Inovativní řešení pro udržitelnou budoucnost: partnerství společností sproof sign a Energie AG Oberösterreich

Burger: "Rozhodli jsme se implementovat řešení digitálního podpisu, abychom vyřešili dva klíčové problémy. Zaprvé jsme si uvědomili, že se v našich procesech s koncovými zákazníky často setkáváme s mediální diskontinuitou. Mnoho informací bylo podáváno v papírové podobě, což vedlo k časově náročným manuálním procesům záznamu, archivace a dalšího zpracování. Tato mediální diskontinuita naše procesy značně zpomalovala. Digitalizací těchto procesů a zavedením digitálních podpisů se nám podařilo toto úzké místo odstranit a zvýšit efektivitu

Kromě toho nás pandemie COVID-19 donutila přizpůsobit naše interní procesy. Tradiční způsob fyzického podepisování dokumentů již nebyl praktický kvůli omezením cestování a předpisům home office. Ukázalo se, že je třeba zavést digitální řešení, aby byl zachován obchodní provoz. V této souvislosti jsme hledali řešení, které by nám poskytlo potřebnou flexibilitu."

Burger: "Digitální podpisy používáme pro různé aplikace. Jednak je používáme při kontaktu se zákazníky, například když chce zákazník uzavřít smlouvu nebo potřebuje potvrdit poskytnutou službu. Dalším případem využití je interní použití, zejména v situacích, jako je rychlá implementace nových předpisů, například nařízení o home office. V jednom takovém případě jsme museli rychle zpracovat dokumenty pro 1500 zaměstnanců, což by při použití běžných papírových procesů nebylo možné. Pro zvládnutí tohoto procesu jsme použili interní řešení, které je integrováno prostřednictvím speciálně vyvinuté aplikace. Byl zaveden schvalovací proces, v němž dokumenty nejprve schválili přímí nadřízení a teprve poté byly odeslány zaměstnancům s využitím předdefinovaných míst pro podpis."

Burger: "Jako dodavatel energie s kritickou infrastrukturou působíme ve vysoce regulované oblasti. Ochrana údajů je pro nás nesmírně důležitá, protože neustále pracujeme s osobními údaji. Proto bylo klíčové najít poskytovatele v bezprostřední blízkosti, nejlépe v Rakousku nebo alespoň v Evropě. Americký poskytovatel by byl spojen s příliš mnoha nejistotami a problémy, protože nemůžeme riskovat. Naše politika se proto jednoznačně zaměřuje na evropské poskytovatele, abychom zajistili splnění požadavků GDPR a minimalizovali rizika v oblasti ochrany údajů."

Burger: "Kromě GDPR jsou pro nás velmi důležité i další normy, například ISO 271001, která je pro nás obzvláště důležitá, protože jsme sami certifikováni a očekáváme, že naši dodavatelé budou schopni splňovat stejné bezpečnostní standardy jako my. Provádíme také pravidelné bezpečnostní audity, abychom zajistili, že naše infrastruktura je vždy chráněna. Tyto audity provádíme každoročně, abychom včas identifikovali potenciální slabá místa a odstranili je dříve, než dojde k bezpečnostním incidentům, které mohou být velmi nákladné."

Burger: "Máme již několik různých vlastních řešení, což nás naučilo, které funkce jsou pro nás obzvláště důležité a které nám nemohou nabídnout potřebnou flexibilitu. Při hodnocení potenciálních poskytovatelů jsme proto definovali konkrétní požadavky, včetně možnosti přesouvat zástupný symbol podpisu podle potřeby a upravovat jeho měřítko, stejně jako možnosti uživatelů flexibilně konfigurovat svou podpisovou roli. To jsme všude nenašli. Prioritou pro nás byla také možnost integrace do stávajících procesů, zejména prostřednictvím rozhraní REST API, abychom zajistili bezproblémovou integraci do našich pracovních postupů. "

Burger: "Na základě průzkumu mezi našimi klíčovými uživateli, kteří produkt často používají, byl kladně hodnocen zejména aspekt použitelnosti. Uživatelské rozhraní je navrženo intuitivně, což uživatelům zjednodušuje proces podepisování. Bezproblémově funguje i na mobilních zařízeních, což naši zaměstnanci velmi oceňují. Navíc k používání produktu nepotřebovali téměř žádné školení. To výrazně minimalizovalo nároky na školení a bylo pro nás velkou výhodou. Dalším pozitivním aspektem je možnost libovolně konfigurovat podpisová razítka. To nám umožňuje pokrýt různé požadavky a podporovat jednotlivé procesy. Jiná podpisová řešení tuto výzvu jednoduše nesplňovala."

Burger: "V současné době jsme ve fázi testování integrace se společností SAP pro proces tvorby nabídek. Zde se vytvářejí, schvalují a podepisují cenové nabídky před jejich odesláním zákazníkovi. Tato integrace již byla nastavena a od léta bude postupně zaváděna. Něco, co by pravděpodobně také mělo potenciál, je naše interní oblast lidských zdrojů. Máme přibližně 4 500 zaměstnanců, které je třeba podporovat. Samozřejmě cokoli, co funguje digitálně a odklání se od papíru, je obrovskou pákou."