Je čas! Je čas přizpůsobit podnikové procesy tak, aby fungovaly efektivněji a zároveň bezpečněji. Lepší digitální pracovní postupy pomáhají ve světě podnikání. Existuje stále více platforem a řešení, která mohou pomoci se vším od naprosto standardních procesů až po specializované aplikace ve výklencích. Jedním z těchto standardních procesů, který lze díky digitálním řešením výrazně zlepšit, je sběr podpisů.
V tomto článku vysvětlíme, co je to digitální "podpisový workflow" a jak vám samotným, vaší firmě nebo vaší síti pomůže, pokud se spolehnete na smysluplnou digitalizaci.
Analogové versus digitální. Jak získat podpisy.
Samozřejmě existuje i varianta "staré školy": Podepisování perem na papír. To také nestojí mnoho - zejména pokud jste podepisující osobou vy - a někdy působí "fanouškovsky" nebo dokonce formálněji. Zejména v kombinaci se skutečným jednáním. Vlastnoruční podpis je každopádně právně platný.
Druhý pohled odhalí "krysí ocásek": velmi složitý, pracný a na zdroje náročný proces (tisk, skenování, frankování, odesílání, čekání na návratku atd.). To také znamená: mediální přestávky, které rozmělňují důkazní hodnotua v neposlední řadě: Získání podepsané a vrácené smlouvy nebo čekání na ni je časově velmi náročné.
Alternativou je digitální nebo elektronický podpis: Technicky se jedná o kryptografickou metodu založenou na asymetrických šifrovacích algoritmech. Umožňuje ověřit pravost dokumentu a totožnost podepisující osoby. Další informace. To, co je v pozadí technicky složité a vysoce bezpečné, je v popředí skryto snadno použitelným uživatelským rozhraním. Nakonec je právně platné digitální podepisování stejně snadné jako online bankovní převod.
Rozdíl mezi právně platným elektronickým podpisem a bezcenným podpisem.
V podnikatelské sféře totiž dosud není všeobecně přijímáno, že vydávání a získávání elektronických podpisů musí být v souladu s přísnými pravidly. Je to proto, že nejvyšší úroveň bezpečnosti, jak ji přesně upravuje nařízení eIDAS, neposkytuje nespočet webových nástrojů.
Velký problém představují obrazové podpisy. Digitální obraz vlastního podpisu není platným digitálním podpisem a neodpovídá žádnému standardu. Neexistuje žádný způsob, jak ověřit totožnost podepisující osoby nebo zajistit integritu (dokument nebyl zfalšován) dokumentu. S obrázkovým podpisem lze snadno manipulovat.
Jinak je tomu u zaručeného nebo kvalifikovaného elektronického podpisu. Tyto dva standardy elektronického podpisu zaručují velmi vysokou bezpečnost pro všechny strany zapojené do procesu podepisování. Na tyto dva standardy se zaměřilo mnoho dodavatelů, zejména evropských. Více informací
Jak ale můžete zjistit nebo zkontrolovat, kterému standardu získaný elektronický podpis vyhovuje nebo zda byl podpis dokonce zfalšován?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"V zásadě existují různé způsoby digitálního podpisu: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný. I přes na první pohled stejný vzhled digitálních podpisů na konečném dokumentu se status příslušného typu digitálního podpisu a jeho závaznost liší."
QES, AES, EES: Všechny standardy elektronického podpisu v přehledu
Existují různé typy digitálních podpisů a v závislosti na aplikaci a požadavcích je třeba zvolit konkrétní podpisový standard. Právním základem je v EU nařízení eIDAS, které definuje požadavky na jednotlivé formy. V tomto článku jsou vysvětleny tři nejdůležitější podpisové standardy a jejich různé vlastnosti.V případě jednoduchého elektronického podpisu nebo popisku k obrázku není možné zjistit žádnou manipulaci. Stručně řečeno, pouze podpis, který lze ověřit veřejně schválenou ověřovací službou, lze klasifikovat jako právně vyhovující. Platformy, jako je sproof sign, se specializují jak na vytváření podpisů podle nejvyšších standardů, tak na integrované ověřování jakéhokoli dokumentu.
V případě jednoduchého elektronického podpisu nebo popisku k obrázku není možné zjistit žádnou manipulaci. Stručně řečeno, pouze podpis, který lze ověřit veřejně schválenou ověřovací službou, lze klasifikovat jako právně vyhovující. Platformy, jako je sproof sign, se specializují na obojí: vytváření podpisů podle nejvyšších standardů a integrované ověřování jakéhokoli dokumentu.
Síla pracovního postupu: Získání externích digitálních podpisů v pouhých 5 krocích
1) Přidejte obchodní kontaktySamozřejmě! Pokud chci vydat dokument k podpisu, prvním krokem je znát kontaktní údaje. Ve většině případů se žádosti o podpis vyřizují prostřednictvím poštovní adresy, protože poštovní adresa již poskytuje dobrý základ pro ověření druhé strany. V případě zaručeného elektronického podpisu (AES) je prokázání totožnosti přímo spojeno s osobní poštovní adresou. Proto protistrana vydá digitální podpis se stejnou poštovní adresou, která byla použita pro žádost o podpis.
Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je již od počátku žádosti o podpis jednoduchá správa kontaktních údajů. Často používané kontakty jsou zpravidla automaticky navrhovány během procesů sběru a všechny kontaktní údaje jsou automaticky vkládány do zjednodušeného systému správy kontaktů, kde je lze prohlížet a upravovat.
3) Definujte sekvence a role podepisování. Existuje několik případů použití, kdy chcete zabránit tomu, aby dokument k podpisu obdrželo více kontaktů současně. Případem užití může být, že vedení by mělo podepsat až po zástupcích dvou dalších oddělení a nakonec dokument obdrží sekretářka k nahlédnutí nebo ke konečnému stažení.
4) Definování pozic pro podpis. Jednou z nejdůležitějších funkcí každé podpisové platformy je "definování pozic pro podpis". Tím můžete přesně definovat, na které stránce, kdo, kde se má podepsat. Pomocí sproof sign lze také upravit velikost podpisové karty.
5) Nastavení termínu pro podpis a zasílání upomínek. V posledním kroku pracovního postupu většina komplexních řešení pro podpisy typu "vše v jednom" umožňuje nastavit termín, napsat přívětivý (až konkrétní) text pozvánky a hlavně automaticky připomenout příjemcům tento termín. Výrazně se tak zvyšuje úspěšnost obdržení spolupodepsaného dokumentu včas. Nemluvě o tom, že toto workflow stejně výrazně minimalizuje "dobu do rozhodnutí".
6) (Volitelné:) Ověřte získané podpisy přímo v programu sproof sign. Jak bylo uvedeno výše, je důležité vytvořit si představu o tom, že kvalifikovaný a zaručený elektronický podpis zaručuje nejvyšší úroveň bezpečnosti, protože jeho platnost lze velmi snadno ověřit. Přímo integrovaný ověřovací mechanismus -jako je k dispozici v sproof sign- umožňuje úplnou sledovatelnost a bezpečnost důležitých schvalovacích procesů.
Digitální podpis z pohledu zvoucí osoby
Pro zvoucí osobu je zásadní, aby byly všechny podpisy vráceny včas. Klíčový je nízkoprahový vstup do podpisové platformy. sproof sign tento proces optimalizoval:
- Jak bylo popsáno, zvoucí osoba odešle dokument k podpisu poštou.
- Pozvaná osoba obdrží mail, klikne na odkaz a může dokument podepsat přímo bez registrace (!).
- Pokud je vyžadován kvalifikovaný podpis a přizvaná osoba ještě nemá existující identifikaci QES (možnost kvalifikovaného podpisu), je přizvaná osoba po registraci provedena přímo procesem identifikace.
- Pozvané osobě nikdy (!) nevznikají žádné náklady.
- Pokud je osoba již uživatelem sproof sign, může samozřejmě dokument založit nebo v případě potřeby předat k dalšímu podpisu, dát do zásobníku, delegovat žádosti o podpis atd.
Chcete začít? Zaregistrujte se nyní zdarma a získejte svůj první podpis
To najdete pouze na adrese sproof sign. Vynaložili jsme veškeré úsilí, abychom našim uživatelům umožnili co nejjednodušší start do světa digitálních podpisů. Díky bezplatnému soukromému účtu můžete platformu ihned používat a sami vytvářet své první digitální podpisy nebo je získávat bezbariérově po celé Evropě.
Další příspěvky na blogu
Digitální podpisy podle FDA (část 11) vytvářejí sledovatelnost v průmyslových odvětvích regulovaných FDA.Digitální podpis 2.0 - kvalifikované podepisování bez hranic v celé EvropěCo je kvalifikovaný elektronický podpis v Evropě (aktualizace 2024)eIDAS 2.0 - Přepracování digitální identity a podpisu v Evropě (březen 2024)"Vedeme rakouské účetnictví". Spolková účetní agentura (BHAG) se podepisuje digitálně.
