Hvad er den digitale signatur?

Den digitale signatur (eller e-signatur, eSignature osv.) er blevet et uundværligt værktøj for virksomheder og enkeltpersoner til at håndtere dokumenter på en mere effektiv og miljøvenlig måde. I denne artikel giver vi et udgangspunkt for alle, der ønsker at bringe en gammel proces - at underskrive dokumenter - up to date.

Hvad er en digital signatur?

En digital signatur er en sikker og effektiv metode til at underskrive kontrakter i et digitalt miljø som et alternativ til håndskrevne underskrifter.

Den digitale signatur fungerer som et menneskeligt fingeraftryk, da hvert dokument har sit eget unikke elektroniske fingeraftryk. Intet andet dokument kan have den samme digitale signatur. Hvis et digitalt dokument er "forseglet" med en signatur, kan det bevises, at

• filen ikke er blevet ændret efter underskrivelsen (integritet).
• en bestemt person har underskrevet dokumentet (autentificering).
• at underskriveren rent faktisk har underskrevet dokumentet. Personen kan ikke benægte at have underskrevet dokumentet, efter at en digital signatur er blevet oprettet.
• Dokumentet er ikke en forfalskning.

Digitale signaturer bruges allerede i mange brancher til en lang række formål.

Hvad er ikke en (gyldig) digital signatur?

Kun en signatur, der også kan verificeres af en godkendt online verifikationstjeneste (f.eks. Acrobat Reader, RTR eller direkte i sproof sign), kan klassificeres som juridisk kompatibel.

eIDAS-forordningen regulerer for Europa, hvordan dokumenter kan underskrives på en juridisk gyldig og verificerbar måde. Du kan finde ud af mere her.

Sådan fungerer digital signering af PDF-dokumenter

At anvende en gyldig digital signatur på et (PDF-)dokument er en teknisk kompleks proces, der kører diskret i baggrunden, når man signerer et dokument digitalt.

En korrekt digital signatur adskiller sig derfor væsentligt fra blot at indsætte en scannet håndskrevet signatur.

En gyldig digital signatur gør det muligt at genkende efterfølgende ændringer i dokumentet. Det er ikke tilfældet, når man blot indsætter billeder.

Sådan fungerer digital proof of intent med en signaturplatform:

Trin 1: Upload og konvertering

Først uploader du dit dokument online via din konto på en signaturplatform. Dokumentet konverteres til et PDF-dokument.

Trin 2: Anvendelse af den digitale signatur

Til selve signaturen har du brug for et digitalt certifikat, der beviser din identitet som underskriver. Det oprettes til dig, når du registrerer dig på en signaturplatform. Hvis du vil underskrive med den højeste standard, den kvalificerede elektroniske signatur , udføres dette trin af en statsanerkendt certificeringsmyndighed.

Med en signaturplatform har du mulighed for at tilpasse din signatur (svarende til den håndskrevne version) og skabe din egen signaturstil.

Trin 3: Kryptering af dokumentet og underskrifterne

I det sidste trin krypteres hele kontrakten, inklusive de vedhæftede signaturer, kryptografisk. Der genereres en såkaldt hashværdi. Kontrakten bliver forfalskningssikker og verificerbar.

De vedhæftede signaturer har den højeste bevisværdi og kan ikke længere forfalskes.

Naturligvis kan de underskrevne kontrakter downloades, sendes eller gemmes hvor som helst.

Kan jeg også underskrive digitalt i Word eller andre Office-programmer?

I princippet kan mange filformater også signeres digitalt. Men for at den anvendte digitale signatur skal være uforanderlig, skal hvert dokument først konverteres til et PDF-dokument. PDF-dokumenter kan som bekendt ikke længere ændres (i modsætning til f.eks. docx-dokumenter). Platforme til digitale signaturer konverterer automatisk mange filformater til et korrekt PDF-dokument, som regel når dokumentet uploades.

Hvordan får jeg en digital signatur?

Der er forskellige måder at få en digital signatur på.

Registrering hos en digital signaturplatform (AES)

Som allerede forklaret er oprettelsen af en digital signatur det centrale element i en digital signaturplatform. Etablerede og velkendte løsninger er for eksempel DocuSign , AdobeSign eller nyere europæiske løsninger som sproof sign eller yousign, som også har specialiseret sig specifikt til brug i europæiske virksomheder.

En avanceret elektronisk signatur oprettes til dig, når du registrerer dig.

Identifikation med en signaturplatform (QES)

Mange udbydere udstyrer også brugerne med en kvalificeret elektronisk signatur, som er dybt integreret i selve applikationen. Ud over den høje bevisværdi af denne signaturstandard drager du fordel af de mange muligheder for at tilpasse din signaturproces.

Identifikation med en offentlig tjeneste (QES; f.eks. mobiltelefonsignatur)

I Østrig har mere end 50% af borgerne allerede en mobiltelefonsignatur. Den udstedes af offentlige myndigheder og er i overensstemmelse med standarden for kvalificerede elektroniske signaturer.

Juridisk gyldighed af en digital signatur

En gyldig kontrakt er indgået, når begge parter udtrykker deres samtykke. Lovgiveren lader det generelt være op til de kontraherende parter at beslutte, om de vil indgå en kontrakt mundtligt, skriftligt eller elektronisk. Dette er kendt som formfrihed.

Hvis du vælger en digital signaturløsning, har du den fordel, at alle signaturer er integreret i PDF-filen på en uforanderlig og forfalskningssikker måde.

Uanset hvad, er det nødvendigt at vælge den rigtige e-signaturstandard afhængigt af kontrakten.

Der er etableret tre standarder for dette, som er defineret i eIDAS-forordningen og fungerer som en juridisk ramme.

• Simpel elektronisk signatur (EES)
• Avanceret elektronisk signatur (AES)
• Kvalificeret elektronisk signatur (QES)

Den kvalificerede elektroniske signatur (QES) opfylder de højeste kvalitetskriterier og er juridisk set 100% ækvivalent med en håndskrevet underskrift.

Da de juridiske konsekvenser kan variere meget, vil faktorer som implementeringsomkostninger, brugervenlighed (kundeoplevelse), lovgivning, virksomhedspolitikker og den vurderede forretningsrisiko normalt afgøre, hvilken metode der skal bruges i en bestemt situation.

Du kan bruge følgende beslutningsguide til at hjælpe dig.

To faktorer påvirker derfor valget af den rigtige standard for den elektroniske signatur:

• Ansvarsrisici, operationelle risici
• Juridiske krav

Fordelene ved en digital signaturplatform er, at du kan

• du kan ændre e-signaturstandarden til enhver tid afhængigt af kontrakttypen
• du kan specificere den ønskede e-signaturstandard, når du køber eksterne signaturer.

Europæiske signaturudbydere har for det meste fokuseret på de to højeste standarder for digitale signaturer.

sproof sign er ekspert inden for især kvalificerede elektroniske signaturer (QES).

Få mere at vide

Er en scannet signatur eller et signaturbillede gyldigt?

Udtrykket "scannet underskrift" betyder, at det er et digitalt billede af en håndskrevet underskrift. Den originale papirsignatur konverteres til et digitalt format (.jpg, .doc, .pdf osv.) ved hjælp af en scanner eller et kamera.

I princippet er sådanne scannede underskrifter gyldige, så længe der ikke kræves nogen skriftlig form for den tilsvarende hensigtserklæring.

En underskrevet kopi er ikke juridisk gyldig, da underskriveren ikke kan identificeres, og samtykket ikke kan bevises.

En scannet underskrift er let at forfalske, så modtageren af den underskrevne kontrakt let kan kopiere den (#SnippingTool #Screenshot). Det er indlysende, at dette ikke er lovligt.

En scannet underskrift har ingen bevisværdi i retten, da det kun er en kopi af din originale underskrift. Uden bevis for, hvordan underskriften blev lavet, betragtes den blot som en kopi og ikke som en autentisk underskrift. Af denne grund er den ugyldig, især i forretningstransaktioner.

Hvad er forskellen på en digital signatur og en elektronisk signatur?

Begreberne "elektronisk signatur" og "digital signatur" kan let forveksles. Begreberne bruges ofte i flæng, men strengt taget er de ikke det samme.

En elektronisk signatur (eller e-signatur) er en metode til at indgå en juridisk aftale i et digitalt miljø. Det er så at sige den digitale ækvivalent til at underskrive et papirdokument.

Mens den elektroniske signatur beviser samtykket fra underskriveren af dokumentet, er den digitale signatur et bevis på ægtheden af selve dokumentet. Det betyder, at kombinationen af dokument og underskrift er teknisk designet og krypteret på en sådan måde, at kontrakten er forfalskningssikker. Vilkårene smelter således sammen eller arbejder sammen på en sådan måde, at en digital aftale bliver verificerbar og juridisk håndhævelig.

Fordelene ved en digital (europæisk) signaturplatform

Meget sikker cloud, klar tilbrug sproof sign er en webbaseret løsning til digital signering af kontrakter og fungerer på alle mobile enheder (desktop, smartphone, tablet). sproof sign er baseret i Østrig, og alle data sikkerhedskopieres udelukkende i datacentre inden for EU. Vi garanterer GDPR-compliance på alle niveauer, både hos os og hos vores underleverandører. Vi tilbyder vores kunder disse garantier i en kontrakt om behandling af ordredata (ADV), som er baseret på EU's standardkontraktbestemmelser og derfor også giver maksimal retssikkerhed.

Grænseflader og eksisterende systemer

• sproof sign kan integreres problemfrit i dine eksisterende systemer.
• Signer direkte i almindelige værktøjer som MS Teams, Word, Google Drive osv. (liste over alle integrationer ).
• Single Sign On
• Enkel API til tilpassede brugssager (API-dokumentation ).

Dokumentopbevaring og fremdriftskontrolVigtigekontrakter opbevares på et centralt sted på en klar, meget sikker og krypteret måde. Ikke desto mindre kan dokumenterne tilgås når som helst og hvor som helst. Desuden kan man til enhver tid se, hvordan underskriftsprocesserne skrider frem, og der kan sendes påmindelser, hvis det er nødvendigt.

Kvalificeret (QES) og avanceret (AES) elektronisk signering inklusive identifikation. sproof sign understøtter alle typer af elektroniske signaturer (simple, avancerede og kvalificerede) i overensstemmelse med eIDAS-forordningen samt mange andre globalt anvendte signaturstandarder (f.eks. FDA compliance). Du kan underskrive inden for din organisation såvel som med eksterne partnere, leverandører eller kunder.

Batchsignatur**: underskriv kontrakter på samme tidMed**batchsignaturen kan utallige dokumenter underskrives digitalt og juridisk i en enkelt operation. En enorm tidsbesparelse.

Dokumentmappe: send kontrakter på samme tidSamlflere dokumenter digitalt og send dem sammen til underskrift. Det sparer både dig og modtageren for en masse tid.

Virksomhedsbranding, firmastempler & signaturformerUanset omdu er et stort team eller en individuel bruger. I sproof sign kan du gemme dit eget firmalogo som et firmastempel. Du kan også oprette forskellige signaturformater til forskellige formål.

eID Hub: Få underskrifter i hele EuropaDenkvalificerede signatur svarer juridisk til den håndskrevne underskrift i hele Europa. sproof sign gør det muligt at underskrive kontrakter med forskellige kvalificerede signaturudbydere med sin unikke grænseflade. Det er en kæmpe fordel, når man skal indhente og udstede juridisk gyldige underskrifter. Klik her for at få en oversigt over alle integrerede udbydere af tillidstjenester → .

Verificer signaturer og download verifikationsrapporterDukan kontrollere gyldigheden af de elektroniske signaturer, der anvendes direkte i sproof sign med et klik med musen. Du kan også downloade en verifikationsrapport for hver signaturkørsel og se, hvem der har underskrevet med hvilket certifikat og hvornår.

Team management & substitution rululessproofsign muliggør enkel bruger- og rettighedsstyring for brugere inden for en plan. Derudover kan signaturkvoten administreres centralt, og der kan foretages forskellige vigtige indstillinger for hele planen.

Support & Academysproofsign er kendt for sin hurtige og fleksible support. sproof sign Academy er en gratis træningsportal, der hjælper dig og dine medarbejdere med at komme hurtigt i gang.

Gennemsigtige priser uden skjulte omkostningerVoresmål er at være det uovertrufne bedste bud i jagten på en passende signaturudbyder. I den forbindelse lægger vi stor vægt på fairness og gennemsigtighed. To værdier, der kendetegner vores virksomhedskultur. Disse værdier bestemmer også prissætningen af vores løsning i virksomhedssegmentet.