10 πλεονεκτήματα μιας λύσης cloud e-SaaS

Cloud-based - τι σημαίνει αυτό;

Το υπολογιστικό νέφος επιτρέπει τη χρήση και την παροχή υλικού και λογισμικού μέσω του Διαδικτύου. Μέσω ευέλικτων και κλιμακούμενων υπηρεσιών κατά παραγγελία, οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στις εφαρμογές και τους διακομιστές τους από οποιαδήποτε συσκευή, χωρίς να έχουν τα απαιτούμενα δεδομένα φυσικά "στο χέρι".

Ο όρος "νέφος" αναφέρεται στην ιδέα ότι τα δεδομένα ή οι πληροφορίες υπάρχουν σε έναν εικονικό χώρο και είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε. Οι χρήστες χρειάζεται μόνο να είναι συνδεδεμένοι σε ένα δίκτυο για να χρησιμοποιούν διαδικτυακές εφαρμογές ή να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα σε μια διαδικτυακή βάση δεδομένων.

Τι σημαίνει SaaS ή λογισμικό ως υπηρεσία;

Στο μοντέλο SaaS (Software as a Service), οι χρήστες ή οι εταιρείες έχουν πρόσβαση σε προ-αναπτυγμένο λογισμικό στο οποίο μπορούν να εγγραφούν, συνήθως σε μηνιαία ή ετήσια βάση. Ο πάροχος αναλαμβάνει την ευθύνη για τη συντήρηση και την ανάπτυξη του λογισμικού, αλλά με τον τρόπο αυτό, οι εταιρείες παραιτούνται από κάποιον έλεγχο όσον αφορά τη διαχείριση και την προσαρμογή των εφαρμογών τους. Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία στους διακομιστές του παρόχου, οπότε οι χρήστες χρειάζονται μόνο μια σταθερή σύνδεση στο Διαδίκτυο, ένα πρόγραμμα περιήγησης και σύγχρονες τελικές συσκευές, όπως ταμπλέτες, φορητούς υπολογιστές ή smartphones, για να έχουν άμεση και χωρίς εγκατάσταση πρόσβαση στο λογισμικό.

Το e-SaaS είναι επομένως ένα υπομοντέλο που ειδικεύεται στις ηλεκτρονικές και ψηφιακές υπογραφές.

#1 Κινητικότητα - Μπορεί να χρησιμοποιηθεί οπουδήποτε υπάρχει Internet

Με μια λύση e-SaaS, μπορείτε να υπογράφετε τα έγγραφά σας γρήγορα και αποτελεσματικά από οπουδήποτε υπάρχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Δεν έχει σημασία αν χρησιμοποιείτε φορητό υπολογιστή, smartphone, tablet ή ακόμη και επιτραπέζιο υπολογιστή για το σκοπό αυτό. Έτσι εξοικονομείτε πολύτιμο χρόνο για άλλες εργασίες.

#2 Διαθέσιμο όλο το εικοσιτετράωρο 24/7

Μια λύση e-SaaS είναι έτοιμη για χρήση ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε να υπογράψετε (με προσόντα) ή να στείλετε προσκλήσεις για υπογραφή όλο το εικοσιτετράωρο. Αυτό εξασφαλίζει διαδικασίες από άκρη σε άκρη και αδιάλειπτη λειτουργία, η οποία μπορεί να επιταχύνει τις αποφάσεις και ενδεχομένως να αποτρέψει ακόμη και την απώλεια εσόδων.

#3 Απρόσκοπτη ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές

Πολλές λύσεις e-SaaS προσφέρουν απρόσκοπτη ενσωμάτωση σε άλλες ροές εργασίας μέσω των δικών τους διεπαφών (API). Αυτό σημαίνει ότι τα υπάρχοντα συστήματα, όπως ένα υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) ή τυχόν ειδικές λύσεις (βλ. DATEV), μπορούν εύκολα να επεκταθούν ώστε να περιλαμβάνουν αναγνωρισμένες ηλεκτρονικές υπογραφές.

#4 Συνεχείς βελτιώσεις μέσω αυτόματων ενημερώσεων

Ακόμη και οι λύσεις e-SaaS όπως η sproof sign αναπτύσσονται συνεχώς περαιτέρω. Στο παρασκήνιο παρέχονται τακτικά διορθώσεις σφαλμάτων και νέες λειτουργίες που έχουν προηγουμένως δοκιμαστεί εκτενώς. Αυτό σημαίνει ότι το προσωπικό πληροφορικής σας δεν χρειάζεται να κατεβάζει ή να εγκαθιστά ενημερώσεις χειροκίνητα - και μπορεί ακόμη και να υποβάλει συγκεκριμένα αιτήματα για λειτουργίες όταν προκύπτουν νέες απαιτήσεις.

Με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία σας επωφελείται πάντα από τις πιο πρόσφατες λειτουργίες χωρίς να χρειάζεται να προβεί σε πρόσθετες επενδύσεις.

#5 Υψηλότερη ασφάλεια δεδομένων

Οι λύσεις e-SaaS επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα στο εταιρικό πλαίσιο ως μέρος της διαδικασίας υπογραφής. Οι υπογράφοντες πρέπει να προσκαλούνται, να επαληθεύονται εάν είναι απαραίτητο, και το προς υπογραφή έγγραφο πρέπει να παρουσιάζεται στους υπογράφοντες. Όταν χρησιμοποιούνται αναγνωρισμένες ψηφιακές υπογραφές, στη διαδικασία προστίθενται εξωτερικοί πάροχοι υπηρεσιών εμπιστοσύνης, οι οποίοι πρέπει επίσης να επεξεργάζονται ορισμένα από αυτά τα δεδομένα. Ως εκ τούτου, πάροχοι όπως η sproof sign προστατεύουν το απόρρητό σας μέσω των ακόλουθων μέτρων

α) 100% συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ

Πληρούνται όλες οι απαιτήσεις του γενικού κανονισμού για την προστασία δεδομένων. Επομένως, η λύση μπορεί να χρησιμοποιηθεί χωρίς δισταγμό, ιδίως από εταιρείες εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

β) Επεξεργασία και αποθήκευση δεδομένων αποκλειστικά στην ΕΕ

Όλα τα δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία και αποθηκεύονται αποκλειστικά σε διακομιστές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Δεν υπάρχει καμία ανταλλαγή δεδομένων με παρόχους υπηρεσιών εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

γ) Έννοια της διαγραφής (Privacy by Default)

Η λύση ακολουθεί την αρχή "Privacy by Default" (προστασία της ιδιωτικής ζωής εξ ορισμού). Τα δεδομένα διαγράφονται αυτόματα μετά από 30 ημέρες. Εάν οι χρήστες δεν το επιθυμούν αυτό, η αυτόματη διαγραφή μπορεί συνήθως να απενεργοποιηθεί.

δ) Συμβατική συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων

Μια σύμβαση για την ανάθεση της επεξεργασίας δεδομένων - ειδικά για εταιρικούς πελάτες - συνοψίζει όλα τα σχετικά σημεία και εξασφαλίζει σαφήνεια και ασφάλεια.

#6 Επεκτασιμότητα κατά βούληση

Ιδανικά, μια λύση e-SaaS θα αναπτύσσεται απρόσκοπτα με την επιχείρησή σας, τις ανάγκες σας και την ομάδα σας. Για παράδειγμα, αν χρειάζεστε περισσότερους υπαλλήλους για να υπογράφουν με αναγνωρισμένες ηλεκτρονικές υπογραφές, μπορείτε συνήθως να προσαρμόσετε την αντίστοιχη άδεια (ή τις αντίστοιχες άδειες) χωρίς κόπο.

#7 Απαλλαγή από το βάρος του δικού σας τμήματος πληροφορικής

Όταν επιλέγετε μια λύση e-SaaS, η εταιρεία σας επωφελείται από ένα πλήρες πακέτο που περιλαμβάνει συντήρηση και υποστήριξη. Το τμήμα πληροφορικής σας ανακουφίζεται και μπορεί να επικεντρωθεί σε άλλα σημαντικά και στρατηγικά καθήκοντα στην εταιρεία.

#8 Εξαιρετική εμπειρία χρήστη

Ορισμένες (αλλά δυστυχώς μακράν όχι όλες) λύσεις e-SaaS έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να είναι ιδιαίτερα φιλικές προς τον χρήστη και να παρέχουν εξαιρετική εμπειρία χρήσης. Οι χρήστες μπορούν συνήθως να ξεκινήσουν να λειτουργούν γρήγορα, εύκολα και χωρίς πολλές προηγούμενες γνώσεις. Έτσι, η εταιρεία σας εξοικονομεί έξοδα εκπαίδευσης και συντομεύει το χρόνο υλοποίησης.

#9 Αποδοτικότητα και μείωση του κόστους

Οι πάροχοι e-SaaS, όπως η sproof sign, είναι σαφώς υπεύθυνοι για τη διαχείριση, τη συντήρηση και την αντιμετώπιση προβλημάτων της δικής τους υπηρεσίας, οπότε δεν υπάρχει ανάγκη να προσθέσετε επιπλέον μέγεθος στην ομάδα πληροφορικής σας. Επιπλέον, δεν απαιτούνται πρόσθετες επενδύσεις για την αγορά και τη συντήρηση του τεχνικού εξοπλισμού - δεν χρειάζεται να επεκτείνετε την υποδομή υλικού σας και δεν είστε υπεύθυνοι για τη συντήρηση του λογισμικού.

#10 Βελτιωμένη εμπειρία εργαζομένων και πελατών

Με μια σύγχρονη λύση e-SaaS, απαλλάσσετε τους υπαλλήλους σας από μια κουραστική και χρονοβόρα (αλλά εξαιρετικά σημαντική) εργασία ρουτίνας. Ως αποτέλεσμα, τα μέλη της ομάδας σας μπορούν να επικεντρωθούν καλύτερα στην κύρια δραστηριότητά τους, αλλά και οι συνεργάτες και οι πελάτες σας θα ενθουσιαστούν.