Skrajni čas je! Čas je za prilagoditev poslovnih procesov za učinkovitejše in varnejše delo. V poslovnem svetu to pomagajo doseči vedno boljši digitalni delovni procesi. Vse več je platform in rešitev, ki zagotavljajo rešitev za povsem standardne procese do nišnih posebnih aplikacij. Eden od teh standardnih procesov, ki ga je mogoče z digitalnimi rešitvami bistveno izboljšati, je zbiranje podpisov.

V tem članku pojasnjujemo, kaj je digitalni “delovni postopek podpisovanja” in kako lahko vam, vašemu podjetju ali omrežju pomaga, če se pri tem primeru uporabe zanesete na smiselno digitalizacijo.

Analogni in digitalni: Kako zbirate podpise?

Seveda obstaja tudi “stara” različica: podpisovanje s pisalom na papirju. Tudi ta način ne stane veliko – zlasti če ste podpisovalec sami – in se včasih zdi bolj “eleganten” ali celo bolj formalen. Zlasti v kombinaciji s fizičnim srečanjem. Lastnoročni podpis je v vsakem primeru pravno veljaven.

Drugi pogled razkrije “podganji rep”: zelo zapleten, naporen in z viri bogat postopek (tiskanje, skeniranje, žigosanje, pošiljanje, čakanje na vrnitev itd.). To pomeni tudi: prekinitve medijev, ki oslabijo dokazno vrednost, dolgotrajno arhiviranje in nenazadnje tudi pridobitev ali čakanje na pogodbo, pripravljeno za podpis in vrnjeno, je zelo zamudno.

Zdaj dobro znana alternativa: digitalni ali elektronski podpis
Tehnično je to kriptografska metoda, ki temelji na asimetričnih šifrirnih algoritmih. To omogoča preverjanje pristnosti dokumenta in identitete podpisnika.

Kar je v ozadju tehnično zapleteno in zelo varno, je v ospredju skrito v uporabniškem vmesniku, ki je enostaven za uporabo. Na koncu je pravno veljavno digitalno podpisovanje tako preprosto kot spletni prenos.

V osnovi obstajajo različni načini digitalnega podpisovanja: enostavni, napredni in kvalificirani. Kljub navidezno enakemu videzu digitalnih podpisov na končnem dokumentu se status vsake vrste digitalnega podpisa in njegova zavezujoča narava razlikujeta.”

Dr. Fabian Knirsch (generalni direktor in soustanovitelj podjetja sproof GmbH)

V primeru preprostega elektronskega podpisa ali podpisa ni mogoče odkriti manipulacije.

Skratka, samo podpis, ki ga je mogoče preveriti z javno odobreno storitvijo preverjanja, se lahko opredeli kot pravno skladen. Platforme, kot je sproof sign, so specializirane za ustvarjanje podpisov po najvišjih standardih in za integrirano preverjanje vseh dokumentov.

Brez meja, preprosto, digitalno. Pridobivanje podpisov s platformo za e-podpis (v podjetjih).

Platforme za podpisovanje omogočajo bolj ali manj natančno načrtovanje postopkov digitalnega podpisovanja, ki so znani tudi kot delovni tokovi podpisovanja. Pomen je še posebej pomemben pri pridobivanju podpisov. sproof sign je 100-odstotno specializiran za izdajanje in pridobivanje podpisov ter prepriča z omenjenimi delovnimi tokovi.

Kaj pa je delovni tok v kontekstu podpisovanja dokumentov?

Na splošno velja, da je delovni tok strukturirano zaporedje delovnih korakov za dosego določenega cilja ali rezultata. Posamezni delovni koraki, njihov vrstni red, odgovornosti in odvisnosti so določeni za učinkovito in uspešno izvedbo dela.

Enako velja za zbiranje podpisov. Dobro orodje za e-podpis omogoča, da se prikažejo vsi možni postopki odobritve, da se prihrani čas in kadrovski viri. Vse skupaj poteka ob zagotovljeni skladnosti z najvišjimi standardi varnosti in skladnosti v podjetjih.

Moč delovnega poteka: Pridobite zunanje digitalne podpise v samo 5 korakih

Dodajanje poslovnih stikov

Seveda! Če želim dokument dati v podpis, moram najprej poznati kontaktne podatke. V večini primerov se zahteve za podpis obdelujejo prek e-poštnega naslova, saj je e-poštni naslov že dobra podlaga za preverjanje pristnosti druge osebe. V primeru naprednega elektronskega podpisa (FES) je dokazilo o identiteti neposredno povezano z osebnim elektronskim naslovom. V skladu s tem druga oseba izda digitalni podpis z istim e-poštnim naslovom, ki je bil uporabljen za zahtevo za podpis.

Ena od prednosti platforme za e-podpis je preprosto upravljanje kontaktnih podatkov že na začetku zahteve za podpis. Pogosto uporabljeni stiki se praviloma samodejno predlagajo med postopki zbiranja, vsi podatki o stikih pa se samodejno vnesejo v poenostavljen sistem za upravljanje stikov, kjer jih je mogoče pregledovati in urejati.

Opredelitev standarda podpisa

Kot je bilo že podrobno opisano, je standard podpisa bistven za želeno dokazno vrednost zahtevanega podpisa. Pomembno je vedeti, da lahko standard podpisa določite za podpisno nasprotno stranko, vendar vam tega ni treba storiti. Če je na primer pogodba velikega formalnega pomena, se lahko zahteva kvalificirani elektronski podpis ali pa se druge vrste podpisov tehnično izključijo. Če druga oseba nima možnosti kvalificiranega podpisa, vas bo orodje za e-podpis samodejno vodilo skozi postopek identifikacije

Opredelitev zaporedij in vlog

Obstajajo različni primeri uporabe, pri katerih se želite izogniti temu, da bi več stikov hkrati prejelo dokument v podpis. Eden od primerov uporabe je lahko ta, da vodstvo podpiše dokument po predstavnikih dveh drugih oddelkov, na koncu pa ga v pregled ali končni prenos prejme tajništvo.

Opredelitev položaja podpisa

Ena najpomembnejših funkcij vsake platforme za podpisovanje je “Opredelitev mest za podpise”. Natančno lahko določite, na kateri strani mora kdo in kje podpisati. S podpisom sproof sign lahko prilagodite tudi velikost podpisne kartice.

Določite rok za podpis in pošljite opomnike

V zadnjem koraku delovnega postopka vam večina celovitih rešitev za podpis “vse v enem” omogoča, da določite rok, napišete prijazno (do določenega) besedilo vabila in, kar je najpomembneje, samodejno opomnite prejemnika na ta rok. S tem se bistveno poveča uspešnost pravočasnega prejema sopodpisanega dokumenta. Da ne omenjamo, da ta potek dela tako ali tako bistveno zmanjša “čas do odločitve”.

(Neobvezno:) Preverite prejete podpise neposredno v sproof sign

Kot smo že omenili, je treba razumeti, da kvalificirani in napredni elektronski podpis zagotavlja najvišjo raven varnosti, saj je njegovo veljavnost mogoče zelo enostavno preveriti. Neposredno integriran mehanizem preverjanja – kot je na voljo v sistemu sproof sign – omogoča popolno sledljivost in varnost pri pomembnih postopkih odobritve.

Digitalni podpis z vidika povabljenca

Za povabljeno osebo je bistveno, da so vsi podpisi vrnjeni pravočasno. Ključnega pomena je nizkopražni vstop v platformo za podpisovanje. sproof sign je ta postopek poenostavil:

• Kot je opisano, pozivnik pošlje dokument v podpis po elektronski pošti.
  
• Povabljena oseba prejme e-poštno sporočilo, klikne na povezavo in lahko dokument podpiše neposredno, ne da bi se registrirala (!).
  
• Če je potreben kvalificiran podpis in povabljenec še nima obstoječe identifikacije QES (zmožnost kvalificiranega podpisa), bo povabljenec neposredno opravil postopek identifikacije po registraciji.
  
• Za povabljenca ni nikoli (!) stroškov.
  
• Če ste že uporabnik sproof sign, lahko dokument seveda shranite ali po želji posredujete v podpis drugemu uporabniku, ga položite na kup, prenesete zahteve za podpis itd.

Želite začeti? Registrirajte se zdaj brezplačno in pridobite svoj prvi podpis

To lahko najdete samo na sproof sign. Našim uporabnikom smo poskušali omogočiti čim lažji začetek v svetu digitalnih podpisov. Z brezplačnim zasebnim računom lahko takoj začnete uporabljati platformo in sami izdelate svoje prve digitalne podpise ali jih pridobite brez ovir po vsej Evropi.