Digital signieren in der Energiebranche

In der Energiewirtschaft, die eine zentrale Rolle in der Grundversorgung der Bevölkerung spielt, sind Effizienz und Sicherheit entscheidende Faktoren. Täglich werden hier Verträge über komplexe Prozesse abgewickelt, die sowohl interne Abläufe als auch die Zusammenarbeit mit Partnern, Lieferanten und Kunden betreffen. Ob Stromlieferverträge, Netzanschlussverträge oder Kooperationsvereinbarungen – fast jeder Geschäftsprozess erfordert die Unterzeichnung von Dokumenten. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Prozesse ist das Signieren von Verträgen und anderen Dokumenten – eine Aufgabe, die oft Zeit und Ressourcen beansprucht, aber entscheidend für die reibungslose Geschäftsabwicklung ist. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie die digitale Signatur bei Verträgen in der Energiewirtschaft Anwendung findet – mit einem Praxisbeispiel der Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB).

Die Herausforderungen der Energieversorger im Unterschriftenmanagement

Traditionelle Unterschriften per Hand stoßen in der Energiewirtschaft zunehmend an ihre Grenzen.

Ohne elektronische Signaturen stehen Unternehmen vor einer Reihe von Herausforderungen und Nachteilen:

Hohe Kosten: Der Bedarf an Papier, Druckern, Tinte und Lagerraum verursacht beträchtliche Ausgaben, die sich langfristig summieren und das Budget belasten.

Zeitaufwand: Manuelle Unterschriftenprozesse sind zeitintensiv und verlangsamen die Abläufe im Unternehmen erheblich, da Dokumente physisch gedruckt, unterschrieben und zurückgesendet werden müssen.

Mehr Personalbedarf: Oft sind zusätzliche Mitarbeiter notwendig, um die Dokumentenverwaltung und Unterschriftenprozesse zu koordinieren, was zusätzliche Personalkosten verursacht.

Umweltbelastung: Der hohe Papierverbrauch trägt zur Ressourcenverschwendung bei und hat negative Auswirkungen auf die Umwelt, was auch dem nachhaltigen Image des Unternehmens schaden kann.

Fälschungsrisiko:Handschriftliche Unterschriften sind anfällig für Fälschungen und bieten weniger Sicherheit und Nachvollziehbarkeit im Vergleich zu digitalen Signaturen.

Mit dem integrierten ROI-Rechner können Kunden selbst berechnen, wie viel sie durch den Einsatz digitaler Signaturen einsparen könnten. Das Tool zeigt übersichtlich auf, welche Einsparungen sich in den Bereichen Papier-, Druck- und Verwaltungskosten ergeben und wie viel Zeit durch den digitalen Prozess gewonnen wird. So erhalten Unternehmen eine klare Vorstellung vom finanziellen und zeitlichen Mehrwert der digitalen Signatur und können fundiert entscheiden, ob der Umstieg sich für sie lohnt.

Die Vorteile der digitalen Signatur in Unternehmen mit kritischer Infrastruktur.

1. Reduzierter Ressourcenverbrauch: Die Umstellung auf digitale Signaturen spart Papier, Druckmaterial und reduziert Kosten. Weniger Verwaltungsaufwand, geringere Materialkosten und kein Bedarf an Lagerraum dank digitaler Archivierung entlasten Unternehmen. Für Energieversorger mit vielen Dokumenten bedeutet dies enorme Vorteile und verbessert die ökologische Bilanz nachhaltig - eine gute umweltfreundliche Lösung .

2. Verbesserte und schnellere Prozesse: Digitale Signaturen ermöglichen es, Verträge und wichtige Dokumente in Echtzeit freizugeben und zu unterzeichnen, ohne dass physische Kopien per Post versendet oder persönliche Treffen vereinbart werden müssen. In einer Branche, in der zeitnahe Entscheidungen über Instandhaltungsarbeiten, Neubauten oder Vertragsabschlüsse entscheidend sind, können digitale Signaturen die Reaktionszeiten drastisch verkürzen.

3. Vereinfachte Zusammenarbeit:Mit digitalen Signaturen wird die Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie Lieferanten und Subunternehmern, deutlich einfacher und schneller. Partner können per E-Mail zu einem Signaturprozess eingeladen werden und das Dokument sofort, unabhängig von ihrem Standort, rechtssicher unterzeichnen. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll in der Energiebranche, die oft komplexe Netzwerke von Beteiligten umfasst.

Digital signieren für Ihr Unternehmen - wie funktioniert es?

4. Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Transparenz: Digitale Signaturen bieten vollständige Nachverfolgbarkeit und Protokollierung aller Schritte. Jede Aktion im Dokument wird dokumentiert, sodass der Prozess transparent bleibt. Energieversorger und Netzbetreiber können jederzeit den Status ihrer Dokumente einsehen, was Missverständnisse und Verzögerungen reduziert und allen Beteiligten Klarheit verschafft.

5. Nachhaltig und umweltfreundlich: In Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen trägt die digitale Signatur erheblich zum Umweltschutz bei. Sie reduziert den Papierverbrauch, schont Ressourcen und senkt den Energieverbrauch. Zudem wird sie in Zeiten von Homeoffice und globaler Zusammenarbeit unverzichtbar, da sie ortsunabhängige, schnelle und sichere Prozesse ermöglicht – ein Gewinn für Effizienz und Nachhaltigkeit .

6. Sicherheit und Compliance:Digitale Signaturen bieten ein hohes Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Dokumente werden nicht nur verschlüsselt, sondern sind auch vor unbefugtem Zugriff geschützt. Insbesondere die Qualifizierte elektronische Signatur (QES) erfüllt die höchsten rechtlichen Standards und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, was sie besonders für offizielle Dokumente und Verträge geeignet macht und den EU Richtlinien für elektronische Signaturen entspricht.

Die Integration der digitalen Signatur in europäischen Unternehmen

Die digitale Signatur findet bei Energieversorgern vielseitige Anwendung. Beispiele: Für neue Netzanschlussverträge eignet sich die QES , die einzige elektronische Signatur mit Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist als Beweismittel vor Gericht anerkannt. Für weniger sensible Dokumente, wie Einwilligungserklärungen, reicht oft die FES, da hier keine so hohe rechtliche Absicherung erforderlich ist.

Viele Unternehmen scheuen digitale Signaturen wegen befürchteter Umstellungsschwierigkeiten. Plattformen wie sproof sign vereinfachen jedoch den Übergang. Die Integration in bestehende Systeme verläuft nahtlos, und benutzerfreundliche Schnittstellen ermöglichen eine schnelle Einbindung für Mitarbeiter und Kunden.

Die Fast Lane von sproof sign ermöglicht einen schnellen und rechtlich abgesicherten Signaturprozess und sorgt so für eine einfache und kundenfreundliche Abwicklung. Erfahren Sie mehr auf dieser Seite .

Sicherheit, Datenschutz und Beweiskraft haben bei Verträgen Priorität

Die Plattform gewährleistet mit einer vollständig DSGVO- und eIDAS-konformen Lösung höchste Sicherheitsstandards im Bereich Datenschutz und Datensicherheit. Alle Daten werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren gespeichert, und die Einhaltung des Datenschutzes ist durch einen umfassenden Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) abgesichert. Regelmäßiges Monitoring und Audits sorgen dafür, dass die IT-Sicherheit laufend geprüft und optimiert wird, um den Schutz sensibler Daten jederzeit sicherzustellen.

Die Plattform von sproof sign, einem der führenden Anbieter für digitale Signaturen, gewährleistet.

Anwendungsmöglichkeiten und Praxisbeispiele

Für Vereinbarungen und Verträge bei Energieversorgern gibt es verschiedene Standards von elektronischen Signaturen, die je nach Anwendungsfall eingesetzt werden können.

Anwendungsfälle aus der Energiewirtschaft für digitale Signaturen bei Verträgen und Dokumentationen:

- Stromlieferverträge

- Gaslieferverträge

- Arbeitsverträge

- Lieferverträge

- Compliance Richtlinien

- Audit Dokumentationen

Signaturstandards für Verträge und Dokumente:

- Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

- Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)

--> Einfache elektronische Signatur (EES): Diese Form der Signatur ist die grundlegendste und am wenigsten regulierte. Sie eignet sich für einfache Transaktionen, bei denen keine hohen rechtlichen Anforderungen bestehen.

--> Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Die FES bietet ein höheres Sicherheitsniveau, da sie eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners erfordert. Sie ist in vielen Geschäftstransaktionen ausreichend und erfüllt bereits hohe Sicherheitsstandards.

--> Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES ist die sicherste Form der elektronischen Signatur und erfüllt die höchsten rechtlichen Anforderungen. Die qualifizierte elektronische Unterschrift ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und daher besonders für Verträge geeignet, die einer hohen rechtlichen Absicherung bedürfen.

sproof sign als wichtige Baustein in der Digitalisierungsstrategie des Innsbrucker Energieversorgers

Die IKB verfolgt bei der Einführung digitaler Signaturen klare Ziele: weniger Papierverbrauch, automatisierte Unterschriftenprozesse und eine 100 % rechtskonforme Lösung. Diese Maßnahmen fördern eine ressourcenschonende Arbeitsweise und vereinfachen Abläufe. Durch die API-Integration ließ sich die Plattform schnell in bestehende Workflows einbinden. Digitale Signaturen wurden intern und extern problemlos genutzt, was Zeit und Ressourcen sparte. Die benutzerfreundliche Implementierung ermöglichte der IKB, Prozesse rasch zu digitalisieren und damit Effizienz und Nachhaltigkeit zu steigern – ein wichtiger Schritt in die Zukunft.

Fazit: Effizient, nachhaltig und sicher wirtschaften mit der digitalen Signatur

Digitale Signaturen bei Verträgen sind für Energieversorger eine unverzichtbare Investition in die Zukunft. Sie ermöglichen für das Vertragsmanagement eine deutliche Effizienzsteigerung, reduzieren die Kosten und tragen aktiv zum Umweltschutz bei. Die Erfahrungen der IKB zeigen, dass eine einfache Implementierung und eine DSGVO-konforme Plattform eine digitale Transformation ermöglichen, die nicht nur Prozesse verbessert, sondern auch die ökologische Bilanz eines Unternehmens nachhaltig stärkt.