Juridiskt giltig elektronisk signatur

Det råder fortfarande förvirring: olika, ofta mycket snarlika, begrepp som skriftlig form, skriftlig form, formfrihet, handskriven form skapar förvirring när det gäller hanteringen av avtal. Av denna anledning använder människor tyvärr fortfarande ofta penna, papper och besvärliga postkanaler när det finns något att underteckna.

I den här artikeln förklarar vi för vilka användningsfall den digitala signaturen är 100% juridiskt giltig och garanterar det högsta bevisvärdet och spårbarheten. Liten "spoiler": Det finns bara mycket få undantagsfall där den elektroniska signaturen inte är tillåten. Annars "trumfar" den digitala signaturprocessen den analoga signaturen i alla fall på grund av teknisk oförfalskbarhet och det högsta bevisvärdet.

Vad är avtalens funktion?

I grund och botten är det uppenbart: genom att underteckna ett avtal samtycker alla berörda parter till de villkor och skyldigheter som anges i avtalet. Genom att ett avtal ingås säkerställs att alla avtalsparter fullgör sina skyldigheter och att deras rättigheter och intressen skyddas. Dessutom kan ett undertecknat dokument fungera som bevis i händelse av en konflikt och hjälpa till att stå upp i domstol. Det mest effektiva sättet att underteckna avtal är att göra det digitalt.

Oavsett om det är analogt eller digitalt: Vad innebär formfriheten för avtal?

I europeiska länder är avtal i allmänhet giltiga utan föreskriven form. Detta innebär att det inte finns några bestämmelser om hur avtal måste undertecknas. Exempelvis är elektronisk, skriftlig eller till och med muntlig form tillåten (se § 883 ABG). I slutändan kan de avtalsslutande parterna själva komma överens om en viss typ av signatur.

Även om det inte finns några rättsliga krav på hur man undertecknar avtal som inte omfattas av några formkrav, rekommenderas försiktighet för många affärsändamål! Det vore ett misstag att underteckna viktiga avtal som inte omfattas av några formella krav med en låg standard för elektroniska signaturer. Om det finns avtal med höga förhandlingssummor eller en hög ansvarsrisk bör en hög standard för digitala signaturer definitivt användas.

Vissa avtal kräver enligt lag skriftlig form.

För vissa typer av avtal är det särskilt viktigt att skydda en av avtalsparterna, och därför krävs det enligt lag att avtalet ingås i skriftlig form. I juridiska termer kallas detta för den skriftliga formen. För att uppfylla den skriftliga formen eller den skriftliga formen krävs enligt lag en handskriven underskrift av båda avtalsparterna. I Österrike regleras den skriftliga formen i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 stycke 1 BGB.

Här är de goda nyheterna som är förankrade i lagen: Enligt § 126a BGB (DE) kan det lagstadgade skriftliga formuläret ersättas av ett elektroniskt formulär, om inte annat föreskrivs i lag. I allmänhet reglerar eIDAS-förordningen, som har varit i kraft i hela Europa sedan 2016, de tekniska och innehållsmässiga kraven för e-signaturer och har företräde framför nationella lagar.

Om "skriftlig form" uttryckligen krävs kan den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) användas för att underteckna på ett lagligt sätt.

Det är därför viktigt att förstå att termerna "skriftlig form" eller "skriftlig form", som tenderar att innebära handskrift och papper, inte på något sätt utesluter digitala metoder. Den digitala signaturen kan vara 100% likvärdig med "handskrift".

Wills & Co. I sällsynta fall är endast en "våt signatur" tillräcklig.

En handskriven namnteckning krävs endast för ingående av avtal och undertecknande av handlingar om detta uttryckligen (!) föreskrivs i en lagbestämmelse eller ett avtal mellan parterna.

Förutom vissa arvsrättsliga handlingar såsom testamenten (som till och med måste vara handskrivna) och vissa andra notariella handlingar finns det några framträdande exempel på typer av handlingar som enligt lag endast får undertecknas för hand, särskilt inom personalområdet.

Ett exempel är uppsägning av anställningsförhållanden genom uppsägning eller ett uppsägningsavtal enligt § 623 i den tyska civillagen (BGB) i tysk (!) rätt. Här kan ingen form av e-signatur ersätta den skriftliga formen, eftersom den elektroniska formen uttryckligen är utesluten enligt lag i enlighet med § 623 BGB.

Ett stort bakslag i den tyska digitaliseringspolitiken har nyligen varit föremål för kontroversiell diskussion i många medier. Sedan 1995 har arbetsgivare i Tyskland varit tvungna att dokumentera de viktigaste avtalsvillkoren skriftligen och överlämna dem till arbetstagaren för underskrift i enlighet med den tyska bevislagen (NachwG): Dokumentation av väsentliga arbetsvillkor (§ 2 NachwG). Även om EU-direktivet (eIDAS-förordningen) tillåter elektronisk överföring, är det inte tillåtet i Tyskland att tillhandahålla bevis på de väsentliga avtalsvillkoren i elektronisk form. Inte ens en kvalificerad elektronisk signatur uppfyller kraven i verifieringslagen.

Vår personliga bedömning: Det kommer bara att vara en tidsfråga innan de nödvändiga digitaliseringsoffensiverna, särskilt inom HR-sektorn, också kommer att ha en positiv inverkan på lagstiftningen och verifieringslagen kommer att ändras igen mycket snart.

Dessutom finns det redan "lösningar" även för detta specialfall för att begränsa mängden papper och tidsåtgång så långt som möjligt och hålla mediestörningarna på ett minimum. Detta fungerar t.ex. tack vare ytterligare dokument som undertecknas analogt i enlighet med lagen, men en digital kopia hanteras och lagras fortfarande centralt i det digitala arkivet.

Helt riskfritt: signera digitalt och i enlighet med de formkrav som krävs.

Oavsett om det är analogt eller digitalt är det i första hand nationell lagstiftning som reglerar om och hur ett avtal omfattas av ett formkrav. När du väl har fått en överblick över detta och bestämt dig för att gå den digitala, tidsbesparande vägen, gäller eIDAS-förordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) som ett giltigt ramverk i alla EU/EES-medlemsstater. Detta regelverk ska driva på den digitala omvandlingen i hela Europa, möjliggöra affärsprocesser utan medieavbrott och underlätta säkra elektroniska processer mellan 28 enskilda marknader.

En stor del av eIDAS reglerar frågor om säker digital identitet och säkra elektroniska signaturer. Så om, som nämnts ovan, en elektronisk signatur inte uttryckligen utesluts av nationella lagar, kan avtal undertecknas i enlighet med eIDAS-riktlinjerna. Förordningen skiljer i princip mellan tre typer av elektroniska signaturer: enkla, avancerade och kvalificerade.

Det är viktigt för alla företagare att skaffa sig en god överblick över avtalsprocesserna i företaget för att kunna avgöra vilken signaturstandard som är den rätta för vilken avtalsprocess.

Vi rekommenderar att du läser vår översiktsartikel om signaturstandarder i detalj. I kombination med den här artikeln kommer du att kunna avgöra vilka av dina avtal du ska underteckna med vilken standard.

Här är ett vanligt praktiskt exempel på en signatur som inte är juridiskt giltig:

Exempel påe-post: Beslut som verkställs som text i ett e-postmeddelande måste ha skriftlig form för att vara juridiskt giltiga. Det innebär att en skriftlig underskrift måste göras av samtliga parter i avtalet. Här är det ofta så att digitala signaturer är otillräckliga. Följande förfaranden är inte juridiskt giltiga:

• Skriv ut, underteckna, skanna igen, skicka (mediabrytning)
• Placera en bild av en signatur på e-postdokumentet (enkel elektronisk signatur)

Endast den kvalificerade elektroniska signaturen skulle vara den juridiskt giltiga metoden i det här fallet.

Slutsats

Trots alla digitaliseringsoffensiver och nya metoder för att göra affärer papperslöst är vi övertygade om att underskriften alltid kommer att vara en viktig del av beslut och godkännanden av alla slag. Detta innebär att säkerhet och efterlevnad måste garanteras, särskilt inom den professionella sektorn.

Det är här styrkan hos plattformar för digitala signaturer som sproof sign kommer in i bilden: de tekniskt komplexa processerna hanteras i bakgrunden. Till exempel behöver du bara identifiera dig en gång för den kvalificerade elektroniska signaturen. Plattformen guidar dig genom den 10 minuter långa processen.