Kvalificirani elektronski podpis (QES) je 100-odstotno pravno veljaven po vsej Evropi in je edini digitalni podpis, ki je enakovreden lastnoročnemu podpisu. Ta članek na kratko in jedrnato odgovarja na vsa pomembna vprašanja od uvoda do uporabe QES.
Kaj je kvalificirani elektronski podpis?
Kvalificirani elektronski podpis, pogosto imenovan QES, je vrsta elektronskega podpisa, ki je v skladu z uredbo eIDAS (Uredba EU št. 910/2014) enakovreden lastnoročnemu podpisu.
Ponuja pravno veljaven in proti ponarejanju odporen način podpisovanja digitalnih dokumentov ter zagotavlja celovitost in verodostojnost identitete podpisnika prek meja.
V nasprotju z enostavnimi elektronskimi podpisi, ki temeljijo na slikah ali besedilu in jih je mogoče zlahka ponarediti, velja QES za varnega pred ponarejanjem. Izdaja ga kvalificirani certifikacijski organ, uporablja pa kriptografske tehnike za potrditev identitete podpisnika in zaščito podpisanega dokumenta pred poznejšimi spremembami.
Priporočljiva je previdnost. Zlasti pogodbe z visokim tveganjem odgovornosti ali visoko pogajalsko vrednostjo je treba vedno podpisati elektronsko s kvalificiranim podpisom!
Zvezno upravno sodišče je leta 2021 razglasilo za neveljavno naročilo ÖBB pri družbi Stadler Rail v ocenjeni vrednosti 400 milijonov evrov. Kot razlog je navedlo. Podpis ni bil kvalificiran v smislu uredbe eIDAS in zato ni bil pravno veljaven. Najbolj spektakularen primer doslej.
Kako deluje kvalificirani elektronski podpis?
Kvalificirani elektronski podpis v bistvu deluje kot digitalni pečat odobritve.
Ko dokument elektronsko podpišete s QES, se ustvari edinstven digitalni prstni odtis, ki je 100-odstotno edinstven in varen pred ponarejanjem tako za dokument kot za vas kot podpisnika.
Ta prstni odtis je v šifrirani obliki skupaj z drugimi podatki priložen dokumentu.
Kakršno koli spreminjanje dokumenta po podpisu povzroči neveljavnost podpisa.
Vendar ne skrbite: tehnično šifriranje poteka nevidno v ozadju.
Želite podrobno izvedeti, kako tehnično deluje kvalificirani elektronski podpis? Potem vam priporočamo naš članek: Kako deluje kvalificirani elektronski podpis?
Kako v aplikaciji deluje kvalificirani elektronski podpis?
Korak 1: Identifikacija pri ponudniku storitev zaupanja (če eID še ni na voljo):
Pri številnih platformah za podpisovanje (kot je sproof sign) je identifikacija za QES vključena v ponudbo storitev.
Korak 2: Priključitev kartice z digitalnim podpisom na dokument, ki ga želite podpisati:
Naložite dokument, ki ga želite podpisati, in prilagodite svojo kartico z digitalnim podpisom.
Korak 3: Preverjanje pristnosti:
Sprostite kvalificirani podpis z drugim potrditvenim dejavnikom. To pogosto deluje z dodatno aplikacijo ali sporočilom SMS tan. To morda poznate iz spletnega bančništva.
Z identifikacijo enkrat ustvarite svojo digitalno identiteto (velja 5 let). Prejeli boste podatke za dostop do aplikacije, s katero lahko overite vsak podpis.
Kako pridobiti kvalificirani elektronski podpis? Vaša identifikacija v nekaj minutah.
Vsaka fizična oseba lahko zlahka pridobi kvalificirani elektronski podpis, če se identificira pri državno priznanem organu. S tem se ustvari tako imenovana digitalna identiteta, znana tudi kot eID ali eIdentiteta.
Vaši biometrični in osebni podatki so jasno povezani z vašo osebo.
S platformo za podpisovanje, kot je sproof sign, je mogoče identifikacijo opraviti neposredno prek video klica, kar traja približno 10 minut. Izvede jo usposobljeno osebje. Potrebujete le svoj
Prejeli boste digitalni ključ, ki ga boste od zdaj naprej lahko uporabljali za izvajanje pomembnih digitalnih postopkov, kot je elektronsko podpisovanje dokumentov.
Zaščitite se pred zlorabo in krajo identitete na internetu!
Številni nemški državljani že imajo identifikacijsko oznako D-Trust, številni avstrijski državljani pa imajo mobilni telefonski podpis ali ID-Austria. S podpisom sproof se lahko obstoječe identifikacije uporabljajo neposredno za QES.
Evropa je zelo zainteresirana, da se z varno digitalno identiteto omogočijo vsi poslovni procesi. Zato obstaja veliko različnih vladnih in nevladnih ponudnikov storitev zaupanja. Več informacij najdete v tej osnovni študiji.
Podjetje sproof sign je s posebnim vmesnikom že neposredno vključilo številne najpomembnejše evropske ponudnike e-ID. Pregled najdete tukaj →
Ali je kvalificirani elektronski podpis (QES) smiseln v vašem podjetju? Pogovorite se z našimi strokovnjaki →
Pravna podlaga kvalificiranega elektronskega podpisa
Kvalificirane elektronske podpise po vsej Evropi ureja uredba eIDAS ( št. 910/2014), ki zagotavlja standardiziran pravni okvir po vsej Evropski uniji.
Ta uredba zagotavlja interoperabilnost elektronskih podpisov in zagotavlja njihovo pravno priznanje.
Kot smo že omenili, QES uporablja napredne ukrepe šifriranja in avtentikacije za zagotavljanje celovitosti in zaupnosti podpisanih dokumentov.
QES kot alternativa drugim standardom digitalnega podpisa.
V Evropi se razlikuje med tremi veljavnimi standardi za elektronski podpis.
Elektronski podpisi (QES, FES in EES) imajo različno pravno veljavnost, odvisno od vrste pogodbe in zakonodaje.
EES se uporablja, kadar je tveganje majhno, in je primeren za neformalne dokumente. Ta obrazec ni pravno zavezujoč.
FES se uporablja za pogodbe brez obrazca, kot so najemne ali kupoprodajne pogodbe.
Kvalificirani elektronski podpis (QES) krepi pogodbe in izpolnjuje zahteve glede pisne oblike, npr. pri kreditnih pogodbah ali pogodbah o zaposlitvi s klavzulo o prepovedi konkurence.
Kdaj je potreben kvalificiran elektronski podpis?
Načeloma se kvalificirani elektronski podpis vedno zahteva, če:
1. nacionalno pravo zahteva pisno obliko:
Kvalificirani elektronski podpis ponuja možnost, da v celoti nadomesti lastnoročni podpis.
2. obstajajo operativna ali poslovna tveganja:
Poleg zakonskih zahtev je odločitev za določen standard digitalnega podpisa odvisna od individualne ocene možnih tveganj, ki pa je odvisna od vidikov odgovornosti in obsega pogodbe.
Pomoč pri odločanju: Kateri standard e-podpisa je pravi za kateri dokument?
1A. Zmerno tveganje + svoboda oblike:
Načeloma se sami odločite, kateri standard e-podpisa želite uporabiti za podpis pogodbe, ki je “brez obrazca”. Vedno priporočamo podpisovanje vsaj z naprednim elektronskim podpisom (FES), da bi dosegli dobro ravnovesje med varnostjo in zavezujočo naravo. Pogodba je nato pravno veljavno podpisana.
1B: Veliko tveganje + svoboda oblike:
Opomba: pogodbo lahko podpišete praktično na kakršen koli način, vendar za pogodbe z velikim tveganjem odgovornosti priporočamo QES!
Samo QES je po zakonodaji EU izenačen z lastnoročnim podpisom.
2. pisna oblika:
Pri nekaterih pogodbah je QES zakonsko obvezen, pri čemer ni nobene svobode pri izbiri standarda e-podpisa.
3: E-podpis je izključen:
Redkost: obstaja zelo malo pogodb, ki jih je po zakonu še vedno treba podpisati ročno. Tudi tu se QES ne more uporabljati.
Naše mnenje: Samo vprašanje časa je, kdaj bodo zakoni prilagojeni tako, da bo mogoče v interesu okolja in gospodarstva vse dokumente brez izjeme podpisovati elektronsko.
V tem članku smo podrobno povzeli pravne zahteve in okvirne pogoje .
Za katere panoge je QES primeren?
V nekaterih sektorjih, kot so pravni in davčni sektor, javna uprava ali bančništvo in finance, pa tudi v zdravstvu, je kvalificirani elektronski podpis temeljni pogoj za potrebno zavezujočo naravo sprejetih odločitev.
Tukaj je nekaj znanih strank sproof sign z najvišjimi zahtevami glede varnosti in skladnosti, ki govorijo o svojih primerih uporabe kvalificiranega podpisa:
Bank Gutmann ( bančništvo)
Binder Grösswang (odvetniška pisarna)
Kyocera(podjetje)
Zvezna agencija za računovodstvo(javna uprava )
Teleclinic (zdravstvo).
Kako prepoznam kvalificirani elektronski podpis? Preverljivost in preverjanje.
Za preverjanje veljavnosti priloženih podpisov (svojih in pridobljenih podpisov) imate na voljo več možnosti.
1. preverjanje veljavnosti QES neposredno z orodjem za e-podpis
Pri nekaterih platformah, kot je sproof sign, je preverjanje podpisa neposredno vključeno. To omogoča neposredno preverjanje naslednjih meril kakovosti kvalificiranega elektronskega podpisa. Tukaj si lahko ogledate, kako lahko e-podpise potrdite neposredno v programu sproof sign.
Potrdilo ponudnika storitev zaupanja: podpis temelji na potrdilu, ki ga je izdal priznani ponudnik storitev zaupanja. To potrdilo potrjuje identiteto podpisnika in veljavnost podpisa.
Overitveni pečat in časovni žig: podpis pogosto spremlja overitveni pečat, ki vsebuje dodatne informacije o podpisu. Časovni žig označuje, kdaj je bil podpis ustvarjen.
Vidni znaki: V nekaterih primerih je lahko kvalificirani elektronski podpis v dokumentu prikazan vizualno, npr. s posebnim podpisnim poljem.
Sklicevanje na pravne določbe: V dokumentu ali priloženem sporočilu je naveden sklic na pravno priznanje kvalificiranega elektronskega podpisa v skladu z ustreznimi zakoni in predpisi.
2. preverjanje QES v programu Acrobat Reader
Bralnik Acrobat pdf. je verjetno eno od najbolj razširjenih pisarniških orodij na trgu. Samoumevno je, da Acrobat Reader omogoča neposredno integrirano preverjanje digitalno uporabljenih podpisov. Ni pomembno, katero orodje za podpisovanje ste uporabili za uporabo elektronskih podpisov.
3. pregled QES v RTR
Storitev preverjanja podpisov podjetja RTR je dobro uveljavljena tudi v nemško govorečih državah.
Prednosti kvalificiranega podpisa za evropska podjetja
Vključevanje kvalificiranih elektronskih podpisov v poslovne procese je enostavno. Uporabniku prijazne platforme za podpisovanje iz enega vira so specializirane za ustvarjanje in upravljanje digitalnih podpisov. Notranje in zunanje pogodbe lahko varno podpisujete prek spleta ter jih izmenjujete s strankami, partnerji in nadzornimi organi.
1. večja varnost: QES zagotavlja visoko raven varnosti in zmanjšuje tveganje ponarejanja ali nepooblaščenega dostopa.
2. pravna veljavnost: dokumenti, podpisani s QES, imajo enak pravni status kot njihovi papirni ustrezniki in so zato izvršljivi.
3. prihranek časa in stroškov: Poslovite se od tiskanja, skeniranja in pošiljanja dokumentov. QES pospešuje procese in zmanjšuje stroške poslovanja.
Z veseljem bomo skupaj z vami izračunali donosnost naložbe v uvedbo platforme za digitalni podpis. Več informacij zdaj →
4. vpliv na okolje: Uvedba sistema QES prispeva k brezpapirnemu poslovanju in zmanjšuje vaš ekološki odtis. Glede na nedavno neobjavljeno študijo družbe Swisscom Trust Services AG digitalni podpisi ustvarijo le 0,001 kg CO2 na pogodbo. V primerjavi z mokrimi podpisi (0,087 kg CO2 na pogodbo) se lahko skupne emisije, ki škodujejo podnebju, zmanjšajo za 50-krat.
5. globalno priznavanje: QES je priznan v vsej Evropski uniji in številnih drugih državah, kar poenostavlja čezmejne transakcije.
5 ključnih vprašanj pri izbiri platforme za podpisovanje (QES)
Evropske platforme za e-podpis so večinoma specializirane za kvalificirane elektronske podpise. Za večjo zavezanost in varnost pri odločilnih odločitvah na evropskem pravnem področju.
Odločevalci v vašem podjetju si morajo pri uvajanju kvalificiranega elektronskega podpisa zastaviti ta vprašanja.
Ali je QES vključeno v licenco?
Enostavna možnost identifikacije zagotavlja nemoten začetek kvalificiranega podpisa. sproof sign sodeluje z zanesljivimi partnerji in ponuja lasten kvalificiran elektronski podpis neposredno v aplikaciji.
Ponudnik eID je globoko integriran in omogoča številne pomembne funkcije, kot je pravno veljavno podpisovanje več dokumentov z le nekaj kliki (paketni podpis).
2. ali so vključeni drugi ponudniki eID?
Če mora poslovni partner kvalificirati občutljiv dokument, prihrani ogromno časa, če so obstoječe identifikacije ponudnikov storitev zaupanja, kot so ID Austria, D-Trust ali Swisscomov QES, neposredno na voljo za izbiro.
3. Ali so člani ekipe po želji opremljeni s sistemom QES?
Upravitelj načrta mora imeti možnost, da članom skupine po potrebi zagotovi identifikacijo in kvalificiran elektronski podpis. sproof sign je pri tem še posebej prilagodljiv, upravljanje pravic pa je mogoče neposredno v platformi.
4. ali je QES neposredno vključeno?
Veliko časa prihranite, če lahko vi in člani vašega načrta neposredno preverite pravno veljavnost izdanih in pridobljenih podpisov.
5. ali je mogoče prenesti poročilo o preskusu?
Po končanem postopku podpisovanja in odobritve revizijsko poročilo zagotavlja največjo preglednost.
Zaključek: Čas je. Podpisujte svoje dokumente s pravno veljavnim kvalificiranim elektronskim podpisom.
V svetu, za katerega je značilna digitalizacija, so kvalificirani elektronski podpisi znak tehnološkega napredka in pravnih inovacij.
Na poti v svet kvalificiranih elektronskih podpisov ne pozabite, da sprejetje te preobrazbene tehnologije ni le korak k učinkovitosti, temveč tudi zaveza k bolj trajnostni in okolju prijazni prihodnosti.
