Najpomembnejša dejstva na kratko

• Platforma za podpisovanje je centralizirana, revizijsko zanesljiva rešitev za elektronsko podpisovanje, upravljanje in revizijo dokumentov.
  
• Sodobne platforme podpirajo več ravni podpisa eIDAS ter omogočajo avtomatizirane postopke podpisovanja in odobritve.
  
• Izvor ponudnika določa pravni nadzor nad vašimi podatki: Za evropske platforme velja izključno uredba GDPR in se izogibajo tveganjem zaradi ameriških zakonov, kot je CLOUD Act.

Kaj je platforma za podpisovanje?

Platforma za podpisovanje je centralizirana, revizijsko zanesljiva programska oprema, ki nadzira celoten postopek, povezan z elektronskim podpisovanjem:

• Ustvarjanje in nalaganje dokumentov
• Opredelitev delovnih postopkov podpisovanja
• Opredelitev zainteresiranih strani
• Zagotovite podpise.
• Revizijske sledi dokumentov
• Zakonsko skladno arhiviranje

Po čem se platforma razlikuje od orodja za podpisovanje?

Digitalni podpisi so zdaj standard. Toda kako je podpisan , določa pravno veljavnost, varnost in učinkovitost.

Orodje za podpisovanje običajno digitalizira le lastnoročni podpis. Platforma za podpis pa nadzoruje celoten postopek podpisovanja in zagotavlja skladnost.

Kriterij	Orodje za podpis	Profesionalna platforma za podpisovanje
Namen	Hitro digitalno podpisujte posamezne dokumente	varno in učinkovito nadzorujte celotne postopke podpisovanja
Obseg funkcij	Osnovna funkcija podpisovanja – običajno samo EES	Delovni tokovi, preverjanje identitete, arhiviranje, revizijska sled, avtomatizacija, vsi standardi podpisovanja eIDAS (EES, FES, QES)
Področje uporabe sistema	Samostojna aplikacija ali majhen dodatni modul	Centralizirana platforma podjetja z integracijami v CRM/ERP/HR
Primer uporabe	“Vstavi podpis” v dokumentu	Pošiljanje dokumentov, določanje vlog za podpisovanje, sledenje statusu, pravno skladna arhiviranje
Skladnost	Razlike glede na ponudnika; običajno le preprost pravni učinek	Pravna suverenost EU, skladnost z eIDAS in GDPR, odpornost na revizijo GoBD
Merjenje obsega	Primerno za občasne podpise	Zanesljivost tudi pri velikih količinah in zapletenih procesih
Ciljna skupina	En uporabnik, preproste zahteve	Podjetja, organi, regulirane panoge

Strateško jedro: skladnost in skladnost z eIDAS

Za evropska podjetja sta pravni podlagi eIDAS in GoBD (primerljivi standardi v Nemčiji in Avstriji) najzahtevnejši referenčni točki. Da bi se digitalni podpisi lahko uporabljali na pravno skladen način, morajo platforme za podpisovanje zanesljivo izpolnjevati te zakonske zahteve:

1. trojica eIDAS: EES, FES in QES

Uredba EU o eIDAS določa tri ravnipodpisa . Platforma za podpisovanje mora biti sposobna zagotoviti vsako od teh ravni za ustrezen primer uporabe.

*Primeri se lahko razlikujejo glede na državo in notranje smernice, zato naj služijo le kot pomoč pri razumevanju! Za vaš konkretni primer se posvetujte s pravnim svetovalcem ali našim prodajnim oddelkom.

! QES je edina oblika podpisa, ki je pravno enakovredna lastnoročnemu podpisu. Vsaka platforma ne ponuja QES – podjetja morajo to preveriti pred izbiro, da bi se izognila medijskim motnjam v nadaljnjem postopku.

2. revizijska varnost z revizijsko sledjo

Podpisan dokument je pravno veljaven le, če je celoten postopek v celoti sledljiv. Platforma za podpisovanje, skladna z eIDAS, kot je sproof Sign, samodejno ustvari revizijsko sled – dnevnik, odporen proti ponarejanju, ki dokumentira čas, udeležene stranke, uporabljeno dokazilo o identiteti in standard podpisa. To je ključ do revizijske varnosti in skladnosti z direktivo GoBD.

Zakaj je pomembno, ali platforma za podpis prihaja iz EU ali ZDA?

Postopki digitalnega podpisovanja niso le priročni, temveč tudi zanesljivi:

• Kdo varuje moje podatke?
• Kateri zakoni veljajo za shranjene dokumente?
• Kdo je pooblaščen za dostop do njega?
  

GDPR velja v Evropi: Osebni podatki se lahko posredujejo le na podlagi pravne podlage.

V ZDA se uporablja tudi zakon CLOUD Act: ameriški organi lahko od podjetij zahtevajo, da posredujejo podatke,

• ne glede na to, kje so shranjeni.
• tudi če imajo sedež v EU.

To vodi v navzkrižje pravic:

EU / DSGVO	ZDA / Zakon o oblaku
Strogo varstvo osebnih podatkov	Dostop organov pod določenimi pravnimi pogoji
Cilj: Zasebnost in suverenost podatkov	Cilj: nacionalna varnost in preiskave
Dostop samo z jasno pravno podlago in v okviru opredeljenih okvirnih pogojev.	Ponudniki storitev s pristojnostjo ZDA bodo morda morali na podlagi sodne odredbe posredovati podatke – ne glede na to, ali so podatki shranjeni v ZDA ali v EU.

Platforma sproof sign: pametni delovni tokovi, s katerimi bo vaša ekipa hitrejša

Največje povečanje učinkovitosti je v avtomatizaciji zapletenih postopkov odobritve in podpisovanja. Sodobna platforma, kot je sproof sign, omogoča opredelitev delovnih tokov podpisovanja (npr. zaporednih, vzporednih, s pogojnimi koraki), ki samodejno posredujejo dokumente pravim osebam (s pravo stopnjo podpisa).

Zanesite se na evropsko skladnost in največjo avtomatizacijo že danes. Naj vam na neobvezujoči predstavitvi pokažemo, kako sproof sign kot osrednja platforma pospešuje vaše procese in zmanjšuje pravna tveganja. Rezervirajte demo predstavitev in se pogovorite o svoji strategiji e-podpisa →