Så er det nu! Det er tid til at tilpasse forretningsprocesserne for at kunne arbejde mere effektivt og sikkert. I erhvervslivet hjælper stadig bedre digitale arbejdsgange med dette. Der er flere og flere platforme og løsninger, som kan hjælpe med alt fra absolutte standardprocesser til specielle nicheapplikationer. En af disse standardprocesser, som kan forbedres betydeligt takket være digitale løsninger, er indhentning af underskrifter.
I denne artikel forklarer vi, hvad et digitalt "signatur-workflow" er, og hvordan du, din virksomhed eller dit netværk vil blive hjulpet, hvis du sætter din lid til fornuftig digitalisering i denne use case.
Analog versus digital: Hvordan får man underskrifter?
Der er selvfølgelig den "gammeldags" mulighed: at underskrive med en pen på papir. Isoleret set koster det heller ikke meget - især ikke, hvis det er dig, der underskriver - og det ser nogle gange "finere" eller mere formelt ud. Især når det kombineres med et fysisk møde. En håndskrevet underskrift er alligevel juridisk gyldig.
Et andet blik afslører "rottehalen": en meget kompleks, besværlig og ressourcekrævende proces (udskrivning, scanning, stempling, postforsendelse, ventetid på returnering osv.) Det betyder også: mediebrud, der udvander bevisværdien, tidskrævende arkivering og sidst, men ikke mindst: Det er meget tidskrævende at fremskaffe eller vente på en underskrevet og returneret kontrakt.
Det nu velkendte alternativ: den digitale eller elektroniske signatur: Teknisk set er det en kryptografisk metode baseret på asymmetriske krypteringsalgoritmer. Det gør det muligt at verificere dokumentets ægthed og underskriverens identitet. Find ud af mere om dette. Det, der er teknisk komplekst og meget sikkert i baggrunden, skjules i forgrunden af en brugervenlig grænseflade. Juridisk gyldig digital signering er i sidste ende lige så enkelt som at foretage en online bankoverførsel.
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
Grundlæggende er der forskellige måder at underskrive digitalt på: simpel, avanceret og kvalificeret. På trods af at de digitale signaturer på overfladen ser ens ud på det endelige dokument, er status for den respektive type digital signatur og dens bindende karakter forskellig."
Med en simpel elektronisk signatur eller billedtekst er det ikke muligt at opdage manipulation. Kort sagt: Kun en signatur, der kan verificeres af en offentligt godkendt verifikationstjeneste, kan klassificeres som juridisk kompatibel. Platforme som sproof sign har specialiseret sig i både at skabe signaturer af højeste standard og i integreret verifikation af ethvert dokument.
Grænseløs, enkel, digital. Indhentning af underskrifter med en e-signaturplatform (i virksomhedssammenhæng).
Signaturplatforme gør det muligt mere eller mindre omfattende at kortlægge digitale signaturprocesser, også kendt som signaturarbejdsgange. Dette er især vigtigt, når det gælder indhentning af underskrifter. sproof sign er 100 % specialiseret i at udstede og indhente underskrifter og udmærker sig i disse arbejdsgange.
Men hvad er en arbejdsgang i forbindelse med signering af dokumenter?
Generelt er en arbejdsgang en struktureret sekvens af arbejdstrin for at opnå et bestemt mål eller resultat. De enkelte arbejdstrin, deres rækkefølge, ansvarsområder og afhængigheder er defineret for at kunne udføre arbejdet effektivt.
Det samme gælder for indhentning af underskrifter. Et godt e-signaturværktøj gør det muligt at kortlægge alle tænkelige godkendelsesprocesser for at spare tid og personaleressourcer. Alt dette sker samtidig med, at man garanterer de højeste standarder for sikkerhed og compliance i virksomheden.
Kraften i arbejdsgangen: Få eksterne digitale signaturer i kun 5 trin
1) Tilføj forretningskontakterSelvfølgelig! Hvis jeg vil godkende et dokument til underskrift, er det første skridt at kende kontaktoplysningerne. I de fleste tilfælde behandles underskriftsanmodninger via e-mailadressen, da e-mailadressen allerede er et godt grundlag for at autentificere den anden part. I forbindelse med den avancerede elektroniske signatur (AES) er identitetsbeviset direkte knyttet til den personlige e-mailadresse. Det betyder, at den anden part udsteder en digital signatur med den samme e-mailadresse, som blev brugt til underskriftsanmodningen.
En fordel ved en e-signaturplatform er den enkle håndtering af kontaktdata lige fra starten af underskriftsanmodningen. Som regel foreslås hyppigt anvendte kontakter automatisk under indsamlingsprocesser, og alle kontaktdata indtastes automatisk i et forenklet kontaktstyringssystem, hvor de kan ses og redigeres.
2) DefinersignaturstandardSom allerede beskrevet i detaljer er signaturstandarden afgørende for den ønskede bevisværdi af en ønsket signatur. Det er vigtigt at vide, at signaturstandarden kan defineres for den underskrivende modpart, men ikke behøver at være det. Hvis det f.eks. er en kontrakt af stor formel betydning, kan den kvalificerede elektroniske signatur antages, eller andre typer signaturer kan teknisk udelukkes. Hvis den anden part ikke har mulighed for at underskrive med en kvalificeret signatur, vil et e-signaturværktøj automatisk guide dig gennem identifikationsprocessen .
3) Definer sekvenser og rollerDerer forskellige use cases, hvor man vil undgå, at flere kontakter modtager et dokument til underskrift på samme tid. En use case kunne være, at ledelsen skal underskrive, efter at repræsentanter fra to andre afdelinger og til sidst sekretariatet har modtaget dokumentet til gennemsyn eller endelig download.
4) Definer signaturpositionenEnaf de vigtigste funktioner i enhver signaturplatform er "definitionen af pladsholdere til signaturer". Du kan definere præcis på hvilken side, hvem der skal underskrive og hvor. Med sproof sign kan størrelsen på underskriftskortet også justeres.
5) Sæt en deadline for underskrift og send påmindelserIdet sidste trin i arbejdsgangen giver de fleste omfattende alt-i-en-signaturløsninger dig mulighed for at sætte en deadline, skrive en venlig (eller specifik) invitationstekst og, vigtigst af alt, automatisk minde modtageren om deadline. Dette øger succesraten for at modtage det kontrasignerede dokument til tiden betydeligt. For ikke at nævne det faktum, at denne arbejdsgang alligevel minimerer "tiden til beslutning" betydeligt.
6) (Valgfrit:) Verificer modtagne signaturer direkte i sproofsignSom nævnt er det vigtigt at forstå, at kvalificerede og avancerede elektroniske signaturer garanterer det højeste sikkerhedsniveau, fordi deres gyldighed meget nemt kan valideres. En direkte integreret verifikationsmekanisme - som den, der findes i sproof sign - muliggør fuldstændig sporbarhed og sikkerhed i vigtige godkendelsesprocesser.
Den digitale signatur set fra den inviterede persons perspektiv
Det er vigtigt for den inviterende person, at alle underskrifter returneres til tiden. Adgang med lav tærskel til underskriftsplatformen er afgørende. sproof sign har optimeret denne proces:
- Som beskrevet sender den inviterende person dokumentet til underskrift via e-mail.
- Den inviterede person modtager e-mailen, klikker på linket og kan underskrive dokumentet direkte uden at registrere sig (!)
- Hvis der kræves en kvalificeret underskrift, og den inviterede person endnu ikke har en eksisterende QES-identifikation (mulighed for at underskrive med en kvalificeret underskrift), føres den inviterede person direkte gennem identifikationsprocessen efter registrering.
- Der er aldrig (!) nogen omkostninger for den inviterede person.
- Hvis du allerede er sproof sign user:in, kan du naturligvis arkivere dokumentet eller, hvis det ønskes, videresende det til yderligere underskrift, lægge det i stakken, uddelegere underskriftsanmodninger osv.
Vil du gerne i gang? Registrer dig nu gratis og få din første signatur
Dette finder du kun hos sproof sign. Vi har bestræbt os på at gøre det så nemt som muligt for vores brugere at komme i gang med digitale signaturer. Med en gratis privat konto kan du bruge platformen med det samme og selv lave dine første digitale signaturer eller få dem barrierefrit i hele Europa.
Flere blogindlæg
Hendrickson: Lokationer i Frankrig og Østrig digitaliserer deres underskriftsprocessereMoveUs bruger sproof sign til at digitalisere dokumentprocesser i bilindustrien"sproof hjælper os med at kombinere sikkerhed og effektivitet" - Dominik Engel, FH SalzburgDet bedste fra begge verdener. Linde & sproof."sproof sign overbeviste os". LeasePlan integrerer sproof-skilt i stort projekt.
