Auf einen Blick
Zu beachten:
- Dokumente, die ausschließlich mit sproof sign unterschrieben werden, sind immer gültig, in jeder Reihenfolge
- Signaturen können NICHT beliebig kombiniert werden (siehe Tabelle)
- Wenn alle Arbeitsschritte digital abgewickelt werden, entsteht auch kein Medienbruch
- Das Verwenden eines digitalen Signatur-Tools hilft dabei, die Digitalisierung in Ihrem geschäftlichen Netzwerk voranzutreiben und einen konformen Prozess einzuführen
- Bei sproof sign kann jede Person zum Signieren eingeladen werden und kostenlos signieren, es zahlt immer nur die Person, die zum Signieren einlädt
- Da die digitale Signatur in das PDF-Dokument eingebettet wird, ist die Gültigkeit der digitalen Signatur plattformunabhängig und kann bei jeder Prüfstelle, unabhängig von sproof geprüft werden
- Wird ein digital signiertes Dokument ausgedruckt, verliert es seine Rechtsgültigkeit und Überprüfbarkeit
Zusammenspiel der Signaturen
Es gibt verschiedene Typen von digitalen Signaturen, die in der Praxis zum Einsatz kommen und es gibt die altbekannte händische Unterschrift. Soll diese allerdings auf einem digitalen Dokument angewandt werden, kann es schon einmal etwas aufwändiger werden.
Zuerst muss das digitale Dokument ausgedruckt werden, damit es überhaupt händisch unterschrieben werden kann. Wurde die analoge Unterschrift getätigt, muss das Dokument eingescannt werden, damit es in digitaler Form verschickt werden kann. Dabei spricht man von einem Medienbruch (digital - analog - digital).
Bild der Unterschrif - einfache elektronische Signatur
Unterschreibt man allerdings digital, kann ein Medienbruch vermieden und Zeit gespart werden. Fügt man beispielsweise ein Bild von der Unterschrift (mit Hilfe eines Bildbearbeitungs-Tools) ins Dokument ein, spricht man von der einfachen elektronischen Signatur (EES).
Digitale Unterschrift ist unsichtbar
Um mit fortgeschrittenen (FES) oder qualifizierten Signaturen (QES) unterschreiben zu können, braucht man ein Tool wie sproof sign. Nach dem Platzieren der Unterschriftenkarte auf dem Dokument wird das PDF mit einer digitalen Signatur versehen.
Digitale Signaturen können nicht ausgedruckt werden
Digitale Signaturen werden rein digital erstellt. Die benötigten Informationen, um eine digitale Signatur zu prüfen, sind NICHT visuell am Dokument angebracht (theoretisch kann sogar “unsichtbar” digital unterschrieben werden) und gehen durch das Ausdrucken und erneutes Einscannen verloren. Eine digitale Signatur wird auch nur für eine bestimmte Version eines Dokuments erstellt. Sobald das Dokument bearbeitet wird, ist die digitale Signatur ungültig. Es ist aber möglich, mehrere digitale Signaturen auf einem PDF-Dokument anzubringen. Dies wird auch von sproof sign unterstützt. sproof sign verwendet nur digitale Unterschriften und bietet die Wahl zwischen einer fortgeschrittenen und einer qualifizierten Unterschrift zu wählen.
Kombinationen von Signaturen: EES - FES - QES
Die folgende Tabelle stellt ein paar Beispiele von möglichen Kombinationen der verschiedenen digitalen Unterschriften, wie EES, FES oder QES dar. Die Unterschriften werden dabei sequenziell am Dokument angebracht.
Digitale Unterschriften, die in einem Dokument hintereinander eingefügt werden, sind gültig, da diese immer mit dem Dokument verbunden sind und die Reihenfolge mit abgespeichert wird. Sobald ein digital unterzeichnetes Dokument im Nachhinein bearbeitet wird, also z.B. ein Bild mit einer Unterschrift eingefügt wird, verliert eine vorher erstellte digitale Signatur, z.B. Handy Signatur, ihre Gültigkeit. Auch wenn ein bereits mit Handysignatur unterschriebenes Dokument ausgedruckt und händisch unterschrieben wird, verliert die digitale Unterschrift automatisch ihre Gültigkeit.
Handschriftliche Unterschrift als Bild
Der Ablauf bei einer manuellen Unterschrift eines PDF Dokuments: Ausdrucken - Händisch Unterschreiben - Einscannen - Weiterleiten
Einfache elektronische Signatur (EES)
PDF mit einem Bildbearbeitungs-Tool öffnen und eine Unterschrift als Bild einfügen oder am Tablet mit Stift unterschreiben.
Qualifizierte (QES) oder fortgeschrittene Signatur (FES)
Mit Software für digitale Signaturen, beispielsweise mit einem Tool wie sproof sign, kann ein PDF digital unterzeichnet werden.
Defekte digitale Unterschriften
Ist die digitale Unterschrift defekt, dann das Dokument nicht mehr überprüft werden!
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