Používanie formulárov a polí

Zoznam všetkých polí formulára

Spoločnosť sproof sign vám ponúka široký výber formulárových polí, takže pri príprave dokumentov sa nemusíte obmedzovať:

1. Podpis: Pozícia podpisu, kde sa dokument podpisuje celým menom
2. Iniciály: Pozícia podpisu, kde sa podpisujú iniciály mena
3. Meno: Meno, priezvisko alebo celé meno
4. E-mail: E-mailová adresa
5. Organizácia: napr. spoločnosť, zamestnávateľ atď.
6. Adresa: Adresa: čiastočná alebo úplná adresa (napr. ulica, číslo domu, dvere,...)
7. Poštové smerovacie číslo: Poštové smerovacie číslo
8. Krajina: Informácie o krajine
9. Dátum: Dátum:
10. IBAN: Medzinárodné číslo bankového účtu
11. Text (pevný): text len na čítanie, ktorý je na doklade pevne uvedený bez toho, aby bolo potrebné doklad podpísať
12. Text: Textové pole, ktoré možno vyplniť ľubovoľným textom
13. Pole na výber: Rozbaľovacie pole s jednou alebo viacerými možnosťami výberu, ktoré musí určiť odosielateľ
14. Checkbox (zaškrtávacie políčko): Výberové políčko, v ktorom je možnévyberať položky: Zaškrtávacie políčka sa často používajú na otázky s viacerými možnosťami výberu alebo na potvrdenie či prijatie podmienok
15. Radiobox: Radioboxy sa často používajú pre otázky s jednou možnosťou výberu, pri ktorých sa od ľudí vyžaduje výber odpovede zo skupiny odpovedí
16. Pole s dátumom: Dátum
17. Odosielanie súborov: Odosielateľ môže definovať až 3 súbory (obrázky a/alebo dokumenty) pre každého príjemcu, ktoré musí nahrať pred podpísaním dokumentu

Umiestnenie a konfigurácia polí formulára

Takto môžete umiestniť a konfigurovať formulárové polia v programe sproof sign:

1. V pravom bočnom paneli nájdete zoznam všetkých dostupných polí formulára. Bočný panel vyzerá inak v závislosti od toho, či umiestňujete polia pre seba alebo pre príjemcov.
2. Ak chcetepole umiestniť do dokumentu,potiahnite ho a pustite. Pole môžete vybrať kliknutím naň. Ak chcete pole presunúť, podržte stlačené tlačidlo myši a potiahnite ho na iné miesto.
3. Po výbere poľa sa priamo nad poľom zobrazí prekrytie, ktoré obsahuje nasledujúce funkcie: Zmeniť priradenie, Otvoriť nastavenia poľa, Duplikovať pole, Zmenšiť/zväčšiť písmo a Odstrániť pole.
4. Kliknutím na ikonu ceruzky otvoríte nastavenia poľa v pravom bočnom paneli: Tu môžete napríklad zmeniť priradenie, označiť pole ako povinné pole a vykonať ďalšie nastavenia, ktoré zodpovedajú danému poľu.

Ukážka

Náhľad predstavuje takpovediac náhľad tlače. Zobrazuje, ako bude dokument vyzerať, keď si ho v tomto okamihu stiahnete. Táto funkcia je dôležitá, pretože všetky polia formulára a podpisové polia okrem poľa "Text (pevný)" sa zafixujú až po podpísaní dokumentu. To znamená, že sa NEZOBRAZUJÚ v náhľade pred podpísaním. Pomocou náhľadu môžete skontrolovať, ktoré polia sú už v dokumente zafixované a ktoré nie.

1. V tomto príklade môžete vidieť text len na čítanie ("Text (fixný)" pole), pole s názvom a pozíciu podpisu.
2. Náhľad otvoríte kliknutím na tlačidlo náhľadu v hornej lište ponuky.

1. Text určený len na čítanie je v dokumente viditeľný, pretože je pri prevzatí dokumentu pevne nastavený bez ohľadu na podpis.
2. Pole s názvom a pozícia podpisu sa v náhľade nezobrazujú, pretože sú na dokumente fixované až po jeho podpísaní.
3. Dokument si môžete stiahnuť tak, ako je.
4. Náhľad zatvorte pomocou tlačidla zatvoriť v dolnej časti alebo pomocou ikony X v pravom hornom rohu

Panel upozornení a rýchly prístup

Máte dve možnosti prechádzania a vypĺňania polí formulára v dokumente: Buď priamo v dokumente, alebo prostredníctvom tzv. oznamovacieho panela.

1. V oznamovacom paneli* sa zobrazuje, pre koho práve umiestňujete polia formulára, t. j. buď 1) pre seba, 2) pre príjemcu alebo 3) nepriradené (všeobecné) polia.
2. Informácie v zátvorkách ukazujú, koľko polí ste už pre túto osobu umiestnili a koľko z nich už bolo vyplnených. Ikona zaškrtnutia je sivá, kým nie sú vyplnené aspoň všetky povinné polia a dokument sa môže podpísať.
3. Pomocou šípok sa môžete rýchlo a jednoducho pohybovať po poliach pre príslušnú osobu.
4. Zelené tlačidlo s ikonou ceruzky otvára rýchly prístup.
5. V rýchlom prístupe sú uvedené všetky polia formulára pre príslušnú osobu a možno ich vyplniť jedným ťahom. Niektoré polia, ako napríklad polia s podpismi, sa však musia zaškrtnúť priamo v dokumente. Pomocou ikony vpravo od poľa môžete prejsť priamo na príslušné pole v dokumente.
6. Polia môžete filtrovať, aby ste získali lepší prehľad o poliach, ktoré už boli vyplnené, a o tých, ktoré sú ešte otvorené.

Formulárové polia v praxi

Existuje päť prípadov použitia, ako môžete používať formulárové polia:

• Nahráte dokument a umiestnite všeobecné formulárové polia, ktoré môže vyplniť ktokoľvek.
• Nahráte dokument a umiestnite formulárové polia pre seba, ktoré môžu byť predvyplnené.
• Nahráte dokument, pridáte príjemcov a umiestnite pre nich priradené formulárové polia.
• Nahrávate dokument s existujúcimi formulárovými poľami.
• Prijmete dokument a vyplníte v ňom umiestnené formulárové polia.

Týchto päť prípadov použitia možno aj kombinovať a sú podrobnejšie opísané nižšie.

Prípad použitia 1: Nahrávanie dokumentu a umiestnenie všeobecných polí formulára

Ako je opísané v časti "Typy polí formulára", všeobecné polia nie sú nikomu priradené, a preto ich môže vyplniť ktokoľvek. Avšak len dovtedy, kým dokument nepodpíše prvá osoba, potom sú na dokumente pevne stanovené. Ak chcete umiestniť všeobecné polia, nahrajte dokument a v pravom bočnom paneli vyberte položku "Upraviť dokument ".

1. Všeobecné polia z pravého bočného panelapotiahnite na dokument.
2. V prípade potreby vykonajte nastavenia pre dané pole. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu ceruzky.
3. Počet všeobecných polí sa zobrazí v paneli upozornení. Pomocou šípok sa môžete pohybovať po poliach alebo ich priamo vyplniť v režime rýchleho vyplnenia.

Vždy majte na pamäti, že všeobecné polia sa zapisujú hneď, ako niekto podpíše dokument. Ak teda chcete, aby polia vyplnil ktorýkoľvek príjemca, podpíšte dokument pred umiestnením polí alebo až po tom, čo jeden z vašich kontaktov vyplní polia a podpíše dokument.

Prípad použitia 2: Nahratie dokumentu a umiestnenie polí formulára, ktoré vám boli pridelené

Ak umiestňujete formulárové polia pre seba, nahrajte dokument a v pravom bočnom paneli vyberte možnosť "Podpísať sa".

1. Formulárové polia nájdete na tretej karte. Je dôležité, aby ste predtým vybrali typ podpisu a štýl podpisu, inak nebudete môcť na dokument umiestniť žiadne polia.
2. Teraz potiahnite ľubovoľný počet polí formulára na dokument. Ako už bolo popísané v časti "Typy formulárových polí", preddefinované polia sú už vyplnené vašimi údajmi, čo vám ušetrí čas pri vypĺňaní polí. Ich obsah môžete kedykoľvek upraviť.
3. Počet pre vás nastavených polí sa zobrazuje v paneli s upozorneniami. Pomocou šípok sa môžete pohybovať po poliach alebo ich priamo vyplniť v režime rýchleho vyplnenia.
4. Potom dokument podpíšte, aby sa na dokumente zaznamenal váš podpis a ďalšie polia formulára.

Ak chcete, môžete potom k podpisu pozvať kontakty. Viac informácií o tom nájdete v nasledujúcej časti "Prípad použitia 3: Nahratie dokumentu a umiestnenie polí formulára pre kontakty".

Prípad použitia 3: Nahrávanie dokumentu a umiestnenie polí formulára pre kontakty

Ak chcete umiestniť formulárové polia, ktoré sú výslovne priradené konkrétnemu príjemcovi, nahrajte dokument a v pravom bočnom paneli vyberte položku "Príjemcovia". Pridajte jeden alebo viac kontaktov a v prípade potreby definujte poradie podpisovania, roly atď. Kliknutím na "Next" (Ďalej) prejdite na ďalší krok. Teraz môžete umiestniť formulárové polia pre príjemcov. Upozorňujeme, že pre všetky podpisujúce osoby musí byť nastavená aspoň jedna podpisová pozícia.

1. V tomto výberovom poli môžete vidieť, ktorý príjemca je aktuálne vybraný. Kliknutím na pole vyberte ďalšiu osobu zo zoznamu. Ak chcete umiestniť všeobecné polia, môžete vybrať aj možnosť "Anybody" (Ktokoľvek).
2. Teraz potiahnite ľubovoľný počet polí formulára pre vybranú osobu na dokument.
3. Počet polí pre vybranú osobu sa zobrazí v lište s upozorneniami. Pomocou šípok sa môžete pohybovať po poliach alebo ich priamo vyplniť pre príslušnú osobu v režime rýchleho vyplnenia.
4. Potom prejdite na ďalšiu osobu - buď prostredníctvom výberového poľa v hornej časti bočnej lišty, alebo pomocou tlačidla v dolnej časti.

Tento postup opakujte, kým neumiestnite potrebné polia formulára pre všetky kontakty. Potom môžete nastaviť pozvánku.

Prípad použitia 4: Nahrávanie dokumentu s existujúcimi poliami formulára

Ak nahráte dokument s existujúcimi formulárovými poľami, rozpozná ich podpis sproof a vy sa môžete rozhodnúť, ako pokračovať:

1. Prevziať polia: Formulárové polia sa prevezmú a umiestnia sa do dokumentu ako všeobecné polia. Neskôr ich môžete niekomu priradiť alebo ich priamo vyplniť.
2. Uloženie údajov formulára: Ak už boli polia formulára vyplnené v inom nástroji (napr. Adobe Acrobat Reader), môžete zadané údaje uložiť priamo do dokumentu. Potom ich už nie je možné upravovať.
3. Odstrániť polia formulára: Všetky rozpoznané polia a ich obsah sa z dokumentu odstránia.

Ak ste vybrali možnosť 1, rozpoznané polia formulára sa umiestnia do dokumentu ako všeobecné polia. Môžete ich vyplniť sami alebo ich niekomu prideliť. Ak to chcete urobiť, prejdite do ** časti "Príjemcovia** " a pozvite kontakty. Ak kliknete na "Ďalej", v ďalšom kroku sa zobrazí otázka, či chcete polia niekomu priradiť. Vyberte jedného z príjemcov.

Tip: V tomto kroku môžete priradiť všetky polia iba naraz. Ak chcete priradiť jednotlivé polia niekomu inému, priraďte najprv všetky polia jednej osobe a potom zmeňte priradenie príslušných polí priamo v dokumente.

Prípad použitia 5: Prijatie dokumentu a vyplnenie existujúcich polí

Ak ste od niekoho dostali dokument na podpísanie, otvorte ho ako zvyčajne prostredníctvom odkazu v e-maile alebo prostredníctvom ovládacieho panela sproof a prejdite na položku "Podpísať sa".

1. Na tretej karte bočného panela sa zobrazí zoznam všetkých polí formulára, ktoré sú pre vás relevantné.
2. V tomto príklade sú nastavené všeobecné polia (sivá), polia priradené vám (modrá) a polia pre ostatných príjemcov (iné farby, polopriehľadné ). Povinné polia priradené vám a všeobecné povinné polia musia byť vyplnené predtým, ako môžete dokument podpísať.
3. V paneli oznámení môžete tiež vidieť, koľko polí je pre vás nastavených. Pomocou šípok sa môžete pohybovať po poliach a vyplniť ich v dokumente alebo prejsť do režimu rýchleho vyplnenia a vyplniť polia.
4. Po vyplnení všetkých požadovaných polí formulára môžete dokument podpísať.

Ak odosielateľ pre vás nastavil pole Nahrávanie súborov, môžete požadované súbory nahrať priamo pri vypĺňaní polí formulára:

1. Ktoré súbory máte nahrať, vidíte priamo vedľa poľa na odosielanie na dokumente, ako aj na bočnom paneli.
2. Teraz začnite nahrávať súbory jednotlivo. Ak to chcete urobiť, kliknite na príslušné pole a v prehliadači súborov vyberte správny súbor. Upozorňujeme, že odosielateľ určil, ktoré formáty sú povolené (dokumenty a/alebo obrázky). Každý súbor môže mať veľkosť maximálne 5 MB.
3. Vybraný súbor môžete odstrániť kliknutím na symbol odpadkového koša a potom ho znova nahrať.
4. Súbory je možné odosielať aj pomocou režimu rýchleho vyplnenia.

Dôležité: Dokument podpíšte až po vyplnení všetkých polí a nahratí súborov.