LeasePlan je globální společnost, která se specializuje na poskytování řešení pro leasing automobilů a správu vozového parku. LeasePlan spravuje vozový park čítající více než 1,9 milionu vozidel a nabízí společnostem všech velikostí komplexní služby pro jejich užitková vozidla. Při výběru vhodného poskytovatele pro digitalizaci podpisových procesů byla pro konkrétní případ použití vybrána společnost sproof sign.
Portrét
Název společnosti: LeasePlan
Stručný popis projektu:"Zvláštní případ si vyžádal integraci platformy pro digitální podpis pro interakci mezi některými našimi významnými zákazníky."
Proč sproof sign:"Jednou z výhod sproof sign je velmi snadná manipulace s velkými objemy dokumentů k podpisu (nahrávání dokumentů u dávkového podpisu)."
Roland Woerle, externí projektový manažer IT
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
Woerle: "Již jsme používali podpisovou platformu pro elektronické podpisy a byli jsme s ní v podstatě spokojeni. Pro potřebnou emisi cca 4 000 smluv pro 1 500 B2B zákazníků jsme museli najít nové řešení, abychom mohli smlouvy kompletně elektronicky vyplnit, odeslat a předat našim zákazníkům v oběhu s podpisem.
Naším úkolem bylo najít poskytovatele, který by technicky zvládl tyto objemy, umožnil technický standard kvalifikovaných podpisů a byl flexibilní vůči našim detailním požadavkům.
S těmito požadavky jsme oslovili několik poskytovatelů, ale nejlepší řešení jsme našli v sproof sign."
Proč byl projekt založen výhradně na kvalifikovaném podpisu? Jaká kritéria pro vás byla rozhodující při hledání vhodného poskytovatele elektronického podpisu?
Woerle: "Někteří naši zákazníci nebo dodavatelé chtěli podepisovat smlouvy pouze kvalifikovaným elektronickým podpisem, jiným stačil i zaručený podpis. Z tohoto důvodu jsme museli pružně reagovat na požadavky."
Mluvíte o "složitých signaturách". Jak byste popsal případ použití sproof sign?
Woerle: "Ve společnosti LeasePlan zachováváme přístup k zákazníkům orientovaný na služby a pokud je to možné, vždy pružně reagujeme na různé potřeby zákazníků. Tak tomu bylo i v případě získávání podpisů pod smluvní dokumenty. Naším cílem bylo předvyplnit přibližně 4 000 smluv všemi smluvními údaji a připravit je pro oprávněné signatáře tak, aby je stačilo zkontrolovat, jednoduše podepsat a bez větší námahy vrátit."
Takže podpis zásobníku byl používán velmi intenzivně?
Woerle: "Dávkový podpis využívali především naši dodavatelé, kteří museli spolupodepisovat smlouvy se zákazníky. Oceňovali, že mohli všechny smlouvy, které do té doby obdrželi, spolupodepsat kvalifikovaným podpisem jen jednou týdně. Tuto funkci jsme předem intenzivně testovali, a pokud nebyly objemy dat jednotlivých dokumentů příliš velké, fungoval tento proces bez problémů."
"Jednou z výhod sproof sign je velmi snadná manipulace s velkými objemy podepisovaných dokumentů (nahrávání dokumentů a dávkové podepisování)."
Roland WoerleManažer IT projektů
Jaká byla zpětná vazba ze strany zákazníků - byl digitální podpis akceptován?
Woerle: "Naše zákaznická základna sahá od malých a středních podniků až po největší národní a mezinárodní korporace. Přijetí digitálních podpisů se však značně liší. Zatímco některé společnosti zaujal proces bezproblémového podepisování bez použití papíru, byly zde i jiné společnosti, které buď nechtěly podepisovat smlouvy digitálně, nebo jim to jejich interní směrnice neumožňovaly. V těchto případech si zákazníci mohli stáhnout smlouvy ve formátu PDF, podepsat je ručně a poté je opět podepsat pomocí aplikace Sproof.
Zde vidím pro Rakousko jisté rezervy a doufám, že společnosti jako Sproof s domácím řešením vytvoří potřebnou důvěru a umožní našim společnostem bezpečné, důvěryhodné a plně digitalizované řešení, mnoho zefektivnění procesů, úsporu času a nákladů."
Jaké standardy týkající se zabezpečení dat a dodržování předpisů musí softwarové řešení ve vaší společnosti splňovat?
Woerle: "Bylo samozřejmě důležité, aby řešení podpisu splňovalo všechny požadavky na ochranu dat. Vzhledem k tomu, že se jedná o cloudové řešení, nemuseli jsme se také starat o hostování dokumentů."
Co se vám na značce sproof líbí nejvíce?
Woerle: "Kromě technických vlastností pro nás byla rozhodující rychlá reakce a realizace našich požadavků a dobrá spolupráce s týmem sproof. sproof byl při jednání velmi dynamický a profesionální, což jsme na projektu velmi ocenili. Nakonec vše proběhlo velmi hladce a byli jsme velmi spokojeni. "
Další příspěvky na blogu
Co je nařízení eIDAS? Základy a výhody v kostceSoulad s GDPR: co potřebujete vědět, zbytek je nepovinnýConstantin Graf z Vídně porovnává softwarové nástroje "Made in Europe"."sproof nám pomáhá spojit bezpečnost a efektivitu" - Dominik Engel, FH SalzburgDigitální smlouvy, skutečný závazek: FSJ a cesta k bezpapírové administrativě
