραφο μπορεί να χρησιμεύσει ως αποδεικτικό στοιχείο σε περίπτωση σύγκρουσης και να βοηθήσει να σταθεί στο δικαστήριο. Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για την υπογραφή των συμβάσεων είναι να γίνεται ψηφιακά.

Είτε αναλογικά είτε ψηφιακά: Τι σημαίνει η ελευθερία της μορφής για τις συμβάσεις;

Στις ευρωπαϊκές χώρες, οι συμβάσεις είναι γενικά έγκυρες χωρίς καθορισμένο τύπο. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν κανονισμοί σχετικά με τον τρόπο υπογραφής των συμβάσεων. Για παράδειγμα, επιτρέπεται ο ηλεκτρονικός, ο γραπτός ή ακόμη και ο προφορικός τύπος (βλ. άρθρο 883 ABG). Τελικά, τα ίδια τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να συμφωνήσουν σε έναν συγκεκριμένο τύπο υπογραφής.

Αν και δεν υπάρχουν νομικές απαιτήσεις σχετικά με τον τρόπο υπογραφής συμβάσεων που δεν υπόκεινται σε απαιτήσεις μορφής, συνιστάται προσοχή για πολλούς επιχειρηματικούς σκοπούς! Θα ήταν λάθος να υπογράφετε σημαντικές συμφωνίες που δεν υπόκεινται σε τυπικές απαιτήσεις με χαμηλό πρότυπο ηλεκτρονικής υπογραφής. Εάν υπάρχουν συμβάσεις με υψηλά ποσά διαπραγμάτευσης ή υψηλό κίνδυνο ευθύνης, θα πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιείται ένα υψηλό πρότυπο ψηφιακής υπογραφής.

Ορισμένες συμβάσεις απαιτούν τη γραπτή μορφή από το νόμο.

Για ορισμένους τύπους συμβάσεων, η προστασία ενός από τα συμβαλλόμενα μέρη έχει ιδιαίτερη σημασία, γι' αυτό και απαιτείται από το νόμο ο γραπτός τύπος. Σε νομικούς όρους, αυτό αναφέρεται ως γραπτός τύπος. Για την εκπλήρωση του γραπτού τύπου ή της έγγραφης μορφής απαιτείται από το νόμο η ιδιόχειρη υπογραφή και των δύο συμβαλλομένων μερών. Στην Αυστρία, ο γραπτός τύπος ρυθμίζεται στο άρθρο 886 ABGB, στη Γερμανία στο άρθρο 126 παράγραφος 1 BGB.

Εδώ είναι τα καλά νέα που κατοχυρώνονται στο νόμο: Σύμφωνα με το άρθρο 126α BGB (DE), ο νομικά προβλεπόμενος γραπτός τύπος μπορεί να αντικατασταθεί από ηλεκτρονικό τύπο, εκτός εάν ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Σε γενικές γραμμές, ο κανονισμός eIDAS, ο οποίος ισχύει σε όλη την Ευρώπη από το 2016, ρυθμίζει τις τεχνικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις περιεχομένου για τις ηλεκτρονικές υπογραφές και υπερισχύει των εθνικών νόμων.

Εάν απαιτείται ρητά η "γραπτή μορφή", η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (QES) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή σύμφωνα με το νόμο.

Επομένως, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι οι όροι "γραπτός τύπος" ή "γραπτή μορφή", οι οποίοι τείνουν να υπονοούν χειρόγραφο και χαρτί, σε καμία περίπτωση δεν αποκλείουν τις ψηφιακές μεθόδους. Η ψηφιακή υπογραφή μπορεί να είναι 100% ισοδύναμη με τη "χειρόγραφη μορφή".

Wills & Co. Σε σπάνιες περιπτώσεις, αρκεί μόνο μια "υγρή υπογραφή".

Χειρόγραφη υπογραφή απαιτείται για τη σύναψη συμβάσεων και την υπογραφή εγγράφων μόνο εάν αυτό προβλέπεται ρητά (!) από νομική διάταξη ή από συμβατική ρύθμιση μεταξύ των μερών.

Εκτός από ορισμένα έγγραφα του κληρονομικού δικαίου, όπως οι διαθήκες (οι οποίες πρέπει να είναι ακόμη και χειρόγραφες) και ορισμένες άλλες συμβολαιογραφικές πράξεις, υπάρχουν ορισμένα εξέχοντα παραδείγματα τύπων εγγράφων που μπορούν να υπογραφούν μόνο χειρόγραφα βάσει του νόμου, ιδίως στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού.

Ένα παράδειγμα είναι ο τερματισμός των εργασιακών σχέσεων με καταγγελία ή συμφωνία καταγγελίας σύμφωνα με το άρθρο 623 του Γερμανικού Αστικού Κώδικα (BGB) στο γερμανικό (!) δίκαιο. Καμία μορφή ηλεκτρονικής υπογραφής δεν μπορεί να αντικαταστήσει εδώ τη γραπτή μορφή, καθώς η ηλεκτρονική μορφή αποκλείεται ρητά από το νόμο σύμφωνα με το άρθρο 623 BGB.

Ένα σημαντικό πισωγύρισμα στη γερμανική πολιτική ψηφιοποίησης αποτέλεσε πρόσφατα αντικείμενο αμφιλεγόμενης συζήτησης σε πολλά μέσα ενημέρωσης. Από το 1995, οι εργοδότες στη Γερμανία οφείλουν να καταγράφουν εγγράφως τους σημαντικότερους συμβατικούς όρους και να τους παραδίδουν στον εργαζόμενο προς υπογραφή σύμφωνα με τον γερμανικό νόμο περί αποδείξεων (NachwG): Η καταγραφή των ουσιωδών όρων εργασίας (§2 NachwG). Παρόλο που η οδηγία της ΕΕ (κανονισμός eIDAS) επιτρέπει την ηλεκτρονική διαβίβαση, στη Γερμανία δεν επιτρέπεται η παροχή αποδείξεων των ουσιωδών συμβατικών όρων σε ηλεκτρονική μορφή. Ακόμη και μια ειδική ηλεκτρονική υπογραφή δεν πληροί τις απαιτήσεις του νόμου περί ελέγχου.

Η προσωπική μας εκτίμηση: Θα είναι θέμα χρόνου μέχρι οι αναγκαίες επιθέσεις ψηφιοποίησης, ιδίως στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού, να έχουν θετικό αντίκτυπο και στη νομοθεσία και ο νόμος περί επαλήθευσης να τροποποιηθεί και πάλι πολύ σύντομα.

Επιπλέον, υπάρχουν ήδη "παρακαμπτήριες λύσεις" ακόμη και για αυτή την ειδική περίπτωση, προκειμένου να περιοριστεί όσο το δυνατόν περισσότερο ο απαιτούμενος όγκος χαρτιού και χρόνου και να περιοριστούν στο ελάχιστο οι διαταραχές των μέσων ενημέρωσης. Αυτό λειτουργεί, για παράδειγμα, χάρη σε πρόσθετα έγγραφα που υπογράφονται αναλογικά σύμφωνα με τον νόμο, αλλά ένα ψηφιακό αντίγραφο εξακολουθεί να διαχειρίζεται και να αποθηκεύεται κεντρικά στο ψηφιακό αρχείο.

Εντελώς χωρίς κίνδυνο: υπογράψτε ψηφιακά και σύμφωνα με τις απαιτούμενες τυπικές απαιτήσεις.

Ανεξάρτητα από το αν είναι αναλογική ή ψηφιακή, η εθνική νομοθεσία ρυθμίζει πρωτίστως αν και πώς μια σύμβαση υπόκειται σε τυπική απαίτηση. Μόλις αποκτήσετε μια γενική εικόνα και αποφασίσετε να ακολουθήσετε την ψηφιακή οδό, εξοικονομώντας χρόνο, ο κανονισμός eIDAS (Ηλεκτρονική ταυτοποίηση, πιστοποίηση ταυτότητας και υπηρεσίες εμπιστοσύνης) εφαρμόζεται ως έγκυρο πλαίσιο σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ/ΕΟΧ. Αυτό το νομικό πλαίσιο θα πρέπει να προωθήσει τον ψηφιακό μετασχηματισμό σε ολόκληρη την Ευρώπη, να επιτρέψει τις επιχειρηματικές διαδικασίες χωρίς ασυνέχεια στα μέσα και να διευκολύνει τις ασφαλείς ηλεκτρονικές διαδικασίες μεταξύ 28 επιμέρους αγορών.

Ένα μεγάλο μέρος του eIDAS ρυθμίζει θέματα ασφαλούς ψηφιακής ταυτότητας και ασφαλών ηλεκτρονικών υπογραφών. Έτσι, εάν, όπως προαναφέρθηκε, η ηλεκτρονική υπογραφή δεν αποκλείεται ρητά από την εθνική νομοθεσία, οι συμβάσεις μπορούν να υπογράφονται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές του eIDAS. Ο κανονισμός διακρίνει βασικά μεταξύ τριών τύπων ηλεκτρονικών υπογραφών: απλές, προηγμένες και αναγνωρισμένες.

Είναι σημαντικό για όλους τους επιχειρηματίες να αποκτήσουν μια καλή εικόνα των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων στην εταιρεία, προκειμένου να αποφασίσουν ποιο πρότυπο υπογραφής είναι το κατάλληλο για ποια διαδικασία σύναψης σύμβασης.

Συνιστούμε να διαβάσετε λεπτομερώς το άρθρο μας με την επισκόπηση των προτύπων υπογραφής. Σε συνδυασμό με αυτό το άρθρο, θα είστε σε θέση να αποφασίσετε ποιες από τις συμβάσεις σας θα πρέπει να υπογράψετε με ποιο πρότυπο.

Ακολουθεί ένα συνηθισμένο πρακτικό παράδειγμα μη νομικά έγκυρης υπογραφής:

Παράδειγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Οι αποφάσεις που εκτελούνται ως κείμενο σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υπόκεινται στον γραπτό τύπο προκειμένου να είναι νομικά έγκυρες. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να τίθεται γραπτή υπογραφή από όλα τα μέρη της σύμβασης. Συχνά εδώ οι ψηφιακές υπογραφές είναι ανεπαρκείς. Οι ακόλουθες διαδικασίες δεν είναι νομικά έγκυρες:

• Εκτύπωση, υπογραφή, εκ νέου σάρωση, αποστολή (διάλειμμα μέσων)
• Τοποθέτηση εικόνας υπογραφής στο έγγραφο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (απλή ηλεκτρονική υπογραφή)

Μόνο η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή θα ήταν η νομικά έγκυρη μέθοδος σε αυτή την περίπτωση.

Συμπέρασμα

Παρά τις όποιες επιθέσεις ψηφιοποίησης και τις νέες μεθόδους χωρίς χαρτί, είμαστε πεπεισμένοι ότι η υπογραφή θα αποτελεί πάντα βασικό μέρος των αποφάσεων και των εγκρίσεων κάθε είδους. Αυτό σημαίνει ότι η ασφάλεια και η συμμόρφωση πρέπει να είναι εγγυημένες, ιδίως στον επαγγελματικό τομέα.

Σε αυτό το σημείο αναδεικνύεται η δύναμη των πλατφορμών ψηφιακής υπογραφής, όπως η sproof sign: οι τεχνικά πολύπλοκες διαδικασίες διεκπεραιώνονται στο παρασκήνιο. Για παράδειγμα, χρειάζεται να ταυτοποιηθείτε μόνο μία φορά για την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Η πλατφόρμα σας καθοδηγεί κατά τη διάρκεια της 10λεπτης διαδικασίας.