Ήρθε η ώρα! Ήρθε η ώρα να προσαρμοστούν οι επιχειρηματικές διαδικασίες ώστε να εργάζονται πιο αποτελεσματικά και ταυτόχρονα με μεγαλύτερη ασφάλεια. Οι καλύτερες ψηφιακές ροές εργασίας βοηθούν στον κόσμο των επιχειρήσεων. Υπάρχει ένας αυξανόμενος αριθμός πλατφορμών και λύσεων που μπορούν να βοηθήσουν σε όλα, από απόλυτες τυποποιημένες διαδικασίες έως εξειδικευμένες εξειδικευμένες εφαρμογές. Μία από αυτές τις τυποποιημένες διαδικασίες που μπορεί να βελτιωθεί σημαντικά χάρη στις ψηφιακές λύσεις είναι η συλλογή υπογραφών.
Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε τι είναι μια ψηφιακή "ροή εργασιών υπογραφής" και πώς θα βοηθηθείτε εσείς οι ίδιοι, η εταιρεία σας ή το δίκτυό σας αν βασιστείτε στην ουσιαστική ψηφιοποίηση.
Αναλογικό έναντι ψηφιακού. Τρόπος λήψης υπογραφών.
Φυσικά, υπάρχει και η παραλλαγή της "παλιάς σχολής": Υπογραφή με στυλό σε χαρτί. Ούτε αυτό κοστίζει πολύ - ειδικά αν είστε εσείς το άτομο που υπογράφει - και μερικές φορές φαίνεται πιο "φανταχτερό" ή ακόμα και πιο επίσημο. Ειδικά όταν συνδυάζεται με μια πραγματική συνάντηση. Η χειρόγραφη υπογραφή είναι ούτως ή άλλως νομικά έγκυρη.
Μια δεύτερη ματιά αποκαλύπτει την "ουρά του αρουραίου": μια πολύ περίπλοκη, επίπονη και απαιτητική σε πόρους διαδικασία (εκτύπωση, σάρωση, φακέλωση, ταχυδρόμηση, αναμονή της επιστροφής κ.λπ.) Αυτό σημαίνει επίσης: διαλείμματα στα μέσα ενημέρωσης που αποδυναμώνουν την αποδεικτική αξίακαι τέλος: Η απόκτηση ή η αναμονή μιας υπογεγραμμένης και επιστρεφόμενης σύμβασης είναι πολύ χρονοβόρα.
Η εναλλακτική λύση είναι η ψηφιακή ή ηλεκτρονική υπογραφή: Τεχνικά, πρόκειται για μια κρυπτογραφική μέθοδο που βασίζεται σε αλγόριθμους ασύμμετρης κρυπτογράφησης. Αυτό καθιστά δυνατή την επαλήθευση της γνησιότητας του εγγράφου και της ταυτότητας του υπογράφοντος. Μάθετε περισσότερα. Αυτό που είναι τεχνικά πολύπλοκο και εξαιρετικά ασφαλές στο παρασκήνιο κρύβεται στο προσκήνιο από ένα εύχρηστο περιβάλλον εργασίας χρήστη. Τελικά, η νομικά έγκυρη ψηφιακή υπογραφή είναι τόσο εύκολη όσο και η πραγματοποίηση ενός online τραπεζικού εμβάσματος.
Η διαφορά μεταξύ μιας νομικά έγκυρης ηλεκτρονικής υπογραφής και μιας άχρηστης λεζάντας.
Στην πραγματικότητα, δεν έχει γίνει ακόμη ευρέως αποδεκτό στον επιχειρηματικό κόσμο ότι η έκδοση και η λήψη ψηφιακών υπογραφών πρέπει να συμμορφώνεται με αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας, όπως ακριβώς ρυθμίζεται στον κανονισμό eIDAS, δεν παρέχεται από αμέτρητα διαδικτυακά εργαλεία.
Οι εικονικές υπογραφές δημιουργούν ένα σημαντικό πρόβλημα. Μια ψηφιακή εικόνα της δικής σας υπογραφής δεν αποτελεί έγκυρη ψηφιακή υπογραφή και δεν συμμορφώνεται με κανένα πρότυπο. Δεν υπάρχει τρόπος να επαληθευτεί η ταυτότητα του υπογράφοντος ή να διασφαλιστεί η ακεραιότητα (το έγγραφο δεν έχει αλλοιωθεί) του εγγράφου. Μια υπογραφή με εικόνα μπορεί εύκολα να παραποιηθεί.
Διαφορετική είναι η περίπτωση της προηγμένης ή αναγνωρισμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Αυτά τα δύο πρότυπα ηλεκτρονικής υπογραφής εγγυώνται πολύ υψηλή ασφάλεια για όλα τα μέρη που εμπλέκονται στη διαδικασία υπογραφής. Πολλοί πωλητές, ιδίως οι Ευρωπαίοι, έχουν επικεντρωθεί σε αυτά τα δύο πρότυπα.
Πώς μπορείτε όμως να διαπιστώσετε ή να ελέγξετε με ποιο πρότυπο συμμορφώνεται μια ληφθείσα ψηφιακή υπογραφή ή αν μια υπογραφή έχει ακόμη και παραποιηθεί;
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Βασικά, υπάρχουν διάφοροι τρόποι ψηφιακής υπογραφής: απλοί, προηγμένοι και εξειδικευμένοι. Παρά την επιφανειακά πανομοιότυπη εμφάνιση των ψηφιακών υπογραφών στο τελικό έγγραφο, το καθεστώς του αντίστοιχου τύπου ψηφιακής υπογραφής και ο δεσμευτικός χαρακτήρας της διαφέρουν".
QES, AES, EES: με μια ματιά
Υπάρχουν διάφοροι τύποι ψηφιακών υπογραφών και πρέπει να επιλεγεί ένα συγκεκριμένο πρότυπο υπογραφής ανάλογα με την εφαρμογή και τις απαιτήσεις. Η νομική βάση γι' αυτό στην ΕΕ είναι ο κανονισμός eIDAS, ο οποίος καθορίζει τις απαιτήσεις για τα επιμέρους έντυπα. Τα τρία πιο σημαντικά πρότυπα υπογραφής και οι διάφορες ιδιότητές τους εξηγούνται σε αυτό το άρθρο.Στην περίπτωση μιας απλής ηλεκτρονικής υπογραφής ή μιας λεζάντας εικόνας, δεν είναι δυνατόν να εντοπιστεί οποιαδήποτε χειραγώγηση. Εν ολίγοις, μόνο μια υπογραφή που μπορεί να επαληθευτεί από μια δημόσια εγκεκριμένη υπηρεσία επαλήθευσης μπορεί να χαρακτηριστεί ως νομικά συμβατή. Πλατφόρμες όπως η sproof sign ειδικεύονται τόσο στη δημιουργία υπογραφών με τα υψηλότερα πρότυπα όσο και στην ολοκληρωμένη επαλήθευση οποιουδήποτε εγγράφου.
Στην περίπτωση μιας απλής ηλεκτρονικής υπογραφής ή μιας λεζάντας εικόνας, δεν είναι δυνατόν να εντοπιστεί οποιαδήποτε χειραγώγηση. Εν ολίγοις, μόνο μια υπογραφή που μπορεί να επαληθευτεί από μια δημόσια εγκεκριμένη υπηρεσία επαλήθευσης μπορεί να χαρακτηριστεί ως νομικά συμβατή. Πλατφόρμες όπως η sproof sign ειδικεύονται και στα δύο: τη δημιουργία υπογραφών με τα υψηλότερα πρότυπα και την ολοκληρωμένη επαλήθευση οποιουδήποτε εγγράφου.
Η δύναμη της ροής εργασιών: Λήψη εξωτερικών ψηφιακών υπογραφών σε μόλις 5 βήματα
1) Προσθέστε επαγγελματικές επαφέςΦυσικά! Αν θέλω να δώσω ένα έγγραφο για υπογραφή, το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζω τα στοιχεία επικοινωνίας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα αιτήματα υπογραφής διεκπεραιώνονται μέσω της διεύθυνσης αλληλογραφίας, δεδομένου ότι η διεύθυνση αλληλογραφίας παρέχει ήδη μια καλή βάση για την πιστοποίηση της ταυτότητας του άλλου μέρους. Στην περίπτωση της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής (AES), η απόδειξη της ταυτότητας συνδέεται άμεσα με την προσωπική διεύθυνση αλληλογραφίας. Κατά συνέπεια, ο αντισυμβαλλόμενος εκδίδει μια ψηφιακή υπογραφή με την ίδια διεύθυνση αλληλογραφίας που χρησιμοποιήθηκε για το αίτημα υπογραφής.
Ένα πλεονέκτημα μιας πλατφόρμας ηλεκτρονικής υπογραφής, από την αρχή της αίτησης υπογραφής, είναι η απλή διαχείριση των δεδομένων επικοινωνίας. Κατά κανόνα, οι συχνά χρησιμοποιούμενες επαφές προτείνονται αυτόματα κατά τις διαδικασίες συλλογής και όλα τα δεδομένα επαφών εισάγονται αυτόματα σε ένα απλοποιημένο σύστημα διαχείρισης επαφών, όπου μπορούν να προβληθούν και να επεξεργαστούν.
3) Καθορισμός ακολουθιών και ρόλων υπογραφής. Υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις χρήσης στις οποίες θέλετε να αποφύγετε ότι πολλές επαφές λαμβάνουν ταυτόχρονα ένα έγγραφο προς υπογραφή. Μια περίπτωση χρήσης θα μπορούσε να είναι ότι η διεύθυνση θα πρέπει να υπογράψει μετά από τους εκπροσώπους δύο άλλων τμημάτων και τέλος η γραμματέας λαμβάνει το έγγραφο για προβολή ή για τελική λήψη.
4) Καθορισμός θέσεων υπογραφής. Ένα από τα βασικότερα χαρακτηριστικά κάθε πλατφόρμας υπογραφής είναι ο "καθορισμός θέσεων υπογραφής". Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ορίσετε ακριβώς σε ποια σελίδα, ποιος, πού πρέπει να υπογράψει. Με το sproof sign, το μέγεθος της κάρτας υπογραφής μπορεί επίσης να ρυθμιστεί.
5) Ορίστε μια προθεσμία για την υπογραφή & στείλτε υπενθυμίσεις. Στο τελευταίο βήμα της ροής εργασίας, οι περισσότερες ολοκληρωμένες λύσεις υπογραφής "όλα σε ένα" σας επιτρέπουν να ορίσετε μια προθεσμία, να γράψετε ένα φιλικό (έως συγκεκριμένο) κείμενο πρόσκλησης και, το σημαντικότερο, να υπενθυμίζετε αυτόματα στους παραλήπτες αυτή την προθεσμία. Το ποσοστό επιτυχίας της έγκαιρης παραλαβής του προσυπογεγραμμένου εγγράφου αυξάνεται σημαντικά. Για να μην αναφέρουμε ότι αυτή η ροή εργασίας ελαχιστοποιεί σημαντικά τον "χρόνο μέχρι την απόφαση" ούτως ή άλλως.
6) (Προαιρετικά:) Επαλήθευση των λαμβανόμενων υπογραφών απευθείας στο sproof sign. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, είναι σημαντικό να δημιουργηθεί κατανόηση του γεγονότος ότι η ειδική και προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή εγγυάται το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας, επειδή η εγκυρότητά της μπορεί να επικυρωθεί πολύ εύκολα. Ένας άμεσα ενσωματωμένος μηχανισμός επαλήθευσης -όπως είναι διαθέσιμος στο sproof sign- επιτρέπει πλήρη ιχνηλασιμότητα και ασφάλεια για σημαντικές διαδικασίες έγκρισης.
Η ψηφιακή υπογραφή από τη σκοπιά του προσκαλέσαντος προσώπου
Για το προσκαλούν πρόσωπο, είναι σημαντικό να επιστραφούν όλες οι υπογραφές εγκαίρως. Η είσοδος με χαμηλό κατώφλι στην πλατφόρμα υπογραφών είναι ζωτικής σημασίας. η sproof sign έχει βελτιστοποιήσει αυτή τη διαδικασία:
- Όπως περιγράφεται, το προσκαλούν πρόσωπο αποστέλλει το έγγραφο για υπογραφή μέσω ταχυδρομείου.
- Το προσκεκλημένο πρόσωπο λαμβάνει το μήνυμα, κάνει κλικ στον σύνδεσμο και μπορεί να υπογράψει το έγγραφο απευθείας χωρίς εγγραφή (!).
- Εάν απαιτείται ειδική υπογραφή και το προσκεκλημένο πρόσωπο δεν διαθέτει ακόμη υφιστάμενη ταυτοποίηση QES (δυνατότητα υπογραφής με ειδική υπογραφή), το προσκεκλημένο πρόσωπο οδηγείται απευθείας στη διαδικασία ταυτοποίησης μετά την εγγραφή.
- Δεν υπάρχει ποτέ (!) κανένα κόστος για το προσκεκλημένο άτομο.
- Εάν κάποιος είναι ήδη χρήστης του sproof sign, μπορεί φυσικά να αρχειοθετήσει το έγγραφο ή, εάν το επιθυμεί, να το προωθήσει για περαιτέρω υπογραφή, να το τοποθετήσει στη στοίβα, να αναθέσει αιτήματα υπογραφής κ.λπ.
Θέλετε να ξεκινήσετε; Εγγραφείτε τώρα δωρεάν και αποκτήστε την πρώτη σας υπογραφή
Θα το βρείτε μόνο στο sproof sign. Έχουμε καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια για να δώσουμε στους χρήστες μας το ευκολότερο δυνατό ξεκίνημα στον κόσμο των ψηφιακών υπογραφών. Με έναν δωρεάν προσωπικό λογαριασμό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πλατφόρμα αμέσως και να δημιουργήσετε μόνοι σας τις πρώτες σας ψηφιακές υπογραφές ή να τις αποκτήσετε χωρίς εμπόδια σε όλη την Ευρώπη.
Περισσότερες καταχωρήσεις στο blog
Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή;eIDAS 2.0 - Ο επανασχεδιασμός της ψηφιακής ταυτότητας και υπογραφής στην Ευρώπη (Μάρτιος 2024)Πώς να υπογράφετε τις συμβάσεις σας ψηφιακά & με εγγυημένη νομική εγκυρότηταQES, AES, EES: με μια ματιάΠώς η KURZZEiTmiete βελτιστοποιεί το ταξίδι των πελατών της με το sproof sign
