LeasePlan er en global virksomhed, der har specialiseret sig i billeasing og flådestyringsløsninger. LeasePlan administrerer en flåde på over 1,9 millioner køretøjer og tilbyder virksomheder i alle størrelser en omfattende service til deres erhvervskøretøjer. Da de skulle vælge den rigtige leverandør til digitalisering af underskriftsprocesser, blev sproof sign valgt til en specifik use case.
Portræt
Virksomhedens navn: LeasePlan
Kort beskrivelse af projektet:"En særlig sag har givet anledning til at integrere en digital signaturplatform til interaktionen mellem nogle af vores største kunder."
Hvorfor sproof sign:"En af fordelene ved sproof sign er den meget nemme håndtering af store mængder dokumenter, der skal underskrives (dokumentupload u batch-signatur)."
Roland Woerle, ekstern IT-projektleder
Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?
Woerle: "Vi brugte allerede en signaturplatform til e-signaturer og var stort set tilfredse med den. Til en nødvendig kontraktudstedelse på ca. 4.000 kontrakter til 1.500 B2B-kunder var vi nødt til at finde en ny løsning, så vi kunne udfylde kontrakterne fuldt elektronisk, sende dem og videresende dem til vores kunder i signaturcirkulation.
Vores opgave var at finde en udbyder, der kunne håndtere disse mængder teknisk, muliggøre den tekniske standard for kvalificerede signaturer og være fleksibel i forhold til vores detaljerede krav.
Vi henvendte os til flere udbydere med disse krav, men fandt den bedste løsning i sproof sign."
Hvorfor var projektet udelukkende baseret på den kvalificerede signatur? Hvilke kriterier var afgørende for dig, da du søgte efter den rigtige e-signaturudbyder?
Woerle: "Nogle af vores kunder eller leverandører ønskede kun at underskrive kontrakterne via kvalificeret elektronisk signatur, for andre var en avanceret signatur også tilstrækkelig. Af den grund var vi nødt til at reagere fleksibelt på kravene."
Du taler om "komplekse signaturkørsler". Hvordan beskriver du brugen af sproof sign?
Woerle: "Hos LeasePlan har vi en serviceorienteret tilgang til vores kunder, og hvor det er muligt, reagerer vi altid fleksibelt på forskellige kundebehov. Det var også tilfældet, da det gjaldt om at få underskrifter på kontraktdokumenterne. Målet var, at vi skulle udfylde de ca. 4.000 kontrakter med alle kontraktdata og forberede dem til de autoriserede underskrivere på en sådan måde, at de bare kunne kontrolleres, underskrives og returneres uden den store indsats."
Så stak-signaturen blev brugt meget intensivt?
Woerle: "Batch-signatur blev primært brugt af vores leverandører, som skulle kontrasignere kundekontrakter. De satte pris på at kunne kontrasignere alle de kontrakter, de havde modtaget indtil da, med en kvalificeret signatur bare én gang om ugen. Vi testede denne funktion intensivt på forhånd, og så længe datamængderne i de enkelte dokumenter ikke var for store, fungerede denne proces problemfrit."
"En af fordelene ved sproof sign er den meget nemme håndtering af store mængder dokumenter, der skal underskrives (dokumentupload og batch-signatur)."
Roland WoerleIT-projektleder
Hvad var tilbagemeldingen fra kundens side - blev den digitale signatur accepteret?
Woerle: "Vores kundebase spænder fra små og mellemstore virksomheder til de største nationale og internationale selskaber. Men accepten af digitale signaturer varierede meget. Mens nogle virksomheder var fascinerede af den gnidningsløse proces med papirløse underskrifter, var der andre virksomheder, der enten ikke ønskede at underskrive kontrakter digitalt, eller hvis interne politikker ikke tillod det. I disse tilfælde kunne kunderne downloade kontrakterne som PDF-filer, underskrive dem manuelt og derefter bruge Sproof igen til at kontrasignere dem.
Her ser jeg noget at indhente for Østrig og håber, at virksomheder som Sproof med en egenudviklet løsning vil skabe den nødvendige tillid og give vores virksomheder en sikker, troværdig og fuldt digitaliseret løsning, mange proceseffektiviteter, tids- og omkostningsbesparelser."
Hvilke standarder for datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning opfylde i din virksomhed?
Woerle: "Det var selvfølgelig vigtigt, at signaturløsningen opfyldte alle krav til databeskyttelse. Som en cloud-løsning behøvede vi heller ikke at bekymre os om hosting af dokumenterne."
Hvad kan du bedst lide ved sproof sign?
Woerle: "Ud over de tekniske egenskaber var den hurtige reaktion og implementering af vores krav og det gode samarbejde med sproof-teamet afgørende for os. sproof var meget dynamisk og professionel i håndteringen, hvilket vi virkelig satte pris på ved projektet. I sidste ende gik alt meget glat, og vi var meget tilfredse. "
Flere blogindlæg
Private banking i forandring - Bank Gutmann satser på digital signaturSucceshistorie PÖTTINGERAPI-forbindelse og brugervenlighed: Beslutningskriterierne for sproof sign på FH Oberösterreichs studenterforening"sproof hjælper os med at kombinere sikkerhed og effektivitet" - Dominik Engel, FH SalzburgDigitale signaturer i henhold til FDA (Part 11) skaber sporbarhed i FDA-regulerede industrier
