LeasePlan je globálna spoločnosť špecializujúca sa na poskytovanie riešení v oblasti lízingu automobilov a správy vozového parku. Spoločnosť LeasePlan spravuje vozový park s viac ako 1,9 milióna vozidiel a ponúka spoločnostiam všetkých veľkostí komplexné služby pre ich úžitkové vozidlá. Pri výbere vhodného poskytovateľa na digitalizáciu podpisových procesov sa pre špeciálny prípad použitia použila spoločnosť sproof sign.

Názov spoločnosti: LeasePlan

Stručný opis projektu:
Špeciálny prípad nás podnietil k integrácii platformy digitálneho podpisu pre interakciu medzi niektorými z našich hlavných zákazníkov.”

Prečo sproof sign:
“Jednou z výhod sproof sign je veľmi jednoduchá manipulácia s veľkými objemami dokumentov
(nahrávanie dokumentov a dávkové podpisovanie)”

Roland Woerle, externý manažér IT projektov

Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?

Woerle: “Už sme používali podpisovú platformu pre elektronické podpisy a boli sme s ňou v podstate spokojní. Pre potrebné vydanie približne 4 000 zmlúv pre 1 500 zákazníkov B2B sme museli nájsť nové riešenie, aby sme mohli zmluvy vyplniť úplne elektronicky, odoslať ich a postúpiť našim zákazníkom v obehu podpisov.

Našou úlohou bolo nájsť poskytovateľa, ktorý by technicky zvládol tieto objemy, umožnil technický štandard kvalifikovaných podpisov a flexibilne reagoval na naše podrobné požiadavky.

S týmito požiadavkami sme oslovili viacerých dodávateľov, ale najlepšie riešenie sme našli v spoločnosti sproof sign.

Prečo bol kvalifikovaný podpis použitý výlučne na projekt? Aké kritériá boli pre vás rozhodujúce pri hľadaní vhodného poskytovateľa elektronického podpisu?

Woerle: “Niektorí naši zákazníci alebo dodávatelia chceli zmluvy podpisovať len kvalifikovaným elektronickým podpisom, iným stačil zaručený podpis. Z tohto dôvodu sme museli pružne reagovať na požiadavky.”

Hovorí sa o “zložitých podpisových jazdách”. Ako by ste opísali prípad použitia sproof sign?

Woerle: “V spoločnosti LeasePlan zachovávame prístup k zákazníkom orientovaný na služby a podľa možností vždy pružne reagujeme na rôzne potreby zákazníkov. Tak to bolo aj v prípade zberu podpisov pod zmluvné dokumenty. Cieľom bolo predvyplniť približne 4 000 zmlúv všetkými zmluvnými údajmi a pripraviť ich pre oprávnených signatárov tak, aby ich bolo možné len skontrolovať, jednoducho podpísať a vrátiť bez väčšej námahy.”

Takže podpis zásobníka sa používal veľmi intenzívne?

Woerle: “ Dávkový podpis používali najmä naši dodávatelia, ktorí museli spolupodpisovať zmluvy so zákazníkmi. Ocenili by, keby bolo možné všetky dovtedy uzavreté zmluvy podpísať kvalifikovaným podpisom len raz týždenne.
Túto funkciu sme vopred intenzívne testovali a pokiaľ objem dát jednotlivých dokumentov nebol príliš veľký, tento proces fungoval bez problémov.”

Jednou z výhod programu sproof sign je veľmi jednoduchá manipulácia s veľkými objemami podpisovaných dokumentov (nahrávanie dokumentov a dávkové podpisovanie).

Roland Woerle
Manažér IT projektov

Aká bola spätná väzba zo strany zákazníka – bol digitálny podpis rozpoznaný?

Woerle: “Naša zákaznícka základňa siaha od malých a stredných podnikov až po najväčšie národné a medzinárodné spoločnosti. Prijímanie digitálnych podpisov je však veľmi rozdielne. Zatiaľ čo niektoré spoločnosti zaujalo bezproblémové spracovanie bezpapierových podpisov, boli aj iné spoločnosti, ktoré buď nechceli digitálne podpisovať zmluvy, alebo to ich interné pravidlá neumožňovali. V tomto prípade si zákazníci mohli stiahnuť zmluvy vo formáte PDF, vlastnoručne ich podpísať a potom ich opäť spracovať prostredníctvom aplikácie Sproof na kontrasignáciu.

Rakúsko má ešte stále čo doháňať a dúfam, že spoločnosti ako Sproof s domácim riešením vytvoria potrebnú dôveru a umožnia našim spoločnostiam bezpečným, dôveryhodným a plne digitalizovaným riešením dosiahnuť mnohé zefektívnenie procesov, úsporu času a nákladov.

Aké štandardy z hľadiska bezpečnosti údajov a zhody musí softvérové riešenie spĺňať vo vašej spoločnosti?

Woerle: “Samozrejme, bolo dôležité, aby podpisové riešenie spĺňalo všetky požiadavky na ochranu údajov. Keďže ide o cloudové riešenie, nemuseli sme sa starať ani o hosting dokumentov.”

Čo sa vám na značke sproof sign obzvlášť páči?

Woerle: “Okrem technických vlastností bola pre nás rozhodujúca rýchla reakcia a realizácia našich požiadaviek a dobrá spolupráca s tímom sproof.
sproof bol pri spracovaní veľmi dynamický a profesionálny, čo sme na projekte veľmi ocenili. Nakoniec všetko prebehlo veľmi hladko a boli sme veľmi spokojní. “