HOGAST je nákupní družstvo, které se kromě celkového nákupu zboží zabývá také oblastí elektřiny, pohonných hmot, telefonie a mnoha dalšími tématy a vždy zajišťuje, aby jeho členské společnosti měly nejlepší podmínky a optimalizované procesy a aby mohly očekávat významné výhody ve všech příslušných oblastech nákupu a služeb.
Před více než 45 lety byla společnost HOGAST založena se základní myšlenkou vytvořit cenové výhody prostřednictvím sdružování objemů mezi společnostmi a odlehčit jednotlivým společnostem od rutinních úkolů.
Dnes se HOGAST počítá za největší společnost pro hotelnictví a gastronomii v Rakousku a má více než 3 200 členských podniků s obratem 415 milionů eur. Za péči o jihoněmeckou oblast tak odpovídá dceřiná společnost v Mnichově. Kromě toho do skupiny HOGAST patří také HOTEL GASTRO POOL pro menší hotelová a stravovací zařízení a HANDOVER pro zařízení v sociální oblasti.
Portrét
Název společnosti: HOGAST
Stručný popis projektu: "Vzhledem ke zkrácené pracovní době a home office jsme museli nevyhnutelně přehodnotit, protože bez nového digitálního systému bychom vůbec nebyli schopni podepisovat smlouvy, faktury a objednávky."
Proč sproof sign: "Na sproof sign se nám líbí zejména jeho uživatelská přívětivost. Vždyť nejenže nahrané dokumenty rychle najdete, ale díky nové funkci můžete také již nyní určit, na kterém místě dokumentu potřebujete podepsat. Díky tomu si uvědomujeme, že se v sproof sign stále něco děje, tj. že pracujeme na vylepšeních a aktualizacích, což je pro nás super důležité."
Peter Sigmond, vedoucí manažer pro zboží
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
Sigmond: "Pro nás jako společnost byly při výběru řešení digitálního podpisu rozhodující dva aspekty. Jedním z nich byla pandemie Corony, protože zkrácené pracovní úvazky a home office znamenaly, že jsme se nevyhnutelně museli zamyslet, protože bez nového digitálního systému bychom již nebyli schopni podepisovat smlouvy, faktury a objednávky vůbec.
Druhým aspektem, o kterém se jistě již nějakou dobu diskutovalo s vedením společnosti, je to, že jsme se jako společnost souběžně zaměřili na digitalizaci a udržitelnost pro nás samotné.
S tímto zaměřením konečně nastal bod, kdy jsme se rozhodli, že nyní budeme vše podepisovat digitálně a kdy je možné se zbavit všech papírových faktur a smluv."
Pro jaké případy použití se digitální podpis používá?
Sigmond: "V podstatě jsme spojovacím článkem mezi našimi dodavateli a zákazníky nebo členy. To ale také znamená, že všechny faktury a objednávky jdou přes HOGAST a my je pak musíme v některých případech také podepisovat a spolupodepisovat. Podpisový řetězec si můžete představit jako trojúhelník mezi dodavatelem, členem a společností HOGAST.
Jedním z příkladů, kde se digitální podpis používá a zcela pomáhá, je přijímání nových dodavatelů. Existují smlouvy, které je třeba nějakým způsobem podepsat. Než jsme se rozhodli používat řešení elektronického podpisu, museli jsme vše nejprve posílat poštou v papírové podobě a čekat. Protože se celá společnost vlastně skládá ze čtyř firem, v této aplikaci musí dodavatelský partner podepsat jednou a HOGAST čtyřikrát. Než vše dorazilo zpět do naší společnosti, mohlo to trvat dva až tři týdny. S digitálním řešením od sproof sign se vše děje mnohem rychleji.
Elektronický podpis však používáme i při přebírání dodávek. Protože všechna potvrzení objednávek nad 7 500 eur musíme spolupodepsat poté, co je již podepsal zákazník a dodavatel. To je otázka odpovědnosti! HOGAST totiž ručí i za své zákazníky, pokud zkrachují nebo se dostanou do platební neschopnosti. Pak faktury za naše členy proplácíme, ale pouze v případě, že potvrzení objednávky nebo objednávka byly předem kontrasignovány z naší strany. To je pro naše členy a dodavatele opravdu důležitý aspekt."
Jaké standardy týkající se zabezpečení dat a dodržování předpisů musí softwarové řešení ve vaší společnosti splňovat?
Sigmond: "Ochrana dat je jen současným tématem a zatím je to jen základní požadavek. Tam musí být vše v pořádku. Pro nás však byla důležitá i uživatelská přívětivost, aby se software snadno používal a dal se s ním ušetřit čas."
"Proto našim 7 000 zákazníkům s klidným svědomím doporučujeme společnost sproof."
Peter SigmondSenior manažer zboží
Co se vám na značce sproof líbí nejvíce?
Sigmond: "Na značce sproof se nám líbí především její uživatelská přívětivost. Nejenže rychle najdete nahrané dokumenty, ale díky nové funkci můžete také již nyní určit, na kterém místě dokumentu potřebujete podepsat. Díky tomu si uvědomujeme, že se ve sproof sign stále něco děje, tj. že pracujeme na rozšířeních a aktualizacích, což je pro nás super důležité. Ale i když z naší strany vyvstane dotaz na téma elektronického podpisu nebo nové funkce, pak máme vždy skvělou a rychlou podporu, na kterou se můžeme obrátit."
.
Existují nějaké zvláštní výhody sproof sign, které jsou ve vašem oboru obzvláště přínosné?
Sigmond: "Do budoucna bychom rádi viděli značku sproof zabudovanou v systémech třetích stran. Vlastní aplikace by byla samozřejmě také zajímavá. V tuto chvíli se přece jen stále jedná o webovou platformu, kde může nahrávání velkého množství dat trvat trochu déle.
Příjemné na sproof sign však je, že díky našemu úzkému kontaktu již víme, že jsme se sproofem přesně na tom správném místě. Protože i když nám něco nesedí, pracují na dalším vývoji a nové funkce do softwaru integrují. Proto sproof s klidným svědomím doporučujeme našim 7 000 zákazníkům."
