Vo vysoko regulovanom prostredí, akým sú platby, sú právne vyhovujúce a efektívne procesy kľúčové. Rakúsky poskytovateľ platobných služieb hobex AG ukazuje, ako možno úspešne spojiť digitalizáciu a dodržiavanie predpisov – s riešením digitálneho podpisu sproof sign. Vďaka bezproblémovej integrácii pokročilého elektronického podpisu do existujúceho systému správy zmlúv sa spoločnosti hobex podarilo nielen zvýšiť kvalitu procesov, ale aj ušetriť cenné zdroje. V rozhovore s Dr. Martinou Gsölsovou, odborníčkou na ochranu údajov v spoločnosti hobex, je zrejmé, aké dôležité sú pri výbere integrovaného riešenia pre digitálne podpisy v spoločnosti európske normy ochrany údajov, technická flexibilita a používateľská prívetivosť.

Názov organizácie:
hobex AG

Profil spoločnosti:
hobex AG je rakúsky poskytovateľ komplexných služieb v oblasti bezhotovostných platobných systémov so sídlom v Salzburgu a ďalšími pobočkami v Nemecku, Slovinsku a Taliansku. Spoločnosť ponúka riešenia šité na mieru na prijímanie kreditných a debetných kariet, ako aj na platby v elektronickom obchode. hobex bol založený v roku 1991 a odvtedy pôsobí na trhu so zameraním na inovácie a služby zákazníkom.

Prečo sprooof sign:
“Musíme byť schopní kedykoľvek preukázať, že naše procesy fungujú právne bezchybne a sú v súlade s aktuálnymi požiadavkami. Digitálne, sledovateľné a auditovateľné procesy sú preto nevyhnutné, najmä v oblasti uzatvárania zmlúv. Riešenie ako sproof sign nám pomáha tieto vysoké štandardy splniť.

Čo znamená spoločnosť hobex?

Spoločnosť hobex je popredným poskytovateľom platobných služieb v regióne DACH s ďalším zastúpením v Slovinsku a Taliansku. Našou hlavnou činnosťou je podpora spoločností z rôznych odvetví – najmä maloobchodu, gastronómie a cestovného ruchu – pri bezpečnom a efektívnom spracovaní bezhotovostných platieb.

Umožňujeme platby kartou na mieste predaja aj v elektronickom obchode a obsluhujeme približne 44 000 zákazníkov. Veľký dôraz kladieme na vynikajúci zákaznícky servis, vysokú mieru flexibility a individuálnu podporu. Na splnenie týchto požiadaviek sú ústredným prvkom našej digitálnej infraštruktúry moderné a výkonné nástroje, ako napríklad sproof sign na digitálne podpisy.

Akú úlohu zohrávajú ochrana údajov, dodržiavanie predpisov a regulácia vo vašej každodennej činnosti a v procese digitálneho podpisu?

Ako poskytovateľ platobných služieb podlieha spoločnosť hobex dohľadu rakúskeho Úradu pre finančný trh (FMA). To znamená, že podliehame podobným regulačným požiadavkám ako tradičné banky – týka sa to najmä dodržiavania požiadaviek na ochranu údajov, IT bezpečnosti a komplexných procesov dodržiavania predpisov.

Musíme byť schopní kedykoľvek preukázať, že naše procesy fungujú právne bezchybne a sú v súlade s platnými požiadavkami. Digitálne, sledovateľné a auditovateľné procesy sú preto nevyhnutné, najmä v oblasti uzatvárania zmlúv. Riešenie ako sproof sign nám pomáha tieto vysoké štandardy splniť.

V ktorých konkrétnych prípadoch použitia v súčasnosti používate digitálny podpis?

Plne sme integrovali sproof sign do našej digitálnej správy zmlúv. Hneď ako je zmluva dokončená, zodpovedný vlastník zmluvy môže priamo začať proces podpisovania. Účastníci sú automaticky prizvaní, aktuálny stav je vždy viditeľný – a po podpise dokument automaticky prúdi späť do systému. To všetko funguje prostredníctvom rozhrania API, ktoré bolo bezproblémovo začlenené do nášho existujúceho IT prostredia. Vďaka tomu je proces konzistentný, efektívny a transparentný.

Ako prebiehalo zavedenie systému proof sign do vášho existujúceho prostredia IT?

Technická integrácia prebehla hladko a v krátkom čase. Osobitne by som chcel zdôrazniť hmatateľnú pridanú hodnotu: Proces podpisovania sa vďaka sproof sign stal oveľa jednoduchším, rýchlejším a bezpečnejším. Pre nás bolo kľúčové, aby sme o digitalizácii neuvažovali izolovane, ale aby sme ju integrovali do existujúcich pracovných postupov – a práve to umožňuje spoločnosť sproof so svojím riešením založeným na API.

Pokročilý elektronický podpis pre nás predstavuje ideálnu kombináciu bezpečnosti, používateľskej prívetivosti a právnej účinnosti. Ľahko sa nastavuje, nekomplikuje sa a veľmi dobre ho prijímajú aj externí partneri.

Dr. Martina Gsöls

Ako bol elektronický podpis zavedený a prijatý interne v spoločnosti? Boli prijaté nejaké opatrenia na školenie?

sproof sign bol zavedený priamo ako súčasť zavedenia nášho nového systému správy zmlúv. V dôsledku toho bol súčasťou rozsiahlejšieho procesu zmien, v rámci ktorého sa uskutočnilo cielené školenie. Prijatie bolo od začiatku vysoké, najmä medzi kolegami, ktorí pravidelne pracujú so zmluvami. Oceňujú jednoduchosť používania, transparentnosť procesu a citeľnú úsporu času. Riešenie digitálneho podpisu sa aktívne používa a hodnotí sa veľmi pozitívne.

Prečo ste si zámerne vybrali európskeho poskytovateľa softvéru na elektronický podpis?

Väčšina našich zákazníkov a partnerských spoločností sa nachádza v Európe – so zameraním na Rakúsko, Nemecko a Taliansko. Preto prikladáme veľký význam tomu, aby sme sa v oblasti ochrany údajov a IT infraštruktúry spoliehali na európskych poskytovateľov.

Uprednostňujeme cloudové riešenia s hostingom v EÚ a jasným súladom s GDPR. sproof tieto požiadavky spĺňa na 100 % a samotná spoločnosť sídli v Rakúsku – to dokonale zapadá do našej vlastnej predstavy ako regionálne ukotvenej, ale medzinárodne aktívnej spoločnosti.

Ak existuje európske riešenie, ktoré je technicky presvedčivé a zároveň zdieľa naše hodnoty v oblasti ochrany údajov, je to pre nás prvá voľba.

Prečo v spoločnosti hobex používate zaručený elektronický podpis?

Pokročilý elektronický podpis pre nás predstavuje ideálnu kombináciu bezpečnosti, používateľskej prívetivosti a právnej účinnosti. Ľahko sa nastavuje, nekomplikuje sa a veľmi dobre ho prijímajú aj externí partneri.

V prípade zmlúv v prostredí B2B spĺňa všetky požiadavky – z hľadiska právnej platnosti aj zhody. To je rozhodujúci faktor, najmä pre regulovaného poskytovateľa platobných služieb, akým sme my.

Prečo ste sa rozhodli pre integráciu API elektronického podpisu sproof sign?

Pre nás je v popredí komplexná digitalizácia našich obchodných procesov. To znamená: žiadne prerušenie médií, žiadne zmeny systému, žiadne manuálne kopírovanie dokumentov tam a späť.

Vďaka integrácii API funguje celý proces podpisovania priamo v rámci našej správy zmlúv. Spustím podpisovanie, otvorí sa okno sproof, podpíšem – a hneď po dokončení procesu sa dokument automaticky prehrá. Týmto spôsobom zabezpečujeme, aby naše procesy boli nielen digitálne, ale aj efektívne a používateľsky prívetivé.

Ako prebiehala spolupráca na technickej integrácii podpisového softvéru?

Implementácia prebiehala v úzkej koordinácii medzi našim poskytovateľom správy zmlúv a tímom sproof. Spolupráca bola po celý čas profesionálna a orientovaná na riešenie. Aj v prípade individuálnych požiadaviek alebo požiadaviek na podporu bola spoločnosť sproof vždy rýchlo k dispozícii a veľmi nápomocná.

Z nášho pohľadu išlo o všestranne úspešný projekt – po technickej aj organizačnej stránke.