HOGAST je nabavna zadruga, ki se poleg celotne nabave blaga ukvarja tudi s področji električne energije, goriva, telefonije in številnimi drugimi področji ter vedno zagotavlja, da imajo podjetja, ki so njeni člani, najboljše pogoje in optimizirane postopke ter lahko pričakujejo znatne prednosti na vseh pomembnih področjih nabave in storitev.

Podjetje HOGAST je bilo ustanovljeno pred več kot 45 leti z osnovno idejo ustvarjanja cenovnih prednosti z združevanjem količin med podjetji in razbremenitvijo posameznih podjetij rutinskih nalog.

Danes je HOGAST največje podjetje za hotelirstvo in gostinstvo v Avstriji in ima več kot 3.200 članskih podjetij s prometom v višini 415 milijonov evrov. Podružnica v Münchnu je odgovorna za oskrbo južnonemške regije. Poleg tega v skupino HOGAST spadajo tudi HOTEL GASTRO POOL za manjše hotele in restavracije ter HANDOVER za objekte v socialnem sektorju.

Ime podjetja: HOGAST

Kratek opis projekta:
“… zaradi skrajšanega delovnega časa in domače pisarne smo morali neizogibno premisliti, saj brez novega digitalnega sistema ne bi mogli več podpisovati pogodb, računov in naročil.”

Zakaj sproof sign:
“Pri podjetju sproof sign nam je še posebej všeč njegova preprosta uporaba. Ne le, da lahko hitro najdete naložene dokumente, temveč lahko zaradi nove funkcije določite tudi, kje je treba dokument podpisati. Zaradi tega preprosto opažamo, da se pri podjetju sproof sign vedno nekaj dogaja, tj. delamo na razširitvah in posodobitvah, kar je za nas nadvse pomembno.

Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?

Sigmond: “Za nas kot podjetje sta bila pri izbiri rešitve za digitalni podpis odločilna dva vidika. Eden od njiju je bila pandemija Corona, saj nas je skrajšani delovni čas in delo na domu prisililo v premislek, saj brez novega digitalnega sistema ne bi mogli več podpisovati pogodb, računov in naročil.

Drugi vidik, o katerem se z vodstvom zagotovo že nekaj časa pogovarjamo, je, da smo se kot podjetje osredotočili na digitalizacijo in trajnost hkrati.

Ko smo se osredotočili na to, smo se končno odločili, da bomo zdaj vse podpisovali digitalno in da bo mogoče odpraviti vse papirnate račune in pogodbe.”

Za katere primere uporabe se uporablja digitalni podpis?

Sigmond: “V bistvu smo povezava med našimi dobavitelji in strankami ali člani. Vendar to pomeni tudi, da gredo vsi računi in naročila prek podjetja HOGAST, mi pa jih moramo nato v nekaterih primerih podpisati in sopodpisati. Verigo podpisov si lahko predstavljamo kot trikotnik med dobaviteljem, članom in podjetjem HOGAST.

Primer, kjer se digitalni podpis uporablja in popolnoma pomaga, je uvajanje novih dobaviteljev. Obstajajo tudi pogodbe, ki jih je treba nekako podpisati. Preden smo se odločili za rešitev e-podpisa, smo morali najprej vse poslati v papirnati obliki po pošti in čakati.
Ker je celotno podjetje dejansko sestavljeno iz štirih podjetij, se mora v tej aplikaciji dostavni partner podpisati enkrat, HOGAST pa štirikrat. Trajalo je lahko od dva do tri tedne, preden je vse skupaj prispelo nazaj k nam. Z digitalno rešitvijo podjetja sproof sign je vse skupaj veliko hitrejše.

Elektronski podpis pa uporabljamo tudi pri prevzemu pošiljk. Vse potrditve naročil nad 7 500 EUR moramo namreč sopodpisati mi, potem ko sta jih stranka in dobavitelj že podpisala. Gre za vprašanje odgovornosti! Podjetje HOGAST je odgovorno tudi za svoje stranke, če so te v stečaju ali insolventnosti. Takrat plačamo račune za naše člane, vendar le, če smo potrditev naročila ali naročilo predhodno sopodpisali. To je res pomemben vidik za naše člane in dobavitelje.”

Katere standarde glede varnosti podatkov in skladnosti mora izpolnjevati programska rešitev v vašem podjetju?

Sigmond: “Varovanje podatkov je trenutno zelo aktualna tema in je zdaj preprosto osnovna zahteva. Vse mora biti pravilno. Za nas pa je bila pomembna tudi prijaznost do uporabnika, da je programska oprema enostavna za uporabo in da lahko prihranite čas. “

“Zato svojim 7.000 strankam z mirno vestjo priporočamo rešitev sproof.”

Peter Sigmond
Višji vodja prodaje

Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?

Sigmond: Pri znaku sproof nam je še posebej všeč njegova enostavna uporaba. Ne samo, da lahko hitro najdete naložene dokumente, temveč lahko z novo funkcijo tudi določite, kje mora biti dokument podpisan. Posledično preprosto opažamo, da se pri sproof sign vedno nekaj dogaja, tj. dela se na razširitvah in posodobitvah, kar je za nas izredno pomembno. A tudi če se z naše strani pojavi vprašanje o elektronskem podpisu ali novi funkciji, se lahko vedno obrnemo na odlično in hitro podporo.”

Ali obstajajo kakšne posebne prednosti sproof sign, ki so v vaši panogi še posebej koristne?

Sigmond: V prihodnosti si želimo, da bi bil sproof sign vgrajen v sisteme tretjih oseb. Seveda bi bila zanimiva tudi ločena aplikacija. Trenutno gre še vedno za spletno platformo, kjer lahko nalaganje velikih količin podatkov vzame nekaj časa.

Lepa stvar pri znaku sproof pa je, da zaradi naših tesnih stikov že vemo, da smo pri podjetju sproof na pravem mestu. Kajti tudi če nam kaj ne ustreza, delamo na nadaljnjem razvoju in nove funkcije vključimo v programsko opremo. Zato svojim 7.000 strankam z mirno vestjo priporočamo podjetje sproof.