Innovative løsninger til en bæredygtig fremtid: partnerskabet mellem sproof sign og Energie AG Oberösterreich

Burger: "Vi besluttede at implementere en digital signaturløsning for at løse to vigtige udfordringer. For det første indså vi, at vi ofte stødte på en mediediskontinuitet i vores processer med slutkunder. Mange oplysninger blev indsendt i papirform, hvilket førte til tidskrævende manuelle processer til registrering, arkivering og videre behandling. Denne medieforstyrrelse forsinkede vores processer betydeligt. Ved at digitalisere disse processer og indføre digitale signaturer kunne vi fjerne denne flaskehals og øge effektiviteten.

Derudover tvang COVID-19-pandemien os til at tilpasse vores interne processer. Den traditionelle metode med fysisk underskrift af dokumenter var ikke længere praktisk på grund af rejserestriktioner og regler for hjemmekontorer. Behovet for at implementere en digital løsning blev tydeligt for at opretholde forretningsdriften. I den forbindelse var vi på udkig efter en løsning, der kunne give os den nødvendige fleksibilitet."

Burger: "Vi bruger digitale signaturer til forskellige formål. På den ene side bruger vi det i kundekontakt, for eksempel når en kunde ønsker at indgå en kontrakt eller har brug for at bekræfte en leveret service. Et andet anvendelsesområde er internt brug, især i situationer som hurtig implementering af nye regler, som f.eks. hjemmekontorforordningen. I et sådant tilfælde skulle vi hurtigt behandle dokumenter for 1500 medarbejdere, hvilket ikke ville have været muligt med konventionelle papirbaserede processer. Til at håndtere denne proces brugte vi interne løsninger, der er integreret via en specialudviklet app. Der blev implementeret en godkendelsesproces, hvor dokumenterne først blev godkendt af de direkte supervisorer, før de blev sendt til medarbejderne ved hjælp af de foruddefinerede signaturpladsholdere."

Burger: "Som energileverandør med kritisk infrastruktur opererer vi i et meget reguleret område. Databeskyttelse er af største vigtighed for os, da vi konstant arbejder med personlige data. Det var derfor afgørende at finde en udbyder i umiddelbar nærhed, helst i Østrig eller i det mindste i Europa. En amerikansk udbyder ville have været forbundet med for mange usikkerheder og udfordringer, da vi ikke kan tage nogen risici. Vores politik sætter derfor et klart fokus på europæiske udbydere for at sikre, at vi opfylder kravene i GDPR og minimerer databeskyttelsesrisici."

Burger: "Ud over GDPR er andre standarder af stor betydning for os, såsom ISO 271001, som er særlig vigtig for os, da vi selv er certificerede og forventer, at vores leverandører kan leve op til de samme sikkerhedsstandarder som os. Vi udfører også regelmæssige sikkerhedsrevisioner for at sikre, at vores infrastruktur altid er beskyttet. Disse audits udføres årligt for at identificere potentielle sårbarheder i god tid og udbedre dem, før der opstår sikkerhedshændelser, som kan være meget dyre."

Burger: "Vi har allerede flere forskellige løsninger in-house, hvilket har lært os, hvilke funktioner der er særligt vigtige for os, og hvilke der ikke kan tilbyde os den fleksibilitet, vi har brug for. Da vi evaluerede potentielle udbydere, definerede vi derfor specifikke krav, herunder muligheden for at flytte signaturpladsholderen efter behov og justere skaleringen samt muligheden for, at brugerne fleksibelt kan konfigurere deres signaturrolle. Det fandt vi ikke alle steder. Vi prioriterede også muligheden for at integrere i eksisterende processer, især via REST API, for at sikre problemfri integration i vores arbejdsgange. "

Burger: "Efter en undersøgelse blandt vores nøglebrugere, som bruger produktet ofte, blev brugervenlighedsaspektet fremhævet særligt positivt. Brugergrænsefladen er intuitivt designet, hvilket forenkler signeringsprocessen for brugerne. Det fungerer også problemfrit på mobile enheder, hvilket vores medarbejdere sætter stor pris på. Derudover behøvede de kun lidt eller ingen oplæring for at bruge produktet. Det minimerede træningsindsatsen betydeligt og var en stor fordel for os. Et andet positivt aspekt er muligheden for frit at konfigurere signaturstempler. Det giver os mulighed for at dække forskellige behov og understøtte individuelle processer. Andre signaturløsninger kunne simpelthen ikke imødekomme denne udfordring."

Burger: "Vi er i øjeblikket i testfasen af en integration med SAP til tilbudsprocessen. Det er her, tilbuddene oprettes, godkendes og underskrives, før de sendes til kunden. Denne integration er allerede sat op og vil blive rullet gradvist ud fra sommeren. Noget, der nok også ville have potentiale, er vores interne HR-område. Vi har omkring 4.500 medarbejdere, som skal understøttes. Alt, hvad der fungerer digitalt og bevæger sig væk fra papir, er selvfølgelig en kæmpe løftestang."