Društvo za spodbujanje prostovoljnih socialnih storitev že več kot 56 let organizira prostovoljno socialno leto (FSJ) v Avstriji. Društvo to počne zato, da bi mladim odraslim omogočilo vpogled v socialni sektor; pri tem ga pedagoško dobro spremljajo zaposleni v FSJ, ki skrbijo za dobro počutje udeležencev FSJ. Neprofitno združenje sodeluje s številnimi velikimi socialnimi organizacijami, kot so Caritas, Lebenshilfe ali državne klinike, pa tudi s številnimi manjšimi ustanovami, kot so zasebne otroške skupine.

Udeleženci FSJ 34 ur na teden delajo v socialni ustanovi v Avstriji, pridobivajo izkušnje, se poklicno usmerjajo in osebnostno razvijajo. Društvo zagotavlja ugodne in pravične pogoje v socialnih ustanovah z obveznimi mentorji in refleksijskimi srečanji za zagotavljanje kakovosti. Glede na področje prijave in lokacijo so potrebne različne dejavnosti. Glavni cilj vsake zaposlitve FSJ je podpora ustrezni ekipi in oskrbovancem, za katere je treba skrbeti.

Ime organizacije:
Združenje za spodbujanje prostovoljnih socialnih storitev – prostovoljno socialno leto

Kratek opis projekta:
Digitalizacija postopkov podpisovanja za znatno zmanjšanje upravnega napora in optimizacijo obdelave pogodb.

Zakaj sproof sign:
“Pomembno nam je bilo, da smo našli rešitev, ki je izvedljiva in cenovno dostopna. Upoštevati je bilo treba tudi varstvo podatkov. Orodje za obdelavo podpisa je moralo delovati kompetentno, zaupanja vredno, strokovno in predvsem “poslušati”, kaj potrebujemo. Vse to smo našli pri podjetju sproof.

Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?

Ko sem pred tremi leti prevzel vodenje, je bilo združenje, ki obstaja že več kot 50 let, na področju digitalizacije v povojih. Do takrat so bile vse pogodbe s socialnimi ustanovami in udeleženci FSJ sestavljene na obrazcu, ki so ga natisnili, podpisali, žigosali, dali v kuverto in odnesli na pošto. In podpisano se je vrnilo po pošti. Če je bila potrebna sprememba, se je vse začelo znova. Pri manjšem številu udeležencev je bilo to še vedno izvedljivo, vendar več mladih odraslih kot jih sodeluje pri FSJ, bolj nemogoč je ta podvig. Da ne omenjamo verjetnosti napak različnih seznamov v Excelu. Zato so bile potrebne digitalizirane rešitve, primerne za 21. stoletje.

V prvem koraku smo našli IT podjetje, ki je vse naše procese preneslo v digitalni proces. Tako prijav nismo več prejemali kot priponko v elektronski pošti (katere podatke je bilo treba nato vnesti v sezname Excel), kot je bilo običajno in potrebno v preteklosti, temveč prek orodja za registracijo. Podatke je bilo nato mogoče neposredno uporabiti za samodejno pripravo potrebnih pogodb po določitvi naloge FSJ. To je pojasnilo oblikovanje pogodbe, vendar je takrat še vedno manjkala možnost digitalnega podpisovanja. Po nekaj raziskavah in predvsem po zaslugi priporočila prijatelja sem končno naletel na sproof.

Kako pomembna je digitalna preobrazba za družbo FSJ?

Pomen digitalne preobrazbe za družbo FSJ je neprecenljiv. Leto FSJ se vedno začne z jesenjo. Tako je poletje največja faza posredovanja in tudi največja faza za pogodbe. Za vsako nameščeno osebo sta potrebni dve pogodbi z našim združenjem: s socialno ustanovo in z udeležencem FSJ. Te pogodbe moramo podpisati mi in seveda tudi druga stran. sproof nam je ponudil in nam še danes ponuja idealno rešitev! Letos pričakujemo približno 700 namestitev FSJ in s tem približno 1400 pogodb, ki jih je treba podpisati.

Katera merila so bila za vas odločilna pri iskanju pravega ponudnika e-podpisa?

Pomembno nam je bilo najti rešitev, ki bo izvedljiva in cenovno dostopna. Upoštevati je bilo treba tudi varstvo podatkov. Orodje za obdelavo podpisa je moralo delovati kompetentno, zaupanja vredno in strokovno, predvsem pa “poslušati”, kaj potrebujemo. Vse to smo našli pri podjetju sproof.

Za katere primere uporabe se uporablja digitalni podpis?

Za naročnine naših pogodb FSJ s socialnimi ustanovami in udeleženci FSJ ter za pogodbe s sponzorji, pogodbe o storitvah itd. Preprosto za vse dokumente, ki zahtevajo uradno veljaven podpis. In tako nam podjetje sproof ne pomaga le pri pogodbah okrog nalog FSJ, temveč tudi pri dokumentih, ki jih morata podpisati predsednica društva in direktor, saj se ne vidimo tako pogosto – kar otežuje lastnoročno podpisovanje -, temveč smo v stiku predvsem prek e-pošte in telefona.

Odkar imamo sproof, ki omogoča tudi izdelavo risb prek ID-Austria, ni več potrebe po sestankih, ki so bili včasih namenjeni predvsem pridobivanju podpisa za pomemben dokument. Veselimo se tudi rešitve brez papirja. To nam omogoča, da prihranimo dragocene vire. Danes ne tiskamo skoraj ničesar.

Do takrat so bile vse pogodbe s socialnimi ustanovami in udeleženci FSJ sestavljene na obrazcu, natisnjene, podpisane, žigosane, vložene v ovojnico in odnesene na pošto. In podpisano so vrnili po pošti. Če je bila potrebna sprememba, se je vse začelo znova. Pri manjšem številu udeležencev je bilo to še vedno izvedljivo, vendar več mladih odraslih kot jih sodeluje pri FSJ, bolj nemogoča je ta naloga.

MMag. Elisabeth Marcus
Direktorica združenja Voluntary Social Year

Kako je delovala integracija oblaka?

Podjetje IT, ki je za nas opravilo digitalizacijo, in podjetje sproof sta za to poskrbela neposredno. Tako rekoč od strokovnjaka do strokovnjaka. Za nas kot stranko je bilo to idealno.

Kakšne zahteve ima organizacija, kot je FSJ, glede varnosti, skladnosti in zaščite podatkov?

Seveda imamo pri nas zelo visoke standarde. Vprašanje zasebnosti in varnosti je bilo eno prvih, ki smo si ga zastavili, ko smo naleteli na sproof.

Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?

Vsi zaposleni v podjetju sproof so izjemno kompetentni, prijazni, strokovni in vedno pripravljeni najti najboljšo rešitev za nas. Na voljo so za vprašanja in težave ter naredijo vse, kar je v njihovi moči, da kot stranke dosežemo rezultat, ki ga potrebujemo in želimo. sproof je poleg odličnega IT podjetja, s katerim smo se lotili digitalizacije, najboljša stvar, ki se nam je lahko zgodila.

Ali se za vaš primer uporabe uporabljajo delovni tokovi za podpisovanje?

Da. Delovni postopek podpisovanja pride v poštev zlasti takrat, ko z našim predsednikom digitalno podpišem dokumente. Prav tako pa tudi pri pogodbah z lokacijami nalog in udeleženci FSJ. S prehodom z ročnega podpisovanja pogodb, poslanih po pošti, na digitalno podpisovanje po elektronski pošti smo zagotovili digitalizacijo tudi v več kot 700 socialnih zavodih, saj so se z digitalnim podpisom nato ukvarjali tudi vodje socialnih zavodov.

Zdaj smo že v tretjem letu uporabe in povsod deluje zelo dobro. Sproof je zanesljiv in enostaven partner. Mimogrede, digitalno risanje za udeležence FSJ nikoli ni bilo izziv. Mladi odrasli so ga že od samega začetka v hipu opravili s svojimi mobilnimi telefoni, kot da ga še nikoli niso opravili na kakšen drug način. Tudi to govori o preprosti in razumljivi uporabnosti programa sproof. Za odlično sodelovanje se vam iskreno zahvaljujemo!!