eMoveUs ponuja rešitve za električne in elektromehanske sisteme za pretvorbo energije v pogonskem sklopu na ravni elektronske strojne opreme, programske opreme, elektromagnetike in mehanike, da bi zagotovil učinkovito in trajnostno mobilnost za vse. Z integracijo sistema sproof sign podjetje digitalizira in pospeši notranje pogodbene procese.
Ime podjetja:
eMoveUs GmbH
Kratek opis projekta:
Digitalizacija obdelave pogodb in notranjih pogodbenih procesov za učinkovitejšo uporabo virov in povečanje hitrosti obdelave.
Zakaj sproof sign:
“Zlasti pri obravnavi pogodb, sporazumov z dobavitelji, sporazumov o nedotakljivosti in notranjih odobritev smo opazili, da je tradicionalna papirna pot, zlasti v času dela na daljavo, zamudna in nagnjena k napakam. To je vodilo v zamude in dodatno administrativno breme, zato smo želeli optimizirati potek dokumentov in posodobiti poslovne procese.”
Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?
Kot majhno srednje veliko zagonsko podjetje v avtomobilski industriji smo se soočili z izzivom, kako povečati učinkovitost naših notranjih procesov in skrajšati čas obdelave. Zlasti pri obravnavi pogodb, sporazumov z dobavitelji, nacionalnih sporazumov o varovanju podatkov in notranjih odobritev smo opazili, da je tradicionalna papirna pot zamudna in nagnjena k napakam, še posebej v času dela na daljavo. To je pogosto vodilo do zamud, dodatnih stroškov in povečanega upravnega dela, zato smo želeli optimizirati potek dokumentov in posodobiti poslovne procese.
Kako pomembna je digitalna preobrazba za vaše podjetje? Kako je bila podpisana prej?
Digitalna preobrazba ima v našem podjetju osrednjo vlogo, saj nam ponuja priložnost, da se učinkoviteje in prožneje odzovemo na izzive v avtomobilski industriji. Za nas kot zagonsko podjetje je digitalizacija odločilen vzvod za zagotavljanje naše konkurenčnosti in zagotavljanje prihodnosti našega poslovanja. Z uporabo digitalnih tehnologij lahko optimiziramo procese, izboljšamo sodelovanje znotraj podjetja in z zunanjimi partnerji ter hkrati zmanjšamo stroške.
Pred uvedbo digitalnega podpisa smo vse podpise opravljali na tradicionalen način: pogodbe in pomembne dokumente smo natisnili, jih ročno podpisali in nato poslali po pošti, kurirju ali elektronski pošti, da bi zbrali več podpisov. Ta postopek je bil zamuden, neučinkovit in nagnjen k zamudam, zlasti kadar je bilo potrebnih več podpisov ali je bilo treba dokumente izmenjati med različnimi lokacijami. Poleg tega je papirni pristop povečal tveganje napak, izgub in nepopolnih arhivov.
Katera merila so bila za vas odločilna pri iskanju pravega ponudnika e-podpisa?
Pri izbiri pravega ponudnika e-podpisa je bilo za nas odločilnih več meril. Na začetku je bila prednostna varnost, saj se digitalni podpis uporablja za pomembne pogodbe in dokumente, ki vsebujejo zaupne informacije. Zato je bil ponudnik z visokimi varnostnimi standardi, kot so tehnologije šifriranja in skladnost s predpisi o varstvu podatkov, kot je GDPR, nujen.
Poleg tega je bila zelo pomembna enostavnost uporabe. Ponudnik je moral ponuditi intuitivno in za uporabo enostavno platformo, tako da so lahko naši zaposleni takoj začeli delati brez veliko usposabljanja. Pomemben dejavnik je bila tudi združljivost z našimi obstoječimi sistemi in nemotena integracija v naše delovne tokove.
Nenazadnje sta bili pomembni tudi cena in prilagodljivost ponudbe. Namenoma smo iskali evropskega ponudnika, ki ponuja pregledne stroškovne strukture in razširljive rešitve, ki lahko rastejo skupaj z našim podjetjem. Pomembni merili sta bili tudi podpora in storitve za stranke, da bi si zagotovili hitro podporo v primeru vprašanj ali težav.
Zlasti pri urejanju pogodb, sporazumov z dobavitelji, sporazumov o nedotakljivosti in notranjih odobritev smo opazili, da je tradicionalna papirna pot zamudna in nagnjena k napakam, še posebej v času dela na daljavo. To je pogosto vodilo do zamud, dodatnih stroškov in povečanega upravnega dela, zato smo želeli optimizirati pretok dokumentov in posodobiti poslovne procese.
Christopher Pizarro
Poslovni razvoj in vodenje projektov
Za katere primere uporabe se uporablja digitalni podpis?
Glavno področje uporabe je obdelava pogodb, zlasti pogodb z dobavitelji in storitvenih pogodb, prodajnih pogodb, sporazumov o varovanju zaupnosti in okvirnih sporazumov, ki pogosto zahtevajo več podpisov.
Katere standarde glede varnosti podatkov in skladnosti mora izpolnjevati programska rešitev v vašem podjetju?
V našem podjetju mora programska rešitev izpolnjevati stroge standarde glede varnosti podatkov in skladnosti, da se zagotovi zaščita občutljivih informacij. To predvsem vključuje skladnost s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), da se zagotovi varna in odgovorna obdelava osebnih podatkov. Za preprečevanje nepooblaščenega dostopa so bistvene tehnologije šifriranja, tako za prenos kot za shranjevanje podatkov. Prav tako dajemo prednost večfaktorski avtentikaciji (MFA) in upravljanju dostopa, da bi zagotovili, da lahko do naših sistemov in podatkov dostopajo le pooblaščene osebe.
Kaj vam je še posebej všeč pri sproof sign?
Pri sproof sign nam je še posebej všeč kombinacija visoke varnosti in enostavne uporabe ter intuitiven uporabniški vmesnik, ki našim zaposlenim omogoča hitro uporabo platforme brez posebnega usposabljanja. Integracija z našimi obstoječimi sistemi je potekala gladko, prilagodljive možnosti prilagajanja platforme sproof sign pa se odlično prilagajajo našim posebnim zahtevam in delovnim procesom.
