Zdlouhavé uzavírání smluv je již minulostí - jak ale funguje snadné a bezpečné podepisování smluv online? V tomto článku se dozvíte, jak se smlouvy podepisují online nebo jak lze získat podpisy na webu. Co je důležité, jaká jsou kritéria kvality? Předem však jeden "spoiler": Jednoduché & bezpečné mohou, ale nemusí fungovat společně.
Elektronický podpis je na světě
Je to otázka přístupu. Podepisování dokumentu má určitou estetickou složku. Rozhodnutí zpečetíte něčím velmi osobním: vlastnoručním podpisem. Tento podpis se často nacvičuje a zdokonaluje po léta a ve většině případů zůstává nezměněn po celý obchodní život. Často je analogický podpis dokumentu spojen s jednáním, na smlouvě se podílí více stran a často je v něm cosi společenského. Lidé se sejdou, podají si ruce, podepíší dokument a pak jej uloží do více či méně zabezpečeného archivu. Ve většině případů jsou strany spokojeny a jdou si svou cestou.
Druhá strana mince je zřejmá. Bez ohledu na to, zda chcete mapovat interní nebo externí procesy podepisování. Vyžaduje to velmi vysoké nároky na prostředky, které lze s pomocí digitálního podpisu promrhat. Digitalizace rozhodovacích procesů již dorazila i do velmi "zaběhlých" odvětví a oborů podnikání. V soukromém kontextu je elektronické podepisování smluv již nějakou dobu rozšířené a v mnoha evropských zemích je podporováno státními poskytovateli eIdentity.
V souladu s tím začíná integrace podpisových řešení v podnikovém kontextu velmi často od jednotlivých hlasů ve firmě, které se již dávno seznámily s výhodami elektronického podpisu v soukromém sektoru. Mnohé vládní online služby umožňují občanům digitálně podepisovat smlouvy. To nakonec vede k tomu, že podnikatelé chtějí výhody těchto řešení pro online podpisy využívat při zpracování smluv i ve svých vlastních firmách.
Jak funguje digitální podpis?
Na síti se objevuje stále více nových, často malých a bezplatných freewarových nástrojů pro podepisování, přičemž registrace a používání jsou často velmi nízkoprahové. Fungují stejně jako větší nástroje: Digitální dokument si uložíte lokálně, nahrajete ho do nástroje ve webovém prohlížeči a podepíšete. U některých nástrojů lze dokument také stáhnout a následně odeslat. Naproti tomu existují komplexní podpisové platformy, které jsou často integrovány do komplexního systému správy dokumentů nebo do systému CRM či ERP. To umožňuje i mnohem složitější podepisování třetí stranou nebo vzdálené podepisování. To znamená, že mohu k podpisu uvolnit i dokument podepsaný vlastním podpisem, definovat složité podpisové sekvence a pracovní postupy atd.
Zejména v profesionálním prostředí se stále více prosazují řešení, která se specializují na komplexní podepisování dokumentů PDF a nabízejí nejvyšší bezpečnostní standardy a především velmi jednoduché uživatelské vedení. Digitální podepisování dokumentů PDF prostřednictvím webového prohlížeče lze v zásadě rozdělit na tři základní komponenty.
Řízení smluv:
Zde je, jak již bylo zmíněno, propastný rozdíl. Minimálním kritériem pro webový nástroj je možnost nahrát dokumenty (u většiny aplikací jsou soubory automaticky převedeny do běžného formátu PDF) a po podpisu je opět stáhnout nebo co nejbezpečněji uložit. Komplexní nástroje také umožňují inteligentní správu a přehled všech důležitých dokumentů na jednom místě.
Digitální podpis dokumentů:
Základním prvkem všech nástrojů pro online podepisování je použití digitálního podpisu na smluvní dokument. Použití platného digitálního podpisu na dokument PDF je technický proces, který je třeba jasně odlišit od prostého vložení obrázku ručního podpisu bez dalších technických opatření!
Platný digitální podpis umožňuje zejména rozpoznat následné změny v dokumentu. To není případ prostého vložení obrázku. Z technického hlediska je u digitálního podpisu obsah dokumentu pevně spojen s použitým podpisem. Vizuální vzhled podpisu na dokumentu má především informativní charakter a není pro (technickou) platnost relevantní. sproof sign například podporuje vkládání obrázků podpisu nebo ručního podpisu na obrazovku, ale také vytváří kompletní digitální podpis na pozadí. Další úrovní digitálních podpisů jsou kvalifikované digitální podpisy. Ty zahrnují ověření podepisující osoby poskytovatelem důvěryhodných služeb. Jedná se o organizace, které provádějí rozsáhlou kontrolu identity osoby nebo organizace a v průběhu digitálního podepisování spojují identitu s podpisem. Kvalifikované digitální podpisy tak mají zvláštní právní status rovnocenný vlastnoručním podpisům.
Správa podpisů a pracovních postupů:
Plný potenciál podpisových platforem se projeví, až když dojde na rozesílání bezpečných a vyhovujících žádostí o podpis ostatním. Např. sproof sign umožňuje delegovat různé úkoly (např. podepisování dokumentů, prohlížení dokumentů, přeposílání dokumentů) na různé osoby. Komunikace probíhá na jedné straně v rámci webové aplikace a na druhé straně prostřednictvím poštovního provozu. Tímto způsobem se nemůže nic ztratit. Automatizované delegování také usnadňuje řízení podpisových procesů a dodržování termínů a lhůt. Kromě toho je možné definovat náhradníky, nastavit poznámky o nepřítomnosti, určit sekvence podpisů a definovat standard, který se má pro podepisování použít.
Kvalita na prvním místě. - Kritéria kvality webových podpisových nástrojů
Výhody digitálních podpisů jsou rozmanité. Zde je seznam nejdůležitějších kvalitativních vlastností pokročilých nástrojů pro elektronický podpis:
Dostupnost a zabezpečení cloudu:.
Online smlouvy jsou dostupné kdykoli a kdekoli, pokud máte přístup k internetu. Nepřetržitá dostupnost je velkou výhodou bezpečných cloudových řešení. Je však třeba velmi přísně dbát na to, abyste se spolehli na bezpečné a zabezpečené úložné prostředí, které je chráněno před neoprávněným přístupem, ztrátou a zneužitím. V případě cloudových aplikací je třeba věnovat zvláštní pozornost tomu, aby byl nástroj stoprocentně umístěn na evropských serverech.
Důvěryhodnost digitálních podpisů:
Kromě toho je třeba věnovat pozornost tomu, jak lze nebo je třeba prokázat vlastní totožnost. Jednoduchý elektronický podpis (SES) neposkytuje žádnou právní ochranu a nikdy by neměl být používán pro podpisy v podnikovém kontextu. Pro dosažení nejvyšší úrovně bezpečnosti by měl být používán kvalifikovaný elektronický podpis (QES), který je podle nařízení eIDAS v Evropě měřítkem. Výběr poskytovatele podpisu je totiž obzvláště důležitý a k tomu, aby bylo možné co nejlépe zmapovat případy použití ve vlastní společnosti, je zapotřebí mít určité základní znalosti o třech různých podpisových standardech.
Ověřte použité elektronické podpisy:
Další skvělou věcí je, že elektronické podpisy jsou ověřitelné navždy. Informace o každém kroku procesu podepisování - od začátku až do konce - včetně použitých podpisů a jedinečné identity podepisující osoby (osob) jsou navždy neoddělitelně ukotveny v dokumentu pdf. Komplexní řešení elektronického podpisu (jako je sproof sign) umožňují ověření přímo na platformě.
Spolupráce:
Podepisování je týmová práce. Podepisujte interně nebo získejte souhlasy od externích zúčastněných stran. Je důležité, abyste mohli svůj tým velmi snadno spravovat pomocí účtu správce. Mělo by být možné velmi snadno přidávat nové uživatele a fond dostupných podpisových jednotek musí být možné velmi snadno zvyšovat.
Dodržování předpisů:
Pro společnosti je povinné dodržovat platné zákony a předpisy, zejména pokud jde o bezpečné a právně vyhovující ukládání dokumentů a dat v evropském prostoru. Několik nástrojů (např. sproof sign) se spoléhá na velmi vysoký standard dokumentů PDF/A.
Závěr:
Je čas podepsat. Webové služby elektronického podpisu představují zajímavý a užitečný způsob, jak zjednodušit obchodní procesy a ušetřit čas a úsilí. V podnikovém kontextu je důležité, aby splňovaly všechny relevantní požadavky pro konkrétní případ použití.
