Energie AG Oberösterreich je popredná energetická a servisná skupina, ktorá od roku 1892 zohráva kľúčovú úlohu pri formovaní regionálnych dodávok energie. So širokým portfóliom služieb v oblasti elektrickej energie, plynu, tepla, vody, ako aj likvidácie odpadu a informačných a komunikačných technológií je spoločnosť zárukou kvality a spoľahlivosti pre zákazníkov, dodávateľov, zamestnancov a verejnosť. Prostredníctvom rozsiahlej siete a vlastných elektrární zabezpečuje spoločnosť Energie AG udržateľné a spoľahlivé dodávky energie pre viac ako 450 000 zákazníkov. Ako partner viac ako 1 000 obcí je aktívna aj v oblasti vodného hospodárstva. To všetko vždy v rámci najvyšších ekologických štandardov.
Názov spoločnosti: Energie AG Oberösterreich
Stručný opis projektu:
Implementácia riešenia digitálneho podpisu na podporu efektívnych a flexibilných obchodných procesov a splnenie požiadaviek na ochranu údajov.
Prečo podpísať sproof sign:
“Máme už niekoľko rôznych vlastných riešení, čo nás naučilo, ktoré funkcie sú pre nás najdôležitejšie a ktoré nám nemôžu poskytnúť potrebnú flexibilitu. Pri hodnotení potenciálnych dodávateľov sme preto definovali konkrétne požiadavky (…) sproof sign nám ich dokázala poskytnúť.
Ako došlo k rozhodnutiu zaviesť digitálny podpis?
Burger: “Rozhodli sme sa implementovať riešenie digitálneho podpisu, aby sme vyriešili dve kľúčové výzvy. Po prvé, všimli sme si, že v našich procesoch s koncovými zákazníkmi sme často narážali na prerušenie médií. Veľa informácií sa predkladalo v papierovej podobe, čo viedlo k časovo náročným manuálnym procesom zachytávania, archivácie a ďalšieho spracovania. Toto mediálne prerušenie výrazne spomaľovalo naše procesy. Digitalizáciou týchto procesov a zavedením digitálneho podpisu sa nám podarilo odstrániť toto úzke miesto a zvýšiť efektivitu.
Okrem toho nás pandémia COVID-19 prinútila prispôsobiť naše interné procesy. Tradičný spôsob fyzického podpisovania dokumentov už nebol praktický kvôli obmedzeniam cestovania a režimu práce z domu. V záujme zachovania obchodných činností sa ukázala potreba zaviesť digitálne riešenie. V tejto súvislosti sme hľadali riešenie, ktoré by nám poskytlo potrebnú flexibilitu.”
V ktorých prípadoch použitia sa používa digitálny podpis?
Burger: “Digitálny podpis používame na rôzne aplikácie. Na jednej strane ho používame v kontakte so zákazníkmi, napríklad keď chce zákazník uzavrieť zmluvu alebo potrebuje potvrdiť poskytnutú službu. Ďalším prípadom použitia je interné použitie, najmä v situáciách, ako je rýchle zavedenie nových predpisov, napríklad nariadenia o home office. V takomto prípade sme potrebovali rýchlo spracovať dokumenty pre 1500 zamestnancov, čo by pri tradičných papierových procesoch nebolo možné. Na zvládnutie tohto procesu sme použili interné riešenia, ktoré sú integrované prostredníctvom špeciálne vyvinutej aplikácie. Zaviedol sa proces uvoľňovania, v ktorom dokumenty najprv schválili priami nadriadení a až potom sa odoslali zamestnancom s preddefinovanými miestami na podpis.”
Prečo ste sa rozhodli pre európske riešenie podpisu a akú úlohu zohráva nariadenie GDPR?
Burger: “Pôsobíme ako dodávateľ energie s kritickou infraštruktúrou vo vysoko regulovanej oblasti. Ochrana osobných údajov je pre nás mimoriadne dôležitá, pretože neustále pracujeme s osobnými údajmi. Preto bolo kľúčové nájsť poskytovateľa v bezprostrednej blízkosti, najlepšie v Rakúsku alebo aspoň v Európe. Americký poskytovateľ by bol spojený s príliš mnohými neistotami a výzvami, keďže nemôžeme riskovať. Naša politika sa preto jednoznačne zameriava na európskych poskytovateľov, aby sme zabezpečili splnenie požiadaviek nariadenia GDPR a minimalizovali riziká v oblasti ochrany údajov.”
Aké štandardy z hľadiska bezpečnosti údajov a zhody musí softvérové riešenie spĺňať vo vašej spoločnosti?
Burger: “Okrem GDPR sú pre nás veľmi dôležité aj ďalšie normy, napríklad ISO 271001. Tá je pre nás obzvlášť dôležitá, pretože sme sami certifikovaní a očakávame, že naši dodávatelia budú schopní splniť rovnaký bezpečnostný štandard ako my. Vykonávame tiež pravidelné bezpečnostné audity, aby sme zabezpečili, že naša infraštruktúra je vždy chránená. Tieto kontroly sa vykonávajú každoročne, aby sme včas identifikovali a odstránili potenciálne zraniteľnosti skôr, ako dôjde k bezpečnostným incidentom, ktoré môžu byť nákladné.”
“Veľa informácií sa predkladalo v papierovej forme, čo viedlo k časovo náročným manuálnym procesom […] Vedenie. Toto mediálne narušenie výrazne spomalilo naše procesy. Digitalizáciou týchto procesov a zavedením digitálneho podpisu sa nám podarilo odstrániť toto úzke miesto a zvýšiť efektívnosť.”
Dr. Franz Burger
Konzultant Správa obsahu a spolupráca
Ako vyzerá proces hodnotenia riešení digitálneho podpisu v spoločnosti vašej veľkosti?
Burger: “Máme už niekoľko rôznych vlastných riešení, čo nás naučilo, ktoré funkcie sú pre nás najdôležitejšie a ktoré nám nemôžu poskytnúť potrebnú flexibilitu. Pri hodnotení potenciálnych dodávateľov sme preto definovali konkrétne požiadavky, medzi ktoré patrila možnosť premiestňovať zástupný symbol podpisu podľa potreby a upravovať jeho škálovanie, ako aj možnosť používateľov flexibilne konfigurovať svoju podpisovú rolu. Toto sme nenašli všade. Dôraz sme kládli aj na schopnosť integrácie s existujúcimi procesmi, najmä prostredníctvom rozhrania REST API, aby sme zabezpečili bezproblémovú integráciu do našich pracovných postupov. “
Čo sa vám na značke sproof sign obzvlášť páči?
Burger: “Po prieskume medzi našimi kľúčovými používateľmi, ktorí produkt často používajú, bola obzvlášť pozitívne vyzdvihnutá najmä použiteľnosť. Používateľské rozhranie je intuitívne navrhnuté, čo používateľom zjednodušuje proces podpisovania. Bez problémov funguje aj na cestách, čo naši zamestnanci veľmi oceňujú. Okrem toho na používanie produktu nepotrebovali takmer žiadne školenie. To výrazne minimalizovalo úsilie na školenie a bolo pre nás veľkou výhodou. Ďalším pozitívnym aspektom je možnosť voľne konfigurovať podpisové pečiatky. To nám umožňuje pokryť rôzne požiadavky a podporiť jednotlivé procesy. Iné podpisové riešenia túto výzvu jednoducho nedokázali splniť.”
Existujú nejaké nápady na budúce prípady použitia sproof sign?
Burger: “ V súčasnosti sme vo fáze testovania integrácie so systémom SAP pre proces tvorby ponúk. V tomto procese sa vytvárajú, schvaľujú a podpisujú cenové ponuky pred ich odoslaním zákazníkovi. Táto integrácia už bola nastavená a bude sa postupne zavádzať od leta. Niečo, čo by pravdepodobne tiež malo potenciál, je naše interné oddelenie ľudských zdrojov. Máme približne 4 500 zamestnancov, o ktorých sa treba starať. Samozrejme, všetko, čo funguje digitálne a odchádza od papiera, je obrovská páka.”
